Коллектив авторов - Управление в социальной работе. Учебник

• В соответствии с установленной в Российской Федерации единой систематизацией управленческой документации различают несколько систем, основными из которых являются системы организационно-распорядительной, плановой, отчетной, справочной документации (рис. 2.9).

Рис. 2.9. Системы управленческой документации и виды документов

• Система организационно-распорядительной документации служит для обеспечения реализации организационно-распорядительных функций в управлении, для чего в этой системе документации выделяются, во-первых, собственно организационная документация, то есть документы как учредительного, так и регулирующего характера, и, во-вторых, документы сугубо распорядительного характера.

• Система плановой документации обеспечивает планирование деятельности организации как важнейшей функции управления, позволяющей сделать работу организации максимально эффективной.

Результаты планирования фиксируются в плановых документах, различных по содержанию и форме. Плановые документы организации разрабатываются на основе соответствующих решений руководителей этих организаций (соединений, частей); в определенных случаях сами решения можно отнести к плановым документам. Обычно к плановым документам относят программу, перспективный план, план, календарный план, график и др. Программа в отличие от других плановых документов, как правило, разрабатывается на перспективу для определения и закрепления целей и основных направлений развития.

• В систему отчетной документации входят документы, содержащие сведения о результатах деятельности учреждения, организации, предприятия за определенный период, а именно: доклады, донесения, сводки, отчеты и др. Отчетная документация в деятельности организации и государства в целом выполняет функцию обратной связи, позволяя сопоставлять полученные результаты с показателями, намеченными планом или программой. Анализ отчетных документов дает возможность руководству корректировать деятельность как организации в целом, так и отдельных видов деятельности, совершенствовать организационную структуру, характер и содержание выполняемых работ, кадровый состав организации, обеспечение ее финансами, материальными и иными ресурсами.

• Система справочной документации призвана обеспечить принятие обоснованных управленческих решений на основе объективной и достоверной информации. В нее входит справочно-информационная и справочно-аналитическая документация, выполняющая служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Документы этой группы не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.

Особенность этих документов состоит в том, что, как правило, они идут снизу вверх по системе управления: от подчиненного к начальнику, от руководителя структурного подразделения к руководителю организации.

Отметим, что в соответствии с требованиями современных нормативно-правовых документов (Национальный стандарт РФ «Социальное обслуживание населения. Документация учреждений социального обслуживания. ГОСТ Р 53060-2008») в состав документации учреждения социального обслуживания включаются:

• Устав учреждения;

• Положение об учреждении;

• правила, инструкции, методики;

• документация на специальное и табельное техническое оснащение (оборудование, аппаратуру и приборы);

• документы в области стандартизации;

• прочие документы.

При этом состав документации конкретного учреждения может быть уточнен в зависимости от типа учреждения, специфики обслуживаемых категорий населения, характера предоставляемых услуг.

В Уставе учреждения, который является учредительным документом, должны быть следующие разделы: общие положения; правовой статус учреждения; предмет, цели и направления деятельности учреждения; имущество и финансы учреждения; финансово-хозяйственная деятельность учреждения; структурные подразделения учреждения; управление учреждением; ликвидация и реорганизация учреждения.