Брюс Тулган - Все начальники делают это. Пошаговое руководство по решению (почти) всех проблем менеджера

Это вовсе не значит, что вы будете делать за него всю работу по планированию. На самом деле делать это как раз не следует. Просто дайте сотруднику задание принести на следующую встречу составленный им комплексный план основных дел и проектов, а потом проработайте его вместе, предлагая по ходу обсуждения свои замечания и рекомендации. Выберите наиболее важные для этого подчиненного цели и по очереди обсудите их, в ходе разговора разбейте их на промежуточные, а те – на еще более мелкие цели и сроки. Далее проанализируйте эти небольшие цели и сроки и наметьте конкретные действия, необходимые для достижения каждой. Составьте также четкий график выполнения этих действий. В результате вся рабочая деятельность сотрудника будет представлена в виде реалистичного поэтапного плана.

Эффективное делегирование полномочий, по сути, синоним обучения сотрудников основополагающим принципам планирования. Успех дела всецело зависит от того, насколько четко вы доносите до людей цели, стандарты и крайние сроки выполнения проектов и заданий. Приведу простой пример правильного подхода: «Я хочу, чтобы вы изготовили ящик ко вторнику к трем часам дня. Это должен быть деревянный ящик размером меньше холодильника, но больше хлебницы. Он не должен быть желтого цвета, хотя использование позолоты не исключается. Вы понимаете разницу между желтым и золотым? Таковы спецификации проекта». Затем, если вы хотите помочь исполнителю составить план предстоящей работы, скажите: «Чтобы все было сделано во вторник к трем часам дня, нужно определить конкретные этапы и действия на этом пути. Какие более мелкие цели должны быть достигнуты, чтобы изготовить ящик в срок? Что, к примеру, обязательно должно быть сделано к полудню вторника? А к девяти утра? А что в этом случае необходимо сделать к вечеру понедельника? И как вы проведете выходные? Не следует ли запланировать работу и на выходные дни или вы сможете сделать все, что требуется, к вечеру пятницы, а остальное закончить в понедельник?»

Во время регулярных диалогов с сотрудниками вы со временем выясните с каждым из них:

• Насколько масштабными должны быть его цели?

• Насколько сжатыми могут быть сроки?

• Какие инструкции необходимы для достижения каждой цели?

• Каковы должны быть промежуточные и меньшие цели на этом пути и график дедлайнов каждой? Помните: это всегда меняющиеся, а не статичные цели, поэтому дискуссию на эту тему можно вести бесконечно. Относитесь к ней как к одной из неотъемлемых частей вашего постоянного личного общения с подчиненными.

Работая с сотрудником, у которого есть явные проблемы с соблюдением сроков, следуйте простому правилу: начинать надо с малого. Научите этого человека ставить перед собой одну очень маленькую цель с очень коротким сроком исполнения и достигать ее с соблюдением всех требований и стандартов. Затем можно перейти к чуть более крупным целям. Потом к еще более масштабным. Со временем вы сможете приступить к проектам с более амбициозными целями и длительными сроками. По мере повышения уровня знаний и эффективности сотрудника постепенно увеличивайте масштаб и важность поручаемых ему заданий до тех пор, пока этот работник не достигнет оптимального уровня ответственности. После достижения этой точки можно постараться расширить права и обязанности подчиненного с помощью различных инструментов планирования проектов. Помогите ему в разработке планов долгосрочных проектов, дополненных четкими промежуточными ориентирами. Во время бесед сосредоточьтесь на оценке его успехов при переходе от цели к цели. Обеспечьте его постоянной обратной связью и корректирующими рекомендациями на каждом этапе процесса. Со временем он научится справляться даже с гораздо более крупными и сложными проектами. Если вы сделаете правильное использование инструментов планирования проекта неотъемлемым компонентом общения, развитие этих навыков наверняка войдет у человека в привычку.

А затем, на следующих встречах, направляйте сотрудника, обеспечивайте его руководящим участием, указаниями и поддержкой на каждом этапе пути, корректируя исходный план с учетом фактических данных. Помните, что разработка плана требует самого пристального внимания как к внешним факторам, так и к внутреннему прогрессу. Это означает, что надо постоянно отслеживать достижение краткосрочных целей, постоянно оценивая, сколько времени ушло на каждый этап в реальности, и по мере необходимости вносить корректировки.