Коллектив авторов - Свод знаний по управлению бизнес-процессами - BPM CBOK 3.0

IТ может быть как помощником, так и ограничивающим фактором. Даже если все до одного работники IТ, включая IТ-директора, горят желанием помочь с трансформацией, во многих компаниях сокращение издержек привело к тому, что IТ мало что может. Унаследованные информационные системы и IТ-архитектура ограничивают диапазон возможных решений. Если рассматриваемое изменение невозможно реализовать без крупных инвестиций в IТ, его могут исключить из рассмотрения.

Как мы постоянно подчеркиваем, трансформация подразумевает переосмысление и радикально новые подходы. В противном случае вы просто будете делать то же самое, что не давало вам добиться успеха, но только быстрее. С одной стороны, это проблема, а с другой – реальность. У одних компаний проблемы с финансированием, у других – с IТ, у третьих – с профсоюзами и т. д. Эти реалии приходится принимать во внимание при выработке решения. Так что, хотя креативность и приветствуется, она должна оставаться в границах реальности.

Вести поиск решений за рамками определенных ограничений проектная команда может только после обсуждения с высшим руководством: это позволяет рассмотреть цели на более дальнюю перспективу. Ограничения и допущения, закладываемые в модель трансформации, со временем меняются. Так, например, конечная схема может проектироваться в расчете на устранение или смягчение финансовых ограничений. Затем проектная команда отступает назад, добавляя финансовые ограничения, заданные для определенных временных интервалов. Поскольку проект трансформации рассчитан на несколько лет, он может предусматривать изменение ограничений во времени и разработку решения, меняющегося во времени при смене одного ограничения другим, менее жестким. Это особенно актуально там, где ограничением является IТ-архитектура или инфраструктура: оно будет меняться с добавлением нового оборудования, программного обеспечения или коммуникаций.

В этом случае проектная команда должна работать совместно с IТ-директором и спланировать серию согласованных по времени расширений возможностей IТ. Это позволит достигать результатов поэтапно путем реализации все более гибких и мощных решений.

Сегодня многие считают, что настоящая трансформация невозможна без BPMS. Аргументируется это тем, что, хотя схему можно разработать с помощью простейших средств, даже просто на бумаге, она не будет такой точной, как могла бы. Проще говоря, данные, накапливаемые в ходе трансформации, невозможно поддерживать в актуальном состоянии из-за проходящих почти ежедневно изменений.

Без автоматизации тяжело также проводить имитационное моделирование и практически невозможно работать итерационно. Именно поэтому исторически службы IТ делали все возможное и невозможное, чтобы получить правильные спецификации или требования с первого раза. Но мы все знаем, что, хотя мы и стремимся к этой цели, достигается она редко, особенно в сложных проектах. Просто бизнес меняется слишком быстро, чтобы традиционная разработка или проекты системных улучшений в IТ могли за ним угнаться.

Но самый большой аргумент в пользу применения BPMS – это возможность быстро генерировать приложения, обеспечивающие и мониторинг процесса, и автоматизацию задач. Это снижает нагрузку на IТ (разработка интерфейсов, доступ к данным, веб-сервисы, модули Java и т. д.) и позволяет быстро вносить изменения путем итерационной разработки. Именно возможность работать в цикле «менять – отслеживать – анализировать – повторять» обеспечивает оптимизацию и постоянное улучшение. К тому же это именно тот инструмент, который позволяет обучающейся организации усваивать уроки, устранять проблемы и снижать риски.

Как мы уже говорили, суть трансформации не в том, чтобы делать то же самое, только лучше. И это не просто повышение эффективности или устранение ошибок. Суть в нацеленности на клиента и в новом взгляде на бизнес-операции – мы радикально пересматриваем взгляды на то, как бизнес предоставляет услуги. Это ключевой момент для понимания трансформации и для перепроектирования бизнеса; в противном случае то, что вы делаете, – это не трансформация.

Бизнес со временем вырождается. Постоянные небольшие изменения и тот факт, что исторически изменения в основном ограничивались организационными преобразованиями, приводят к тому, что процессы становятся неорганизованными, слабыми и неэффективными. Зачастую процессы получаются хрупкими и легко ломаются. Их улучшение – это заплаты поверх заплат.