Коллектив авторов - Свод знаний по управлению бизнес-процессами - BPM CBOK 3.0

Проект трансформации должен быть нацелен на четко определенные показатели эффективности. Имитационное моделирование бизнеса «как есть» дает отправную точку для сравнения эффективности. С ее помощью менеджеры и персонал смогут измерять величину улучшения, являющегося целью проекта. Использование итерационного подхода в сочетании с имитационным моделированием позволяет спроектировать оптимальное решение и доказать, что оно решает поставленную задачу. С каждой итерацией проектная команда и спонсор станут накапливать опыт и использовать его в следующей итерации. Команда будет наращивать знания и способности, а новое решение – эволюционировать до достижения измеримых улучшений.

Такой подход способствует одобрению конечного варианта, так как он дает возможность проектной команде и всем, кто был вовлечен в проектирование, участвовать в определении целей. Также в ходе обсуждения менеджеры смогут внести предложения по измерениям и оценке эффективности, то есть по данным и формулам. Такое вовлечение позволяет сделать переход к мониторингу эффективности, измерениям и оценке более приемлемым, что критически важно, как уже было сказано.

При правильном использовании управление эффективностью является мощным инструментом, помогающим людям понять целевые показатели и свою роль в их достижении, а также определять, насколько организация к ним приблизилась. Реализация программы управления эффективностью также предоставляет возможность привлечь людей к обсуждению успешности изменений и возможных мер в случае, если эффективность не достигает ожидаемого или желаемого уровня.

И наконец, как уже упоминалось ранее в этой главе, важно убедиться, что новый процесс измерения эффективности и его цели соответствуют целевым показателям эффективности каждого человека. Если они расходятся, в любых оценках должны использоваться индивидуальные показатели эффективности. Люди стремятся достичь индивидуальных целей, чтобы получить одобрение руководителя и финансовое поощрение за высокую эффективность.

Как мы уже говорили, управление изменениями и человеческая сторона уравнения трансформации – это критическая часть процессной трансформации. Остальная часть проекта имеет дело с работой и технологиями. Однако именно люди приводят трансформацию к успеху или к провалу, и, если активно их не вовлекать, возможны серьезные проблемы.

Управление изменениями помогает процессной команде сконцентрироваться на людях, которые будут использовать решение. В трансформации, в отличие от усовершенствования, вместе с изменением процесса меняется работа людей. Сюда входят правила, по которым они работают, то, как они ее делают, и то, как она оценивается и оплачивается. Трансформация затрагивает всю деятельность в рамках проекта. У многих это вызовет беспокойство – особенно у тех, кто выполнял работу на протяжении какого-то времени и был доволен своими успехами, – но выгонять их на улицу с целью сокращения затрат на персонал станет ошибкой; их знания слишком ценны, чтобы их игнорировать. Вовлечение их в трансформацию – основной стимул позаботиться о людях в решении, и важно подойти к этому правильно. Как было сказано, из-за своего масштаба и степени воздействия деятельность по управлению изменениями должна являться формальной частью плана трансформации и ее реализации.

Информация этой главы – хороший обзор того, на что надо обращать внимание, приступая к управлению изменениями. Но это не все, что следует учесть, и к тому же необходима адаптация под вашу компанию. Поэтому так важно привлекать экспертов по управлению изменениями, которые помогут найти для вашей компании оптимальный подход к изменению культуры и к обучению.

Умелое управление изменениями должно:

• озвучивать ощутимую выгоду для сотрудников и для организации;

• нести привлекательное и разделяемое всеми видение;

• иметь явных и заинтересованных спонсоров и лидеров;

• начинаться на ранней стадии, с регулярным и активным участием заинтересованных лиц;

• формировать чувство сопричастности и ответственности;

• выращивать отличников BPM и трансформации;

• обеспечивать эффективные коммуникации в сочетании с проверенными методами проектного управления, особенно в отношении рисков и проблем;