Dennis Bock - Internal Investigations

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Zwar lässt sich argumentieren, dass die Anordnung und Durchführung unternehmensinterner Untersuchungen beim Verdacht von Compliance-Verstößen eine gewöhnliche Geschäftsführungsmaßnahme darstellt, da die Geschäftsführung hierdurch lediglich die Einhaltung der geltenden Gesetze überprüfen will und so ihren Sorgfaltspflichten nachkommt. Jedenfalls für solche Fälle, in denen sich aufgrund eines vermuteten oder tatsächlich festgestellten Verstoßes ein erhebliches Risikopotenzial für die Gesellschaft herauskristallisiert, kann die Grenze zum außergewöhnlichen Geschäft jedoch schnell überschritten sein. Zu beachten ist auch, dass sich das tatsächliche Ausmaß etwaiger Verstöße zu Beginn einer Untersuchung häufig noch gar nicht absehen lässt. Von daher spricht viel dafür, dass die Geschäftsführung der GmbH & Co. KG beim Verdacht auf schwerwiegende Verstöße die Zustimmung der Gesellschafter einholen muss.

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Die Kompetenzen der Geschäftsführung werden in der Praxis regelmäßig durch Regelungen des Gesellschaftsvertrages definiert, vgl. §§ 161 Abs. 2, 109 HGB. Üblicherweise enthält der Gesellschaftsvertrag der GmbH & Co. KG detaillierte Regelungen zur Geschäftsführungsbefugnis, so dass sich der konkrete Umfang der Geschäftsführungsbefugnis erst aus dem Gesellschaftsvertrag ergibt.[230] Zu beachten ist, dass der Gesellschaftsvertrag der GmbH & Co. KG auch die Geschäftsführer der Komplementär-GmbH bindet. Die Geschäftsführer der Komplementär-GmbH haben nicht nur die in der Satzung der Komplementär-GmbH enthaltenen Regelungen zu beachten, sondern auch diejenigen, die der Komplementär-GmbH als Geschäftsführerin der GmbH & Co. KG auferlegt sind.[231] Zumeist enthält der Gesellschaftsvertrag umfassende Kataloge mit Handlungen, zu denen die Geschäftsführung die Zustimmung der Gesellschafterversammlung oder – soweit vorhanden – des Beirats oder Aufsichtsrats benötigt.

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Im Hinblick auf die Kompetenz zur Anordnung und Durchführung unternehmensinterner Untersuchungen sind daher zunächst stets die Regelungen des jeweiligen Gesellschaftsvertrages zu prüfen.

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Ebenso wie bei der AG und der GmbH kann das Recht und die Pflicht zur Durchführung von unternehmensinternen Untersuchungen auch aus der in § 130 OWiG statuierten Aufsichtspflicht der Geschäftsführung abgeleitet werden. Die Ausführungen zur AG und GmbH gelten für die GmbH & Co. KG entsprechend.

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Die GmbH & Co. KG kann einen fakultativen Beirat oder Aufsichtsrat[232] einrichten. Je nach der konkret zugewiesenen Aufgabe wird der Beirat entweder bei der Kommanditgesellschaft, bei der Komplementär-GmbH oder sogar bei beiden Gesellschaften verankert. Eine Verankerung bei der Komplementär-GmbH ist immer dann notwendig, wenn der Beirat umfassende Weisungs- und Kontrollbefugnisse gegenüber den Geschäftsführern der Komplementär-GmbH erhalten soll.[233] Möglich ist sowohl die gesellschaftsvertragliche, als auch die schuldrechtliche Verankerung des Beirats. Der gesellschaftsrechtliche Beirat wird durch eine entsprechende Regelung im Gesellschaftsvertrag begründet.[234] Der schuldrechtliche Beirat wird hingegen durch einen schuldrechtlichen Vertrag zwischen Gesellschaft und den Beiratsmitgliedern errichtet. Der schuldrechtliche Beirat ist allerdings kein Organ der Gesellschaft und es fallen ihm keine unmittelbaren Mitwirkungsbefugnisse zu.[235] Der schuldrechtliche Beirat kann daher für die hier untersuchte Frage der Kompetenz bei unternehmensinternen Untersuchungen außer Betracht bleiben.

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Unter den Voraussetzungen des §§ 1 Abs. 1, 6 Abs. 1 MitbestG muss die Komplementär-GmbH einen obligatorischen Aufsichtsrat einrichten. In diesem Fall sind im Vergleich zum fakultativen Beirat zwingende Regelungen zu beachten.

