Александр Фридман - Пожиратели времени. Как избавить от лишней работы себя и сотрудников

Помните, что каждый из нас уникален и никто не тождественен вам. Не в том смысле, что вы лучше всех, а в том, что другой человек – это не вы. И нужно учитывать его потенциальное восприятие.

• Цейтнот.Руководитель, испытывая хроническую нехватку времени, норовит провести делегирование на ходу, или выделяет слишком мало времени для разговора. Это вынуждает его говорить слишком кратко. Увы, делегирование – не самый лучший повод проверить универсальность мнения Антона Павловича Чехова относительно того, что краткость – сестра таланта.

Выделяйте достаточно времени для разговора. Для сокращения же времени обсуждения можно заранее направить сотруднику информацию для самостоятельного изучения и подготовки вопросов. Но попытка сэкономить на делегировании приведет к большим потерям времени на исправление последствий неправильно выполненной работы.

• Комплекс превосходства или гиперответственность.Эти личностные проблемы руководителя мы уже обсуждали. Из-за них же, решив что-то поручить, он может пуститься в излишне подробные разъяснения, чтобы тем самым принизить уровень собеседника, который нуждается в такой детализации. Или же – просто опасаясь, что сотрудник недостаточно ответственен, чтобы самому во всем разобраться.

Вместо того чтобы строить предположения, заведите себе привычку спрашивать. О квалификации, о понимании, о возможных действиях. И уже на основании ответов принимайте решение о рациональной детализации поручения.

Причины потери времени и других ресурсов

Один из «законов Мерфи» гласит: никогда нет времени как следует обдумать и организовать работу, но всегда найдется время на исправление плохих последствий . Руководитель ошибочно рассуждает, что чем быстрее мы приступим к работе, тем быстрее получим результат. И вообще, нечего болтать, работать нужно. В итоге – недостаточно проработанные поручения и не оправдавшаяся надежда на самостоятельность сотрудников. Кстати, это может послужить причиной для возвращения в режим «одинокого рейнджера»: пробовал делегировать – бесполезно! А избыточное разжевывание задания приводит к демотивации профессиональных сотрудников. Тех же, кто не склонен к усердию, такой подход развращает и отучает думать.

Старайтесь сопоставить характеристики задания, уровень внутренней ответственности сотрудника, его знания и опыт. Такой анализ даст вам возможность выбрать оптимальный уровень детализации информации перед встречей, а также глубину обсуждения.

Руководитель делегирует сложное задание, собрав всех вместе и не уделяя внимания распределению отдельных заданий. Рекомендация будет дана общая.

Что может мотивировать руководителя к такому подходу?

• Цейтнот.Э тот фактор мы уже обсуждали. Но нехватка времени может привести к попытке сэкономить на организации выполнения, ограничившись общей постановкой задачи группе.

• Иллюзия «Мы должны работать сообща».И снова – об избыточной вере в дружную команду. Руководителю свойственно переоценивать степень дружественности и конструктивности взаимоотношений сотрудников, ему так просто удобнее, так как он может надеяться на то, что все его управленческие упущения будут исправлены в процессе совместной работы.

• Миф «работа на один результат».Да, действительно, есть единый результат, к которому нужно стремиться. Но степень заинтересованности в нем обычно разная. К тому же встречаются те, кто не прочь сэкономить ресурсы, при этом рассчитывая на сохранение своей доли в сообща полученных результатах.

Причины потери времени и других ресурсов

Если индивидуальные задания в рамках общей задачи не сформулированы, то мы рискуем получить три проблемы.

1.Привлекательные задания вызовут перетягивание каната, за них будут хвататься все, что никак не будет способствовать хорошему качеству выполнения.

2.Работ, имеющих неприятные особенности, будут избегать, и они окажутся невыполненными.

3.Сотрудники с повышенным уровнем хитроумия будут выезжать за счет более ответственных.

В итоге выполнение поручения будет сопровождаться склоками, взаимными претензиями и обидами, что неизбежно приведет и к низкому качеству, и к повышенным издержкам.