Коллектив авторов - Свод знаний по управлению бизнес-процессами - BPM CBOK 3.0

Наконец проектирование завершено.

• Вся не добавляющая ценность работа исключена.

• Все проблемы рассмотрены.

• Все возможности усовершенствования бизнеса рассмотрены.

• Правила обоснованы и нормализованы.

• Ручная, неавтоматизированная работа устранена.

• Бизнес-сценарии упорядочены.

• Проанализировано возможное влияние изменений на всех уровнях процессной иерархии.

• Определены все источники данных, интерфейсы с унаследованными приложениями, преобразование и использование данных.

• Специфицированы потребности в автоматизации.

• Произведена оценка показателей новой модели по сравнению с исходной «как есть».

• Спроектирована система контроля для новой бизнес-модели и для проекта внедрения.

• Спроектирована система контроля эффективности, предупреждения о проблемах и другой отчетности.

Как обычно при проектировании и при составлении требований, глубина детализации модели зависит от сложности предстоящих изменений и от масштаба затрагиваемых проектом бизнес-операций, а также от того, будет ли использоваться BPMS и генерация приложений или традиционная IТ-разработка на основе бизнес-требований и технических спецификаций.

В любом случае уровень детализации, диктуемый действующими стандартами, достигнут. В зависимости от выбранной стратегии можно приступать к внедрению либо конкретного разового изменения, либо (если выбран путь эволюционных изменений) к первой фазе изменений бизнес-операций.

Данные – это кровь в жилах бизнеса. Они протекают сквозь операции и поддерживают в них жизнь. Следуя этой аналогии, бизнес-правила – это мозг бизнеса. Правилами определяется, что будет делаться, когда, где, кем и как все это будет управляться и контролироваться. Значение качества правил, которыми управляется бизнес, невозможно переоценить. Неэффективные правила приводят к неэффективному бизнесу, в котором качество страдает, а затраты растут.

Реальность многих компаний такова, что большинство писаных правил устарели и противоречат друг другу. Зачастую правила вводятся посредством служебных записок или электронных писем, которые могут сохраниться, а могут и нет или (в лучшем случае) добавляются к пачке существующих регламентов. Этой проблеме редко уделяется внимание, и правила, которым следуют операции, зачастую не соответствуют текущей политике и даже законодательству.

Поэтому любой проект BPM должен уделять внимание поиску, каталогизации, описанию и нормализации бизнес-правил, а также их применению. Если используется BPMS или машина бизнес-правил, необходимо также следить за тем, как правила «закодированы» в программном обеспечении.

Многие организации тяготеют к усложнению бизнес-правил. Отчасти это связано со стремлением сократить их число – многие стремятся представить все дерево принятия решения в виде одного правила, вместо того чтобы разбить его на отдельные решения и затем объединить их в набор правил. Помимо того что переусложненные правила труднее тестировать и использовать, они усложняют процесс. А чем сложнее процесс, тем выше вероятность сбоя. Вот почему важно ориентироваться на наборы правил и вырабатывать такие стандарты, которые позволят сохранять правила настолько простыми, насколько возможно.

Каждое правило должно быть протестировано по отдельности – и его описание, и реализация в машине бизнес-правил. Затем должны быть протестированы наборы. Юридический и финансовый отделы должны проконтролировать результаты тестирования на предмет соответствия требованиям закона и финансовой дисциплины. Также следует протестировать эффективность правил: неудачно закодированные правила могут замедлить информационную систему, а следовательно, бизнес.

В итоге команда должна выявить все правила, удостовериться в их применимости и качестве и в том, что они максимально эффективно закодированы.

Поскольку правила постоянно меняются и (предположительно) более изменчивы, чем любая другая составляющая бизнес-операций, минимум каждые полгода следует проверять их актуальность. Такая проверка должна выявить изменения, новые правила и появившиеся в связи с правилами лишние действия. Хотя это можно отнести к постоянной деятельности, она жизненно важна в контексте устойчивого поддержания оптимальности бизнес-операций.