Дон Тэппинг - Бережливый офис - Устранение потерь времени и денег

Ниже перечислены причины, по которым руководителю следует задуматься о перепланировке офисного пространства:

• знания должны документироваться и быть доступными всем;

• каждого сотрудника необходимо научить выполнять работу стандартными методами, чтобы исключить вариации;

• необходимо усовершенствовать рабочий поток;

• необходимо устранить потери.

Инструменты по созданию непрерывного потока достаточно гибкие, и члены команды смогут творчески подойти к их внедрению с учетом специфики конкретного офиса. Постоянно акцентируйте внимание своих сотрудников на преимуществах непрерывного потока работы.

Продумывая новую планировку офиса, руководствуйтесь следующими рекомендациями:

1. Начертите базовую планировку на миллиметровой бумаге (укажите рабочие столы, людей, копировальные аппараты и т. д.). Обсудите ее с командой по созданию бережливого офиса.

2. Размещайте процессы с учетом особенностей потока создания ценности (если работник должен отправлять факсы и ему постоянно приходится далеко ходить, поставьте факс рядом с его/ее рабочим местом или купите еще один аппарат).

3. Планируйте офис с учетом того, что рабочая нагрузка и потребности клиентов могут изменяться. Не забывайте о гибкости, которая понадобится при изменении внешних условий.

4. Подумайте, как устранить действия, не создающие ценность.

5. Начертите планировку заново и повесьте ее в общедоступном месте. Поначалу работники офиса опять же могут не согласиться с нововведениями. Разъясняйте, что все это делается для повышения эффективности.

6. Если вы столкнулись с сильным сопротивлением, подумайте над тем, чтобы реорганизовать офисное пространство в несколько этапов.

Для изменения офисного пространства необходимо, чтобы у всех сотрудников были общие цели и система показателей, по которым оценивается работа. Они необязательно должны быть прописаны в уставе команды: это зависит от целей проекта и уже достигнутых результатов. Руководитель отдела вместе с рабочей группой, созданной для перепланировки офиса, должны разработать подходящую систему показателей для оценки продуктивности офиса. Необходимо, чтобы эти показатели были общими для всей команды и помогали решать стоящие перед организацией задачи. После того как система показателей будет создана, следует немедленно предпринять ряд шагов, чтобы в скором времени ощутить перемены к лучшему:

1. Контроль за новой планировкой следует поручить лидеру команды, или наставнику. Этого человека должен назначить руководитель отдела. Лидер команды – это сотрудник, который позитивно относится к переменам, отлично разбирается в процессах и обладает хорошими коммуникативными навыками.

2. Новую планировку офиса можно обсуждать на коротких утренних совещаниях. Следует поощрять сотрудников к участию в переменах.

3. Лидер команды или менеджер должны поощрять и стимулировать любые положительные тенденции в офисе, связанные с новой планировкой.

4. Через 1–2 недели соберите рабочую группу вместе и обсудите новые способы усовершенствовать планировку офисного помещения.

Преимущества перепланировки офиса:

• помогает оптимизировать расположение оборудования, рабочих мест, материалов и т. д., тем самым способствуя совершенствованию рабочего потока;

• делает путь работы внутри отдела и потока создания ценности наиболее коротким;

• позволяет добиться гибкости благодаря равномерному распределению работы между сотрудниками и легкости обучения персонала смежным специальностям;

• помогает добиться выполнения работы небольшими партиями;

• способствует командному духу и общности целей;

• сокращает площадь офиса;

• повышает производительность офиса;

• сокращает потери.

Чтобы разработать и создать новую планировку, необходимо выполнить следующее:

1. Изучите текущую планировку и процессы, чтобы определить потери, связанные с бесполезным передвижением сотрудников и выполнением избыточных операций, а также с недостаточно широкой квалификацией персонала.

2. Используйте метод мозгового штурма и перепланируйте помещение, чтобы сократить или устранить потери, перечисленные в первом пункте. Возможно, вам потребуется модифицировать или стандартизировать процессы и обучить персонал.

3. Определите, нужен ли вам супермаркет НЗП или ряд ФИФО.

4. Составьте план практической реализации изменений.

5. Получите одобрение менеджмента.