Коллектив авторов - Свод знаний по управлению бизнес-процессами - BPM CBOK 3.0

Сотрудники могут воспринять анализ процессов как предвестник неизвестных изменений и связанных с ними перебоев в работе. Владелец процесса может усмотреть в анализе критику его способа управления процессом.

Из-за этого владельцы процессов и сотрудники могут уклоняться от участия в анализе. В подобных случаях жизненно важно, чтобы руководство урегулировало ситуацию, выступив с разъяснением целей анализа и поддержав его как необходимый элемент обеспечения конкурентоспособности.

Ключ к успешному преодолению сопротивления – вовлечение в анализ владельца процесса.

Анализ процесса обеспечивает единое понимание текущего и/или будущего состояния процесса и того, насколько он соответствует бизнес-среде. Проводит анализ нанятый профессионал и/или команда сотрудников. Используя различные методы, методологии и рекомендуемые подходы, команда описывает бизнес-среду и разрабатывает модели и другие документы, показывающие поток работ в рамках процесса и их связь с окружением. Затем группа использует эту информацию для выявления возможностей усовершенствования или перепроектирования процесса.

Анализ процессов – это деятельность, которая дает организации возможность постоянно совершенствовать свои процессы через мониторинг их эффективности и таким образом повышать эффективность организации.

Анализ процессов нацеленна достижение единого понимания текущего состояния процесса и того, насколько он соответствует целям организации в текущей бизнес-среде.

Анализ процессов может проводитьсяв любой момент, когда организация посчитает это необходимым, но она должна стремиться к непрерывному мониторингу процессов, а не ждать особого события для начала анализа.

К анализу процессов привлекаетсявысшее руководство и кросс-функциональная команда, включающая заинтересованных лиц, экспертов предметной области и профессиональных аналитиков.

В первую очередь анализ должен фокусироватьсяна процессах, создающих большую ценность. К таковым относятся:

• клиентские процессы;

• процессы, оказывающие большое влияние на доходы;

• процессы, обеспечивающие процессы, представляющие большую ценность для бизнеса;

• кросс-функциональные процессы, нуждающиеся в координации.

Анализ должен показатьсвязь процесса с бизнесом и выявить все имеющиеся нестыковки, как то:

• не достигаются целевые показатели эффективности;

• не оправдываются ожидания клиентов;

• передача ответственности приводит к разрывам;

• вариации процесса;

• узкие места.

В ходе анализа может применятьсямножество методов получения информации. Совокупность методов должна охватывать производительность сотрудников, системы, технологии, средства моделирования, бизнес-среду и стратегические предпосылки.

Процессные методологии гарантируют, что анализ будет следовать общепринятым подходам и приведет к наилучшим результатам. Анализ процессов может следовать формальной методологии или прагматично подойти к изучению имеющихся стандартов и опыта выполнения работы.

Критическими факторами успехаанализа процессов являются поддержка высшего руководства и включение в рассмотрение метрик, бенчмаркинга, взаимодействия с клиентом и культурных особенностей.

Освоение BPM приводит организации к проектированию [88] В оригинале используется слово design, причем где-то в значении действия, а где-то – его результата. Действие всюду переводится как «проектирование», а результат – как «модель» . – Прим. ред. бизнес-процессов. Процесс может моделироваться заранее (до начала его исполнения) или выявляться уже существующий, но в любом случае заложенный в ходе проектирования фундамент и получившиеся в результате модели имеют большое значение для восприятия процесса. Существуют три основных подхода к проектированию процессов: моделирование до исполнения, через пользовательские интерфейсы и автоматизированное выявление [89] ABPD – Automated Business Process Discovery . – Прим. пер. . В любом случае результатом является модель процесса в целом или его фрагмента.

Модель процесса, будь то планируемого или существующего, задает контекст выполняемой работы, применяемые политики, данные, информацию и аналитику, на которые опирается процесс, а также события, на которые он реагирует, потребляемые ресурсы, установленные KPI и целевые показатели. Таким образом, модель процесса – это гораздо больше, чем просто диаграмма потока работ. Это результат приложения умственных усилий к статическим или динамическим схемам, описывающим работу.