Коллектив авторов - Управление в социальной работе. Учебник

• На принципе оптимальности (рациональности) документирования информации основывается следующее требование: документированию должна подлежать информация, необходимая и достаточная для обеспечения управления в конкретных условиях, отвечающих характеру деятельности организации и ее органов управления.

• И, наконец, не вызывает сомнения такое требование к документационному обеспечению управленческой деятельности, как создание условий для организации работы с документами, их текущего учета и хранения, а также архивирования, что в достаточной мере должно обеспечиваться унификацией и стандартизацией документов в системе документационного обеспечения управления.

Неуклонное возрастание потребности управления в документационном обеспечении привело к созданию единой в масштабе государства системы документационного обеспечения, в рамках которой должно быть организовано и документационное обеспечение деятельности органов управления в различных социальных службах. При этом организацию документационного обеспечения управленческой деятельности необходимо рассматривать в двух аспектах – функциональном и структурном.

Организация документационного обеспечения управленческой деятельности как функции строится в рамках Государственной системы документационного обеспечения управления и на основе ее положений, устанавливающих цель, правовую и нормативно-методическую базу документационного обеспечения управления и требования, с учетом которых оно должно осуществляться, состав управленческих документов, правила унификации и стандартизации документов и их оформления, а также организацию работы с документами при их разработке, в процессе их движения и заканчивая подготовкой к передаче в архив.

Рассматривая организацию документационного обеспечения управленческой деятельности в функциональном аспекте, необходимо выделить следующие ее составляющие, являющиеся прерогативой соответствующих нижестоящих или вышестоящих организаций:

• упорядочение создания документов с установлением соответствующих полномочий организаций различного уровня;

• систематизацию документов и их унификацию;

• установление и закрепление единых форм документов и единых требований к их реквизитам;

• организацию экспедиции документов с целью своевременной их доставки по назначению.

Кроме того, организация документационного обеспечения управленческой деятельности в каждой организации, независимо от ее уровня, предполагает:

• упорядочение обработки поступающих или создаваемых в организации документов и их движения до завершения исполнения или сдачи в дело;

• создание информационно-поисковой системы по документам организации;

• организацию контроля исполнения документов;

• организацию подготовки документов к передаче в архив;

• совершенствование работы с документами, в том числе путем применения средств механизации и автоматизации.

Структурную организацию документационного обеспечения управленческой деятельности отражает так называемая служба документационного обеспечения управления, представляемая в различных организациях соответствующими структурами, выполняющими функции этого вида информационного обеспечения. Такими структурами являются:

• в федеральных и региональных министерствах и ведомствах – управление делами;

• на государственных предприятиях, в научно-исследовательских институтах, проектных, конструкторских организациях, вычислительных центрах, высших учебных заведениях и др. – отдел документационного обеспечения управления или канцелярия;

• в организациях, не имеющих выделенной службы документационного обеспечения управления, а также в структурных подразделениях организации – секретарь или другое специально назначенное лицо.

Управления делами, отделы и канцелярии в своем составе, как правило, имеют подразделения, осуществляющие учет и регистрацию документов, контроль и оптимизацию работы с документами, ведущие работу с обращениями граждан, а также имеют секретариат, экспедицию, машинописное бюро, копировально-множительное бюро и архив. В организациях и учреждениях службы документационного обеспечения управления вышеперечисленные функции выполняются в части, их касающейся, должностными лицами из состава этих подразделений.

Такова функциональная и структурная организация документационного обеспечения управленческой деятельности. Вместе с тем немаловажный интерес представляет изучение процесса его осуществления.