Max Herwig - KatastrophenProjekte

Ein Projekt ist erfolgreich, wenn das Projektziel im geplanten Zeit- und Kostenrahmen erreicht wird und die Stakeholder mit dem Ergebnis zufrieden sind und das Projekt erfolgreich an den Kunden übergeben wird und zum Abschluss kommt.

Ein erfolgreiches Projekt hat 6 UND-Funktionen:

1. Projektziel erreicht und

2. Zeitrahmen eingehalten und

3. Kostenrahmen eingehalten und

4. Stakeholder zufrieden und

5. Kunde hat das Projekt übernommen und

6. Projektabschluss erfolgt

Ein Projekt ist „nicht erfolgreich“ und ich nenne es „KatastrophenProjekt“, wenn das Projektziel nicht erreicht wird oder der geplante Zeit- oder Kostenrahmen wesentlich überschritten wird oder die Stakeholder mit dem Ergebnis sehr unzufrieden sind oder das Projekt nicht an den Kunden übergeben werden kann oder nicht zum Abschluss kommt.

Ein KatastrophenProjekt hat 1–6 ODER-Funktionen:

1. Projektziel nicht erreicht oder

2. Zeitrahmen nicht eingehalten oder

3. Kostenrahmen nicht eingehalten oder

4. Stakeholder unzufrieden oder

5. Kunde hat das Projekt nicht übernommen oder

6. Projektabschluss nicht erfolgt

Wie die Analyse zeigt, ist es wesentlich wahrscheinlicher, dass ein Projekt nicht erfolgreich abgeschlossen werden kann, wenn nur eine „ODER-Funktion“ nicht erreicht wurde. Im Gegensatz dazu müssen sechs „UND-Funktionen“ erfüllt sein, damit ein Projekt erfolgreich abgeschlossen werden kann. Nach dieser Analyse ist das Verhältnis 1:6.

Die Wahrscheinlichkeit des Misserfolgs gilt besonders für Groß- und komplexe Projekte, wie die Berichterstattung in den Medien zeigt. Von erfolgreich abgeschlossenen Groß-Projekten hört man leider nur selten.

Reicht es also aus, sein Augenmerk auf die 6 genannten Projektfunktionen zu richten, damit ein Projekt erfolgreich ist? Im Grunde genommen Ja! Der Weg dorthin ist aber oft nicht geradlinig und es liegen viele Hindernisse auf diesem Weg.

In der Rückschau kann ein Projekt leicht analysiert werden und man weiß, warum es erfolgreich oder nicht erfolgreich gemanagt wurde. Die Kunst liegt darin, ein neues oder geplantes Projekt mit dem „Blick in die Zukunft“ erfolgreich zu realisieren.

Die Analyse und Rückschau abgeschlossener Projekte hat gezeigt, dass 7 Grundprinzipien ein erfolgreiches Projekt ausmachen. Die Grundprinzipien werden in diesem Projekthandbuch ausführlich dargestellt und dienen als Leitfaden für erfolgreiche Projekte.

Leider ist es mit einem Projekthandbuch, wie man Projekte erfolgreich managt, nicht getan. Erfahrung, ein ganzheitlicher Ansatz und die praktische Anwendung der „7 Grundprinzipien erfolgreicher Projekte“ bilden die Grundlage für einen erfolgreichen Projektverlauf.

Projekte erfolgreich starten: „PM Smart Start“

„80% des Projekterfolges wird durch den Projektstart bestimmt“

„PM Smart Start“ ist ein kleiner Projektleitfaden, verfügbar als Taschenbuch oder als eBook. Bezugsquelle und eine Vorschau findet der interessierte Leser unter: www.pm-herwig.com.

Aufgrund vieler nationaler und internationaler Projekte, die ich im Laufe meines langjährigen Berufslebens realisiert habe ist die Erfolgsformel „PM Smart Start“ entstanden. Die Erfolgsformel besagt, dass 80% des Projekterfolges durch den Projektstart bestimmt wird. Eine Nachschau und Analyse von realisierten Groß-, Turnkey-, Entwicklungs- und „komplexen“ Projekten hat maßgeblich zu der Erkenntnis beigetragen, warum manche Projekte erfolgreich abgeschlossen wurden und andere sich zu „KatastrophenProjekten“ entwickelten.

Das Naturgesetz von Ursache und Wirkung hat auch im Projektmanagement seine Gültigkeit!

Ein durchdachter und gewissenhaft geplanter Projektstart bestimmt nach meiner Erfahrung zu 80% den Projekterfolg.

