Александр Фридман - Пожиратели времени. Как избавить от лишней работы себя и сотрудников

Сформируйте привычку пропускать возникающие идеи через фильтр оценки целесообразности срочного делегирования. Допустим, вы идете по офису (или едете в машине), и вам приходит в голову, что хорошо бы поручить Сидору Дормидонтовичу проанализировать все предложения красного перца на рынке Гватемалы. Сразу включаем фильтр: нужно ли это задание делегировать немедленно? Если всплывает ответ «конечно, потому что…», то так и поступайте, используя логичный – с учетом срочности – канал связи, допустим, мобильный телефон или почтового голубя. Но если всплывает ответ «нет», то мы записываем эту идею в блокнот. Или в ежедневник, на диктофон, в приложение мобильного телефона, или диктуем сопровождающему нас помощнику. Таким образом, мы избавили сотрудника от потенциальных опасностей, которые мы уже обсудили, не загрузили и так напряженно работающую голову попыткой запомнить очередной факт и не потеряли потенциально ценной идеи.

В конце дня мы внесем ее в список потенциально перспективных, а потом уже оценим саму по себе и в сопоставлении с альтернативными возможностями.

Если же необходимость срочного делегирования – а скорее вброса – очевидна, но задание не такое простое, как «завтра купите мне свежую газету „Ведомости”», то лучше оговорить не только само поручение, но и сразу назначить встречу для более серьезного обсуждения.

Руководитель в процессе делегирования не назначает срока, не запрашивает его у подчиненного и не договаривается о времени предоставления срока выполнения.

Причины потери времени и других ресурсов

Расхождения между ожиданиями босса и приоритетами сотрудника, а в итоге – все последствия потери точности из-за несогласованности. Иногда руководитель заменяет обсуждение даты выполнения термином «срочно» или «как можно быстрее». А подчиненный принимает эти условия. На мой взгляд, термин «срочно» может иметь как минимум три расшифровки смысла:

• «Бросай все и немедленно начинай выполнять это поручение».

• «Как только закончишь то, что делаешь, немедленно приступай к этому поручению».

• «Как только сделаешь все, что я тебе поручил, немедленно приступай к выполнению этого поручения».

Так о чем вы договорились с сотрудником, о каком сроке? Вы оба это знаете? А ведь ваш подчиненный – если он руководитель – должен теперь обговорить параметры задания уже со своим персоналом… Я думаю, что вы можете себе хорошо представить потенциальные потери от такой практики в рамках компании?

Срок должен обязательно оговариваться. Первый вариант: руководитель называет интересующие его временны́е рамки, а сотрудник подтверждает или аргументированно опровергает эту возможность и вносит встречные предложения. Второй вариант: руководитель спрашивает у подчиненного о его возможностях, тот дает аргументированный ответ.

Пример. У двух отделов возникают взаимные претензии по поводу сроков выполнения поручений. Отдел продаж в качестве внутреннего клиента направляет заявку на составление договора в юридический отдел. С точки зрения отдела продаж, договоры составляются непозволительно долго. При анализе заявок видно, что примерно в половине случаев не указываются желаемые сроки выполнения. Но в итоге возникает взаимное недовольство, которое обязательно приводит к избыточным потерям времени.

Термины же «срочно», «как можно быстрее» или столь любимое многими руководителями «вчера» вообще следует использовать с крайней осторожностью и только с дополнительным обсуждением. Метафоричность формулировок часто вовсе не добавляет ясности и вызывает раздражение уже на старте.

Если же босс считает, что поручение имеет наивысший приоритет, то при делегировании стоит использовать примерно такую формулировку: «Задание очень срочное, должно быть выполнено в первую очередь и в максимально сжатые – без ущерба качеству – сроки». После чего либо вы называете дедлайн, либо спрашиваете у сотрудника-эксперта о возможном сроке или времени предоставления срока выполнения. Так или иначе, рамки должны быть согласованы. Я также рекомендую попросить предоставить список тех дел, выполнение которых придется перенести в связи со срочностью этого поручения, и указать новые сроки их выполнения. Ведь может быть так, что, увидев, какие дела и на какие даты будут перенесены, вы скорректируете свое первоначальное требование?