Дон Тэппинг - Бережливый офис - Устранение потерь времени и денег

Карточку канбан следует прикрепить таким образом, чтобы при уменьшении запасов определенного вида до минимального уровня ее сразу же становилось видно. Это будет сигналом к обновлению запасов до максимального необходимого уровня.

Создайте специальную карточку канбан для заказа канцелярских принадлежностей, не вошедших в стандартный список.

После того как команда завершит первые пять этапов, процесс необходимо документировать, стандартизировать и поместить его схему в отдельную папку (см. главу 8 «Создание системы документооборота»). Назначьте одного человека ответственным за всю систему обеспечения канцелярскими принадлежностями.

Существует множество способов документировать процесс. В большинстве случаев достаточно создать простую блок-схему. Также можно использовать карту стандартизированной работы (см. главу 8 «Создание системы документооборота»).

Перед тем как внедрить созданную на первых шести этапах систему заказа канцелярских принадлежностей, проведите тренинг для сотрудников офиса.

На тренинге обязательно сделайте следующее:

• кратко объясните цель канбан (зачем нужны карточки, каковы их особенности, как их можно использовать для заказа канцелярских принадлежностей и т. д.);

• объясните, как вы определили минимальное и максимальное количество канцелярских принадлежностей, и поблагодарите всех за участие в исследовании потребностей офиса в канцтоварах;

• объясните, как будет работать новая система заказа канцелярских принадлежностей (раздайте схемы процесса или карты стандартизированной работы);

• расскажите о двух типах карточек канбан – стандартной и специальной;

• подойдя к шкафчику с канцелярскими принадлежностями, покажите, как будет работать новая система;

• объясните, что пока система работает в тестовом режиме, и попросите всех высказать свои предложения по поводу улучшений;

• поблагодарите членов бережливой команды за разработку первоначального варианта новой системы.

После того как был проведен тренинг, систему канбан для канцелярских принадлежностей можно применять на практике.

Через один-два месяца проверьте имеющиеся в офисе канцелярские принадлежности. Подсчитайте общую сумму сэкономленных средств и сообщите о результатах команде и руководству.

Постоянно консультируйтесь со всеми работниками по поводу улучшений и изменений, которые следует внести в систему канбан. Каждый офис уникален, и описанную выше систему, возможно, потребуется модифицировать.

После того как в офисе будут введены карточки канбан, вам необходимо принять меры к тому, чтобы сотрудники придерживались новых принципов. Шкафчик с канцелярскими принадлежностями – это то место, к которому есть доступ у всех. Напишите на дверце имя человека, ответственного за работу системы канбан и порядок в шкафчике.

В этой главе мы рассмотрели стандарты организации рабочего места, которые являются первым важным шагом к тому, чтобы сделать информацию о работе процессов общедоступной. Второй инструмент, описанный в этой главе, – карточки канбан – помогут усовершенствовать систему поставок канцелярских принадлежностей, и в то же время он показывает, как работает ключевая концепция бережливого производства – система вытягивания.

• Разработка стандартов организации рабочего места – это первый шаг на пути к совместному использованию значимой информации. Постарайтесь не усложнять стандарты.

• Система канбан для заказа канцелярских принадлежностей наглядно показывает, как можно избавиться от чрезмерных запасов и затрат на ненужное перемещение материалов.