Екатерина Шестакова - Кадровый учет для «упрощенцев»

• работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности;

• работодатель должен ознакомить работников под роспись с локальными нормативными актами, устанавливающими порядок обработки персональных данных.

Следовательно, разработка локального нормативного акта, связанного с обработкой персональных данных, является обязательной.

В отношении каких персональных данных требуется особый порядок соблюдения требований законодательства?

К персональным данным относятся:

• фамилия, имя, отчество;

• пол, возраст;

• образование, квалификация, профессиональная подготовка и сведения о повышении квалификации;

• место жительства;

• семейное положение, наличие детей, родственные связи;

• факты биографии и предыдущая трудовая деятельность (место работы, размер заработка, судимость, служба в армии, работа на выборных должностях, на государственной службе и др.);

• финансовое положение (доходы, долги, владение недвижимым имуществом, денежные вклады и др.);

• деловые и иные личные качества, которые носят оценочный характер;

• прочие сведения, которые могут идентифицировать человека.

Вышеуказанные данные содержатся в следующих документах:

• резюме;

• анкете;

• паспорте;

• личной карточке № Т-2;

• приказах по личному составу;

• трудовом договоре;

• трудовой книжке;

• копиях свидетельств о заключении брака, рождении детей, документах об образовании, документах воинского учета;

• ИНН;

• СНИЛС;

• справке с предыдущего места работы;

• характеристике с предыдущего места работы.

Что будет, если не разработать положение о защите персональных данных?

В этом случае возникает ответственность на основании ст. 13.11 КоАП РФ.

Нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных) влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

• на граждан – от 300 до 500 руб.;

• на должностных лиц – от 500 до 1000 руб.;

• на юридических лиц – от 5000 до 10 000 руб.

Порядок разработки положения об охране персональных данных может быть следующим:

1. Определить виды персональных данных, которые будут обрабатываться или храниться в компании, установить, будут ли они обрабатываться только руководством или же будут передаваться третьим лицам, например аутсорсинговой компании.

2. Необходимо разработать согласие на обработку персональных данных.

3. Необходимо установить особенности обработки персональных данных в конкретной компании.

4. Направить разработанное положение на согласование с различными службами и отделами компании.

5. После согласования локальный акт подписывается директором или индивидуальным предпринимателем.

6. После подписания нужно ознакомить сотрудников с локальным актом.

Приведем фрагмент положения о защите персональных данных.

Пример

1.1. Работодатель имеет право обрабатывать и передавать персональные данные в соответствии с настоящим положением о защите персональных данных, доступных для внутреннего и внешнего доступа.

1.2. Внутренний доступ (доступ внутри организации):

– руководство предприятия;

– работники отдела кадров;

– руководители структурных подразделений по направлению деятельности (доступ к личным данным только работников своего подразделения);

– при переводе из одного структурного подразделения в другое доступ к персональным данным работника может иметь руководитель нового подразделения;

– работники бухгалтерии – к тем данным, которые необходимы для выполнения конкретных функций;

– сам работник, носитель данных.

1.3. Внешний доступ. Массовые потребители персональных данных вне организации – государственные и негосударственные функциональные структуры:

– налоговые инспекции;

– правоохранительные органы;

– органы статистики;

– страховые агентства;

– военкоматы;

– органы социального страхования;

– пенсионные фонды;

– подразделения муниципальных органов управления.

1.4. Другие организации. Сведения о работающем работнике или уже уволенном могут быть предоставлены другой организации только по письменному запросу на бланке организации с приложением копии заявления работника.

1.5. Работник обязан представить работодателю комплекс достоверных документированных персональных данных.