Дон Тэппинг - Бережливый офис - Устранение потерь времени и денег

6. Измените планировку офиса и/или введите новые процессы.

7. Равномерно распределяйте рабочую нагрузку между сотрудниками.

8. По мере совершенствования офисной планировки внедряйте новые технологии и программное обеспечение.

После того как все сотрудники, участвующие в построении бережливого офиса, овладеют и начнут использовать инструменты, помогающие создать непрерывный поток (супермаркеты НЗП, очереди ФИФО и/или новую планировку офиса), следует приступить к изучению потребительского спроса.

Рассматриваемые ниже методы сбора данных используются для фиксации времени, затрачиваемого на выполнение разнообразных операций. На основе полученных количественных данных вы сможете распределять и перераспределять различные ресурсы, необходимые для создания бережливого офиса.

Эффективные методы сбора данных:

• создают хорошую базу для дальнейшего использования инструментов и принципов бережливого производства;

• дают наглядное представление о развитии персонала в целом и отдельных работников;

• документируют процессы, которые выполняются в настоящий момент, а также «другие» обязанности, на которые уходит время сотрудников.

В использовании формы для сбора данных можно выделить восемь этапов:

1. С помощью мозгового штурма составьте список выполняемых в отделе процессов или операций, которые подходят под определение потока создания ценности.

2. Создайте форму для сбора данных, в которой были бы перечислены все процессы – от первого до последнего. Не забудьте оставить место для новых процессов, которые вы можете обнаружить в ходе анализа.

3. Обеспечьте каждого сотрудника, участвующего в процессе, копией формы. Используйте ее на протяжении определенного времени, минимум в течение 1 месяца. Если возможно влияние сезонности, следует удлинить период времени.

4. Составьте отчет о распределении потребительского спроса между процессами. Для этого вы должны проанализировать данные за предыдущие периоды, минимум за 3 месяца. Когда вы соберете информацию о спросе на продукцию того или иного процесса, составьте отчет. На основе полученных данных подсчитайте время такта.

5. Определите процессы, которые обслуживают несколько потоков создания ценности.

6. Подсчитайте время такта.

7. Разработайте меры контроля за временем такта.

8. Создайте напоминание для выделения важной работы. Это небольшой плакат, который ставится около входа в процесс. Напоминание:

• наглядно демонстрирует значимость времени такта;

• делает работу видимой;

• повышает производительность.

В конце концов «время такта» станет распространенным понятием в вашем офисе, построенном на принципах бережливого производства. Сделайте время такта видимым для всех.

Листок отслеживания документа – это бланк для подробного учета отдельных операций и стадий обработки документа, из которых состоит весь процесс или поток создания ценности. Отслеживание документа:

• дает наглядное представление об организационном времени;

• требует участия всех сотрудников, имеющих отношение к процессу;

• помогает тщательно проанализировать процесс на основе времени, фактически затраченного на каждую операцию.

Отслеживание любого документа проводится в восемь шагов:

1. Выберите процесс или поток создания ценности, по которому будут собираться данные.

2. Создайте в Microsoft Word или Excel листок отслеживания документа.

3. Объясните сотрудникам, какую информацию необходимо заносить в листок. Подчеркните, что операции следует описывать словосочетанием «глагол+существительное» (например, «согласовать счет с грузоотправителем», «поместить папку в корзину с входящими документами» и т. д.).