Warum scheint das so zu sein? Die Weichen für ein erfolgreiches Projekt werden in der Design-, Engineering-Phase und beim Projektstart gestellt. Nach dem Projektstart „rollt“ das Projekt los, so wie ein Zug nach dem Anpfiff. Werden für den Zug die Weichen richtig gestellt, dann kommt dieser auch planmäßig am Ziel an. Bei falscher Weichenstellung fährt der Zug vom Ziel weg und muss später über Umwege, die Zeit und Geld kosten, wieder in die Zielrichtung gelenkt werden. Ich habe während meines Berufslebens viele sogenannte Turnkey-Projekte realisiert. Turnkey-Projekte sind, wie die englische Übersetzung lautet, sogenannte „Schlüsselfertige Projekte“. Darunter versteht man in der Gebäudetechnik Projekte, die z.B. das gesamte gebäudetechnische Spektrum (Elektrotechnik, Stark- u. Schwachstrom, Beleuchtung, Brandmeldeanlagen, Einbruchmeldeanlagen, Zutrittskontrollsysteme, Gebäudeleittechnik, Klima- Lüftungssteuerung, etc.) beinhalten. Diese Projekte sind oft komplexer als Projekte mit z.B. nur einer Technik oder einem „Gewerk“, wie es in der Fachsprache heißt.

Was gehört zu einem erfolgreichen Projektstart und wann „startet“ ein Projekt? Die Phase von der Projektidee bis zum offiziellen Projektstart wird als Konzeptphase oder als „Projektvorphase” bezeichnet. In dieser Phase entwickelt sich das Projekt von der ersten Idee bis zu der Entscheidung, ob es auch „real“ gestartet wird oder nicht. Viele Projekte bleiben in der Konzeptphase stecken und werden nie realisiert. Aus verschiedenen Gründen, wie z.B. keine ausgereifte Projektidee, das Konzept kann nicht umgesetzt werden, kein klares Projektziel, kein Budget oder keine Zeit.

Projektvorphase

Die Projektvorphase stellt eine wichtige Frage und liefert am Ende die Antwort: „Hat das Projekt den Reifegrad zur Realisierung erreicht, Ja oder Nein?”

Diese Frage sollten sich alle wichtigen Stakeholder und Entscheidungsträger vor dem Projektstart stellen. Die Antwort auf diese Frage liefert eine sogenannte „Machbarkeitsprüfung” (die kleine Version) oder Machbarkeitsstudie. Der englische Begriff „Feasibility Study” wird oft im internationalen Projektmanagement verwendet.

Die Machbarkeitsprüfung untersucht im Wesentlichen folgende Punkte:

1.) Hat das Projekt ein klar definiertes Projektziel? (Leistung, Kosten, Zeit)

2.) Kann das Projekt organisatorisch umgesetzt werden?

3.) Ist das Projekt wirtschaftlich machbar?

4.) Ist das Projekt technisch realisierbar?

5.) Sind die erforderlichen Ressourcen zur Umsetzung vorhanden: Mitarbeiter, Know-How, Hardware*, Software*, Kostenrahmen, Projektlaufzeit?

6.) Ist das Projekt im geplanten Zeitrahmen realisierbar?

7.) Erfüllt das Projekt die zugrunde liegenden Standards, Normen und den rechtlichen Rahmen?

8.) Bringt das Projekt den Stakeholdern einen Mehrwert?

*Der Begriff Hardware/Software ist hier wesentlich weiter gefasst und beinhaltet alles „Materielle” und „Geistige” zur Realisierung des Projektziels.

Am Ende der Projektvorphase steht dann die fundierte Entscheidung, ob ein Projekt realisierbar ist oder nicht. Die Entscheidung sollte eindeutig und mehrheitlich von allen wichtigen Stakeholdern (Auftraggeber, Kunde, Auftragnehmer, Projektnehmer) getroffen werden. Projekte, die auf „Biegen und Brechen” gestartet werden, ohne Machbarkeitsprüfung, bergen die Gefahr sich zu „KatastrophenProjekten” zu entwickeln.

Ein Projekt hat den Reifegrad zum Projektstart erreicht, wenn das Projektziel eindeutig und klar festliegt, das Projektziel den Erwartungen der wichtigen Stakeholder entspricht und die erforderlichen Ressourcen (Know-How, Mitarbeiter, Hard-/Software, Geld und Zeit) vorhanden sind.

Außerdem sollte das Projekt den wichtigen Stakeholdern einen „Mehrwert” bieten. Ist die Projektvorphase abgeschlossen und die Machbarkeitsprüfung bestätigt das Projektziel, dann ist der Reifegrad erreicht und das Projekt kann realisiert, gestartet werden!

Projekte erfolgreich starten: PM Smart Start