Брюс Тулган - Все начальники делают это. Пошаговое руководство по решению (почти) всех проблем менеджера

Хотите верьте, хотите нет, но некоторые люди никогда в жизни не пытались освоить базовые принципы, позволяющие соблюдать четкий график. Вы можете оказаться первым на их жизненном пути, кто укажет им на важность управления временем, чем, возможно, окажете им огромную услугу.

Я слышал множество историй вроде той, что мне рассказал очень опытный менеджер одного колл-центра:

Был у меня сотрудник, который всегда вовремя приходил на вечерние смены, но вечно опаздывал на утренние. В таком случае иногда имеет смысл перевести этого человека полностью на более поздние смены. Конечно, я не собирался вознаграждать его за опоздания, но также не хотел изначально настраивать его на нарушение дисциплины, ставя на ранние утренние смены, потому что у него с этим были явные трудности. Забавно, что, когда я поговорил с парнем, выяснилось, что он предпочитает как раз ранние утренние смены! Наши сотрудники считали их более напряженными, и было хорошо, что кто-то сам проявлял желание работать по утрам. Мне только нужно было найти способ нацелить его на успех. Парень был молод и неопытен и честно признался, что действительно нуждается в помощи. Мне предстояло научить его приходить на работу вовремя. И я научил его составлять для себя график и пользоваться им. Сначала я составил для него расписание всех утренних дел в обратном порядке с 5:00 утра (когда начинается первая утренняя смена): «В 4:55 вы подходите к входу в колл-центр. Это означает, что от дома вам надо отъехать в 4:30. Следовательно, встать надо в 3:45 утра. Сколько времени вам нужно, чтобы нормально выспаться?»

Свой рассказ менеджер закончил так: «Мы составили расписание, а потом вместе его обсудили. И знаете, мне кажется, ему помогло уже просто то, что все было зафиксировано на бумаге».

Иногда руководители спрашивают меня: «А следует ли нам помогать сотрудникам детально планировать свою жизнь вне работы? Скажем, такие личные подробности, как когда ложиться спать или просыпаться утром?» Я отвечаю на это так: «Только в том случае, если подчиненный не может вычислить это самостоятельно и, следовательно, не в состоянии сам научиться вовремя приходить и уходить с работы».

Может ли людей оскорблять или раздражать то, что их менеджер жестко указывает им на необходимость соблюдения четкого графика? Такое вполне вероятно. Но они все равно почти всегда начинают приходить и уходить вовремя и делают меньше перерывов хоть какое-то время. А многие и вовсе будут вам искренне благодарны за то, что вы помогли им лучше организовать жизнь.

Иногда людям просто хочется иметь чуть больше свободного времени. Иногда им нужно выполнить после работы какие-то обязательства, но времени на это не хватает. Возможно, вам придется специально обсудить с подчиненным этот вопрос, чтобы он четко понял, что должен планировать любые свои дела вне работы так, чтобы их исполнение не требовало от него раннего ухода. Поговорите с человеком о том, что ему нужно находиться на месте до конца рабочего дня и не уходить до того, как он выполнит все, что от него требуется. Запишите все это. Составьте поэтапный план. И проверяйте его исполнение. Некоторые менеджеры составляют очень подробный график задач, которыми сотрудник занимается в течение последнего часа на работе, чтобы помочь подчиненным оставаться сосредоточенными до последней минуты рабочего времени.

То же самое, что и в предыдущем случае. Поговорите с сотрудником о проблеме прямо, без обиняков. Четко донесите до него свои требования: на работе вы должны быть всегда сфокусированы на том, чтобы задания выполнялись максимально быстро и качественно на протяжении всего рабочего дня. У каждого человека найдется что-то, что не дает ему расходовать время оптимально, но на работе никто не может себе этого позволить. Помогите подчиненным определить, что больше всего мешает им употреблять время с пользой, и устранить эти факторы.

Большинству современных сотрудников надо сделать за день больше, чем они могут вместить в свой график, и после работы они, как правило, тоже хотят успеть гораздо больше, чем позволяет ограниченное свободное время. В результате многие чувствуют хроническую усталость и безнадежно сбиваются с темпа. Если подчиненные постоянно опаздывают, стараются пораньше сбежать с работы и слишком часто ходят на перекуры, скорее всего, им не повредит немного более настойчивое и целенаправленное наставничество в области тайм-менеджмента.