Joan Pallerola Comamala - Excel y SQL de la mano

Todas las macros expuestas en este libro las encontrará en los distintos libros de Excel descargables. Muchas de ellas con más anotaciones y opciones de las que se encuentran aquí. Estas amplían sin duda los puntos expuestos. También hay un libro de Excel con una macro que permite buscar una determinada macro, indicando en qué libro y módulo está.

Animamos al lector a que se adentre en el campo de las bases de datos sin ningún miedo, porque podrá analizarlas y encontrar siempre una nueva idea, explicación o causa con una herramienta muy sencilla pero también muy potente, la hoja de cálculo Excel. Si con este libro se logra este objetivo, habrá valido el esfuerzo de recopilación que ha hecho posible estas páginas.

Una base de datos es un conjunto de información perteneciente a un mismo contexto, ordenada de modo sistemático para su posterior análisis. Obviamente, de este análisis se debe obtener una información relevante y útil.

Actualmente existen muchas formas de bases de datos: basta ver a nuestro alrededor, tanto en el mundo de la empresa, como la contabilidad, los ficheros de personal y nóminas, los movimientos de almacén, las ventas y los distintos clientes con los productos demandados..., hasta los de la vida ordinaria, como los datos almacenados en la web, en la nube, los que manejamos con el teléfono, hoteles a los que accedemos a través de un clic, etc. Se podrían llenar hojas y hojas con listas interminables.

Las bases de datos son el producto de la necesidad humana de almacenar la información para preservarla del tiempo y el deterioro y poder acudir a ella posteriormente. Y, con la ayuda de los ordenadores, apareció un medio indispensable en la actualidad para guardar enormes cantidades de datos en espacios físicos limitados.

El manejo de las bases de datos se lleva a cabo mediante sistemas de gestión, llamados DBMS (Database Management Systems) o sistemas de gestión de bases de datos, digitales y automatizados, que permiten el almacenamiento ordenado y la rápida recuperación de la información.

En la conformación de una base de datos se pueden seguir diferentes modelos y paradigmas, cada uno dotado de características, ventajas y dificultades, haciendo énfasis en su estructura organizativa, su jerarquía, su capacidad de transmisión o de interrelación, etc.

Existen diferentes clasificaciones de las bases de datos, atendiendo a distintas características y necesidades:

Según su variabilidad:Conforme a los procesos de recuperación y preservación de los datos, podemos hablar de:

• Bases de datos estáticas.Son las típicas de las áreas de análisis histórico, siendo bases de datos de solo lectura, de las que se puede extraer información, pero no modificarla. En el mundo de la empresa podría ser el diario de contabilidad de un ejercicio cerrado al que se acudirá para realizar consultas.

• Bases de datos dinámicas.Además de las operaciones básicas de consulta que se han visto en el punto anterior, estas bases de datos manejan procesos de actualización, reorganización, añadidura y borrado de información. Continuando en el mundo de la empresa, sería el diario del ejercicio actual al que se van añadiendo los asientos que se van produciendo por la actividad de la misma. Los movimientos de almacén o los clics de los visitantes de nuestra web.

Según su contenido:De acuerdo con la naturaleza de la información contenida, pueden ser:

• Bibliográficas.Contienen material diverso de lectura, como libros, revistas y similares, ordenado a partir de información clave como son los datos del autor, del editor, del año de aparición, del área temática o del título del libro, entre otras características.

• De texto completo.Textos históricos o documentales, cuya preservación debe ser primordial, considerándose fuentes primarias.

• Directorios.Listados enormes de datos personalizados o de direcciones de correo electrónico, números telefónicos, etc.

• Especializadas.Bases de datos de información muy especializada o técnica, pensadas a partir de las necesidades puntuales de un público determinado que consume dicha información. En el mundo de la empresa se encontrarían las bases de datos contables, diario, plan de cuentas, diario de ventas y compras, personal y nóminas, movimientos de almacén y sus correspondientes artículos, historiales de personal, médicos, pacientes, etc.

Por tanto, se define una base de datos como una serie de datos organizados y relacionados entre sí, los cuales se recolectan y explotan por los sistemas de información de una empresa, negocio en particular, entidad, etc.

Entre las características más importantes de las bases de datos, podemos enumerar las siguientes:

• Independencia lógica y física de los datos

• Redundancia mínima

• Acceso concurrente por parte de múltiples usuarios

• Integridad de los datos

• Consultas complejas optimizadas

• Seguridad de acceso y auditoría

• Respaldo y recuperación

• Acceso a través de lenguajes de programación estándar

Y, de acuerdo con todo ello, las ventajas y desventajas de las bases de datos podrían ser las que se enumeran en los puntos siguientes.

Control sobre la redundancia de datos.Los sistemas de ficheros pueden almacenar varias copias de los mismos datos en ficheros distintos. Si se produce esto, se desperdicia espacio de almacenamiento, además de provocar la falta de consistencia de datos. En los sistemas de bases de datos todos estos ficheros están integrados, por lo que no se almacenan varias copias de los mismos datos.

Consistencia de datos.Eliminando o controlando las redundancias de datos se reduce en gran medida el riesgo de que haya inconsistencias. Si un dato está almacenado una sola vez, cualquier actualización se debe realizar también solo una vez. Así estará disponible para todos los usuarios inmediatamente. Si un dato está duplicado y el sistema conoce esta redundancia, el propio sistema debe encargarse de garantizar que todas las copias se mantienen consistentes. Por desgracia, no siempre es así.

Compartir datos.En los sistemas de ficheros, estos pertenecen a las personas o a los departamentos que los utilizan. Pero, en los sistemas de bases de datos, estas pertenecen a la empresa y pueden ser compartidas por todos los usuarios que estén autorizados.

Mantenimiento de estándares.Gracias a la integración es más fácil respetar los estándares necesarios, tanto los establecidos a nivel de la empresa como los nacionales e internacionales. Estos estándares pueden establecerse sobre el formato de los datos para facilitar su intercambio; pueden ser estándares de documentación, procedimientos de actualización y también reglas de acceso.

Mejora en la integridad de datos.La integridad de la base de datos se refiere a la validez y la consistencia de los datos almacenados. Normalmente, la integridad se expresa mediante restricciones o reglas que no se pueden violar. Estas restricciones se pueden aplicar tanto a los datos como a sus relaciones, y es el SGBD, sistema de gestión de bases de datos, quien se debe encargar de mantenerlas.

Mejora en la seguridad.La seguridad de la base de datos es la protección de esta frente a usuarios no autorizados. Sin unas buenas medidas de seguridad, la integración de datos en los sistemas de bases de datos hace que estos sean más vulnerables que en los sistemas de ficheros.