Коллектив авторов - Свод знаний по управлению бизнес-процессами - BPM CBOK 3.0

В итоге подход к финансированию может оказаться отличным от используемого в проектах усовершенствования. Еще раз подчеркнем важную роль руководителя проекта в определении подхода к оценке эффекта трансформации и формулы оценки.

Язык бывает неточен. Термины могут определяться по-разному. В транснациональных компаниях определение целей и расчет эффекта усложняют конвертация валют и другие факторы. Необходимо также учитывать требования законодательства. В небольших проектах влияние этих факторов незначительно; в большом проекте, таком как проект трансформации, их влияние может быть очень существенным.

Поэтому важно иметь достаточно времени, чтобы добиться единообразного понимания каждым целей, подходов, измерений и оценки успешности проекта. Если этого не сделать, риски проекта возрастут. Исторически это основная проблема в работе с аутсорсерами, где часто присутствуют языковые и терминологические барьеры. Но это относится не только к аутсорсингу – то же самое мы видим в повседневной работе. Совершенствование внутренних коммуникаций – вечный вопрос: «Это не то, что я имел в виду». – «Но это то, что вы сказали». По этой причине ABPMP настоятельно рекомендует начинать проект с выработки общей терминологии BPM. Например, слово «потребитель» [136] Customer . – Прим. пер. может иметь множество значений. Термин «процесс» тоже очень неоднозначен – в одном онлайновом словаре BPM для него дается более 10 различных определений. У команды и у всех участников проекта должно быть единое определение для каждого термина, иначе неизбежны недоразумения. Иностранный язык, акцент тоже могут приводить к непониманию. Все это надо учитывать при организации совместной работы и коммуникаций.

Чтобы справиться с этой проблемой, необходимо до старта трансформации выделить время на рабочие совещания для выработки единого понимания проекта, его целей, его терминологии и его задач. Тогда руководители будут знать, чего ожидать от проекта и какова их роль.

Как было сказано выше, проект трансформации нуждается в людях с познаниями из множества специализированных областей: бизнес-архитектура, корпоративная архитектура, процессная архитектура и процессное управление, архитектура баз данных, веб-сервисы, управление данными, управление бизнес-операциями. Для некоторых компаний в этот список следует также добавить управление изменениями. Помимо этого, проект трансформации может потребовать компетенций в таких областях, как облачные вычисления, бережливое производство, шесть сигм, стратегия BPM, консолидация данных, SOA, веб-приложения, работа с клиентами и т. д. Это большие проекты, требующие привлечения множества ресурсов как на полный, так и на неполный рабочий день.

Следует выяснить, какими из перечисленных ресурсов компания располагает, чтобы при необходимости их можно было добавить в команду проекта.

Предпосылки к трансформации были рассмотрены выше в этой главе (см. раздел 7.1).

Ключ к трансформации – это цели (стандарты, показатели эффективности, KPI и требования) и подходы. Проектная команда и участники начинают с того, что добиваются единого понимания целей и требований, а также ожиданий руководителей, персонала и бизнес-партнеров, которых затрагивает трансформация. Это достигается с помощью рабочих совещаний. Следует уделить внимание тестированию, чтобы убедиться в правильном понимании всеми ключевых концепций, целей, требований, возможностей IТ и т. д.

Старт проекта поднимает новые вопросы. Список задач, который мы обсуждали в плане подготовки к проекту трансформации, – это хорошее начало, но теперь команде трансформации придется иметь дело со следующими процедурными вопросами.

• Сколько предположений, сделанных в ходе обсуждения проекта, было поддержано руководством?

• На сколько исследовательских команд будет разбита проектная команда?

• Будут ли интервью проводиться одним членом команды или парой – один беседует, второй записывает?

• Будут ли для участия в проекте выделены один или два бизнес-пользователя или команда предпочтет более широкое вовлечение, привлекая множество людей на короткое время?

• Будут ли бизнес-пользователи обучаться работе с BPMS или все моделирование будет выполняться проектной командой?