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Der fakultative Beirat bei der GmbH & Co. KG ist gesetzlich nicht geregelt. Die konkreten Aufgaben des Beirats können im Gesellschaftsvertrag der GmbH & Co. KG individuell festgelegt werden, §§ 161 Abs. 2, 109 HGB. Häufig ist vorgesehen, dass dem Beirat – ähnlich dem Aufsichtsrat in der AG – Befugnisse zur Kontrolle der Geschäftsführung übertragen werden. Häufig werden auch die Rechte der Gesellschafterversammlung weitestgehend auf den Beirat übertragen und Zustimmungserfordernisse des Beirats zu bestimmten Geschäftsführungsmaßnahmen begründet.[236] Die konkreten Befugnisse des Beirats im Zusammenhang mit unternehmensinternen Untersuchungen richten sich somit stets nach den jeweiligen Regelungen des Gesellschaftsvertrages. Diese hängen auch davon ab, welche Aufgabe dem jeweiligen Beirat zugedacht ist.

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Fallen dem Beirat lediglich reine Beratungsaufgaben zu, wird er im Rahmen von unternehmensinternen Untersuchungen allenfalls zur Beratung eingebunden werden können. In diesen Fällen wird der Beirat mangels ausdrücklicher gesellschaftsvertraglicher Regelungen auch keine Informations- und Einsichtsrechte und daher auch keine Befugnisse bzgl. unternehmensinterner Untersuchungen haben.

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Sind dem Beirat aufsichtsratsähnliche Aufgaben übertragen und ist er zur Überwachung der Geschäftsführung verpflichtet, so wird die Geschäftsführung den Beirat über anstehende unternehmensinterne Untersuchungen und deren Fortschritt unterrichten müssen. In diesen Fällen stehen dem Beirat auch ohne entsprechende gesellschaftsvertragliche Regelungen grundsätzlich die Informations- und Kontrollrechtegem. § 52 GmbHG i.V.m. § 90 AktG zu.[237] Die Kontrollbefugnis des Beirats erstreckt sich inhaltlich auf sämtliche Maßnahmen, die materiell zur Geschäftsführung zählen.[238] Einem Beirat mit aufsichtsratsähnlichen Funktionen wird man daher jedenfalls ein Recht auf regelmäßige Berichterstattung zubilligen können.[239] Auf Anforderung ist die Geschäftsführung somit verpflichtet, den Beirat über die (anstehende) Durchführung von unternehmensinternen Untersuchungen zu informieren. Insoweit wird auf die obige Darstellung bei der AG zu § 90 AktG verwiesen.[240]

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Nicht selten sehen Gesellschaftsverträge auch vor, dass bestimmte Geschäftsführungsmaßnahmen der vorherigen Zustimmung des Beirats bedürfen. Regelmäßig ist dies für außergewöhnliche Geschäfte i.S.d. § 116 Abs. 2 HGB der Fall. Entsprechend dem oben Gesagten wird in diesen Fällen die Durchführung einer unternehmensinternen Untersuchung dem Zustimmungserfordernis durch den Beirat unterfallen.

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Sind dem Beirat sogar weitgehende Weisungsbefugnisseeingeräumt, so kann dieser die Geschäftsführer der Komplementär-GmbH auffordern, unternehmensinterne Untersuchungen einzuleiten. Ist der Beirat bei der Komplementär-GmbH und nicht bei der Kommanditgesellschaft verankert, ist jedoch zu beachten, dass die Weisungsbefugnisse des Beirats dann nicht weiter reichen können, als die Befugnisse, die der Gesellschaftsvertrag der Kommanditgesellschaft ihren Gesellschaftern und damit auch der Komplementär-GmbH einräumt.[241]

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Grundsätzlich treffen die Mitglieder des Beirats Treue- und Sorgfaltspflichtengegenüber der GmbH & Co. KG.[242] Jedenfalls soweit dem Beirat Aufsichts- und Kontrollpflichten entsprechend denen eines Aufsichtsrats bei der AG zufallen, wird man von dessen Verpflichtung ausgehen können, die Sorgfalt eines ordentlichen und gewissenhaften „Geschäftsleiters“ anzuwenden.[243] Demnach müsste der Beirat bei Erkenntnissen über mögliche Gesetzesverstöße die Geschäftsführung zur Einleitung einer Untersuchung auffordern. Bei einem aufsichtsratsähnlichen Beirat lässt sich eine solche Verpflichtung in entsprechender Anwendung aus den §§ 116, 93 Abs. 1 AktG ableiten.[244] Ob eine solche Verpflichtung besteht, hängt jedoch maßgeblich von der konkreten Aufgabenstellung des jeweiligen Beirats ab.[245]