Екатерина Шестакова - Кадровый учет для «упрощенцев»

• сотрудники будут знать, какие им полагаются выплаты, например, при переезде на работу в другой регион;

• работники смогут самостоятельно рассчитать положенные выплаты, например, при предоставлении отпусков;

• компания сможет отстаивать интересы в судебном порядке на основании локального акта;

• не будет возникать проблем с налоговыми органами в части отнесения на расходы выплат работникам.

Пример. 3.2. Работнику, направляемому в командировку длительностью от одного рабочего дня, выплачиваются суточные из расчета 700 руб. при командировании по России, 2500 руб. – при командировании в страны ближнего и дальнего зарубежья.

В локальном акте могут также содержаться ссылки на Трудовой кодекс РФ и нормативные акты. Например, особенности исчисления среднего заработка утверждены Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 № 922). Данные особенности учитываются при:

• начислении отпускных выплат;

• выплате компенсаций при увольнении;

• выплате компенсации при восстановлении на работе.

4. Направить разработанное положение на согласование с различными службами и отделами компании. Так, возможно согласование данного положения со следующими структурными подразделениями:

• юридическим отделом (в части соблюдения норм трудового законодательства);

• бухгалтерией (в части начисления и осуществления выплат заработной платы);

• финансовой или плановой службой (в части планирования премий, материальной помощи).

Возражения по проекту локального нормативного акта, возникающие в ходе согласования, излагаются в справке, прилагаемой к проекту документа. Если при этом в проект вносятся изменения принципиального характера, то документ подлежит перепечатке и повторному согласованию.

5. Направить локальный акт на согласование с представительным органом работников.

Выборный орган первичной профсоюзной организации не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта локального нормативного акта направляет работодателю мотивированное мнение по проекту в письменной форме. В случае, если это мнение не содержит согласия с проектом локального нормативного акта либо содержит предложения по его совершенствованию, работодатель может согласиться с ним либо обязан в течение трех дней после получения мотивированного мнения провести дополнительные консультации с выборным органом первичной профсоюзной организации работников в целях достижения взаимоприемлемого решения. Если таковое не достигнуто, возникшие разногласия оформляются протоколом, после чего работодатель имеет право принять локальный нормативный акт, который может быть обжалован выборным органом первичной профсоюзной организации в соответствующей государственной инспекции труда или в суде (ст. 372 ТК РФ).

6. После согласования с представительным органом работников представить локальный акт на подпись руководству компании, например генеральному директору.

7. Ознакомить под роспись сотрудников с локальным актом об оплате труда (см. пример).

Рекомендации:

1. В отличие от других локальных актов положение об оплате труда позволяет избежать споров как с сотрудниками, так и с проверяющими.

Пример

Лист ознакомления работников с положением об оплате труда [4]

2. Согласно позиции Минфина РФ основаниями для выплаты премии могут быть значительный вклад в производственные показатели, добросовестный труд, профессиональное мастерство (Письма от 10.07.2009 № 03-03-06/1/457, от 24.12.2008 № 03-03-06/1/719).

3. Не забудьте ознакомить работников с положением об оплате труда.

В законодательстве предъявляются особые требования к защите персональных данных работников. Согласно ст. 86 ТК РФ:

• обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов;

• все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника можно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие;

• работодатель не имеет права получать и обрабатывать сведения о работнике, относящиеся в соответствии с законодательством Российской Федерации к специальным категориям персональных данных;