Hans-Peter Wolff - Ratgeber Zeitmanagement

Genauso wie sie den Papiereingang reduzieren müssen, muss auch der Ausgang von ihrem Schreibtisch reduziert werden.

Übung:Überlegen Sie sich bitte Strategien, wie sie die Papierproduktion reduzieren können.

Möglichkeiten:

Lassen Sie Ihren Namen von Adressenlisten für irgendwelche Postsendungen streichen

Lassen sie ihren Namen auf ihren Verteilerlisten streichen

Bitten sie Kollegen, sich auf das Nötigste zu beschränken

Wo notwendig, lassen sie Papiere an andere Stellen leiten

Sprechen sie mit anderen, statt zu schreiben

Bitten sie Kollegen, nur in Ausnahmefällen Berichte zu schreiben

Reduzieren Sie den Umfang an Papiere, die ihren Schreibtisch verlassen

Schicken sie unnütze Papiere an den Absender zurück

Im Idealfall sollte jedes Stück Papier, das auf den Tisch kommt, nur einmal angefasst werden. Mindestens aber ein Bearbeitungsschritt weiter befördert werden.

Maserntest: In der nächsten Woche sollten sie jedes Mal, wenn sie ein Stück Papier in die Hand nehmen, um sich damit zu befassen, einen roten Marker nehmen und das Blatt mit einem roten Punkt markieren.

Ein fehlendes System für den Umgang mit der Eingangspost führt, wenn es noch mit einer natürlichen Neigung zu Unentschlossenheit zusammenfällt, zu Stapeln un­er­ledigten Papiers, das sich auf dem Schreibtisch türmt.

Ein chaotischer Schreibtisch ist gleichbedeutend mit:

- Geringer Produktivität

- Verpassten Chancen und versäumten Fristen

- Hektischen Suchaktionen

- Langen Arbeitsstunden

- Hohem Stressniveau

- Geringer Arbeitsmoral

- Unerwünschten Ablenkungen

- Unerwarteten Krisen.

Beginnen Sie morgenihren Schreibtisch mit von all dem Unnützen zu befreien, der sich im Laufe der Zeit angesammelt hat: Hochglanzbroschüren, überholten Berichten, Zeitschriften, die sie nie lesen, Memos, die sie sich nie wieder anschauen werden.

Nachdem der Schreibtisch aufgeräumt ist, sollte er auch aufgeräumt bleiben. Mit der BRAV-Methode sorgen sie dafür, das es auch so bleibt: Befassen, darauf reagieren, ablegen oder vernichten.

Es liegt nur das aktuelle Projekt vor ihnen.

Bei dieser Gelegenheit entfernen Sie auch die Post-It’s vom Monitor und die Pinnwand an die Wand. Neben Sie ein großes Blatt Papier für die Dinge, die noch zu erledigen sind. Oder benutzen Sie eine Excel-Tabelle für Ihre To-Do-Liste.

Bei einem kurzen Blick in ihre Ablage werden sie wahrscheinlich feststellen, dass das meiste, was sich in den Akten befindet oder irgendwo stapelt, längst überholt ist: Projekte, die fallengelassen wurden, Hochglanzbroschüren, überholte Berichte, Material, das man vor Ewigkeiten lesen wollte.

Aufgabe: Nehmen Sie sich 90 Minuten Zeit, um ihre Ablage zu bereinigen.

Nachdem sie mit dem Aufräumen fertig sind, sollten sie darauf bedacht sein, den Umfang ihrer Ablage künftig möglichst gering halten, indem:

- Sie die Akten jeden Tag, an dem Sie sie benutzen, kurz durchgehen und bereinigen

- Andere bitten, Kopien von den Unterlagen aufzubewahren, die sie uns schicken

- Unterlagen mit einem Verfallsdatum versehen

- Nie Kopien von demselben Dokument in verschiedenen Akten aufbewahren

- Sie andere bitten, ihre Papierproduktion auf das Nötigste zu beschränken

- Akten, die nicht häufig genutzt werden, ins Archiv überweisen.

Frage:Wie viele Kategorien gibt es, um Informationen einzuordnen?

Es gibt im Wesentlichen sechs Kategorien, nach denen Informationen einzuordnen sind:

- Nach thematischen Kriterien

- Alphabetisch

- Chronologisch, nach dem Datum

- Nach Farben

- Nach geographischen Kriterien

- Numerisch

Frage: Wie sortieren Sie?

Checkliste zum Umgang mit der Ablage

- Einfache Titel bei der Aktenbeschriftung

- Ordner und Hefter, die auseinander zu brechen drohen, nochmals zu unterteilen

- Akten, die ständig genutzt werden, von selten genutzten trennen

- Den Ablageschrank in Reichweite vom Schreibtisch stellen

- Nicht zulassen, dass sich Stapel von abzulegenden Unterlagen auf dem Schreibtisch ansammeln

- Entscheiden Sie sofort bei jedem Schreiben, welchen Nutzen es Ihnen kurz-, mittel- oder langfristig bietet

- Ein Einordnungssystem verwenden, auf das sie sich verlassen können

- Regelmäßig Akten bereinigen

- erstellen Sie eine Liste aller Ablagebegriffe, zu denen Sie Unterlagen aufbewahren. Schreiben Sie Raum, Schrank und Regalplatz in ihren Aktenplan

Vermeiden Sie grundsätzlich die so genannte Stapelablage Ihrer Unterlagen. Sortieren Sie besser in Stehsammlern, Ordner oder Hängeregistern. Infos kommen in Stehsammlern, aktuelle Vorgänge in Hängemappen.

Setzen Sie einen Schreibtisch-Aufräum-Tag an. Wenn der ganze Berg an annützen Unter­lagen weggeschafft ist, wird man sich wohl fragen: „Warum wurde das Ganze überhaupt produziert?“ Jeder in der Gruppe sollte Vorschläge machen, wie das Papier reduziert werden kann, d.h. die Eingangs- und die Ausgangspost und was in der Ablage aufgehoben wird.

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