Коллектив авторов - Свод знаний по управлению бизнес-процессами - BPM CBOK 3.0

Формальное определение связей между проектами изменений дает высшему руководству возможность дифференцированно подходить к финансированию проектов и помогает управлять программой, в рамках которой действия, относящиеся к разным проектам и разным инициативам, координируются так, чтобы обеспечить достижение всех стратегических целей.

Всё подвергайте сомнению. Не пренебрегайте ничем в поисках возможностей совершенствования.

Хотя политика всегда накладывает свой отпечаток, анализ не должен скрывать правду. Там, где накладывает свои ограничения политика, проект должен учитывать их наличие.

Целью анализа является выявление возможностей изменения бизнеса, существующих ограничений и ключевых моментов изменений.

Начинать анализ можно уже в ходе обследования и моделирования процессов и потоков работ «как есть». Хотя какого-то одного наилучшего способа анализа не существует, рекомендуется на основе поступающей информации сформировать своего рода стандартную структуру, к которой будет привязываться деятельность команды и информация. При этом следует обращать внимание на очевидные возможности усовершенствования, такие как избыточные действия, бесконтрольные действия, бессмысленные действия, действия, не имеющие или почти не имеющие ценности с точки зрения процесса или заказчика, и излишние передачи работы между подразделениями или задержки из-за согласований. Их следует проанализировать и оценить. Мы рекомендуем команде ежедневно встречаться и обсуждать такие открытия – это позволит более успешно распознавать лишние действия.

Рекомендуется обращать внимание на результаты деятельности подразделений, бизнес-функций и подпроцессов. Вся выполняемая работа должна вносить вклад в достижение одного или нескольких результатов, в противном случае следует проанализировать ее целесообразность.

Необходимо также четко идентифицировать и описать все имеющиеся проблемы. Они должны быть привязаны к действиям и бизнес-функциям, на которые они влияют. Степень влияния следует оценить и дать результаты оценки на утверждение руководителю. Результаты анализа можно наглядно отобразить в виде матрицы проблем (табл. 5.1). Эта матрица показывает проблемы и подразделения/действия, на которые они влияют, а на пересечении тех и других – само влияние. В ходе проектирования такое представление неоднократно окажется полезным.

Помимо проблем, в ходе обследования выявляются возможности совершенствования в привязке к потенциальному эффекту от их реализации. Эти зависимости отображаются через матрицу возможностей (табл. 5.2), в которой по одной оси отображается возможность, по другой – подразделение/действие, а на пересечении – эффект от изменения для бизнеса.

Также следует обратить внимание на управление потоками работ и на возможности улучшения таких аспектов, как списки задач, мониторинг потоков работ, контроль на соответствие стандартам, предупреждения о превышении нормативов времени, автоматическое назначение задач и перераспределение задач с целью балансировки нагрузки сотрудников.

Параллельно с проведением анализа рассмотренных выше аспектов имеет смысл обратить внимание на IТ и выяснить, где возможности IТ в части поддержки существующих и вероятных будущих бизнес-операций являются недостаточными. Установленные таким образом факты могут ограничить диапазон возможных будущих бизнес-моделей.

В ходе анализа команда должна держать в голове два ключевых вопроса. Первый – как выполнить работу более производительно и с меньшими затратами? Второй – как сделать бизнес-операции более гибкими и способными к быстрым изменениям? Это сочетание обеспечит долговременную оптимизацию через постоянное совершенствование.

Более подробное изложение процессного анализа см. в главе 4 «Процессный анализ».

К этому моменту процессы изучены и модели «как есть» созданы и проанализированы на предмет возможностей усовершенствования. Требования и ограничения, относящиеся к возможным изменениям, формально описаны. Наступает черед перепроектирования бизнес-операций. На этом этапе абсолютно необходим творческий подход – люди должны думать нешаблонно.