Юрий Шароватов - Дистанционный менеджмент [Как управлять сотрудниками на удалёнке]

Необходимо было определить, что вообще туда стоит заносить, а что — нет. В результате было принято решение, что такие рутинные задачи, как работа с почтой, разбор заявок и т. д., отражать не имеет смысла, а показывать необходимо более конкретные и завершенные действия: сделана презентация, проведена встреча с клиентом, подготовлены документы по проекту. Такой подход очень привычен участникам Agile-команд, ведь они регулярно обсуждают общий список задач по проекту, забирают задачи себе, отмечают выполнение, таким образом отслеживая продвижение проекта.

Сотрудникам важно для самих себя фиксировать свои задачи и результаты, ведь это позволяет сделать выводы относительно своей эффективности.

Регулярное заполнение и анализ списков дел привели к росту эффективности и осознанности. Инструмент заставляет задуматься: достаточно ли значима эта задача, чтобы попасть в список дел? А уж если занесена, то и самому хочется выполнить ее в установленный срок.

Из своего опыта могу сказать, что систематически работать с подобными списками дел офисным сотрудникам обычно не нравится. Даже в том случае, если сотрудник сам ведет список дел или задач на день, ежедневная проверка этого списка руководством воспринимается как наказание или недоверие. Однако в качестве «расплаты» за возможность работать из дома или другого удобного места и в удобном графике заполнение «ToDo-листа» было воспринято вполне нормально, и постепенно этот инструмент стала использовать вся компания.

С компанией 4doc.ru, которая специализируется на разработке и поддержке систем электронного документооборота, мы уже знакомились в первой главе.

Для работы распределенных команд здесь используют Telegram и Skype. Две отдельные программы нужны, так как в Telegram не очень удобная видеосвязь, а Skype, в свою очередь, начинает работать очень медленно, если завести в нем большое количество текстовых чатов. В Telegram осуществляется вся текущая переписка, пересылаются скриншоты. Если же необходимо поговорить, показать экран, обсудить что-то, команда собирается в Skype.

Постановка и учет задач, которые ставят программистам менеджеры проектов, осуществляются в специально разработанной собственной системе на платформе TESSA. Для удобства в дополнение к ней запустили Telegram-бот, помогающий оперативно ставить задачи, давать поручения, согласовывать и пересылать документы. Поскольку Telegram является основным мессенджером компании, делать все это можно прямо в ходе общения, включая в текст специальные команды.

Одна из популярных программ для учета задач, которые позволяют управлять потоком задач без серьезного программирования, — Trello. Ее востребованность обусловлена простотой, удобством и наличием русского интерфейса. Большинство функций бесплатны.

Доска задач находится в облаке, и можно сделать ее доступной для всех сотрудников. В карточку по каждой задаче стоит включить контрольный список, прикрепить файлы, записать комментарии, назначить сроки и ответственных. В дальнейшем о выполнении задач сотрудник сможет информировать, просто перемещая карточку в столбец «Сделано» или отмечая галочками выполненные действия.

Популярным ресурсом для ИТ-компаний является Jira, где функционал гораздо шире. А в уже знакомой нам компании «Корада Консалтинг» тоже пользуются собственной разработкой на платформе 1С. Менеджер проекта разбивает проект на этапы, задачи и подзадачи. Для каждой задачи он формулирует конечный результат и присваивает исполнителя. Программист, заходя в свой интерфейс, видит, какие задачи ему назначены, и может начинать работать. Внутри задачи ведется журнал действий, который учитывает, кто и что уже делал, сколько потратил времени. В случае передачи задачи от одного специалиста к другому можно легко ознакомиться с историей уже выполненных работ, понять, были ли какие-либо проблемы. При наличии такой системы нет необходимости в дальнейшем детальном контроле разработчика: все его действия легко увидеть в данной системе.

Ключевой смысл этих понятий в том, что сотрудник относится к работе как к собственному делу, проявляет инициативу и самостоятельность, способен выйти за рамки должностных обязанностей при взаимодействии с коллегами, руководством или клиентами. Подробнее о развитии вовлеченности мы поговорим в отдельной главе, пока же для нас важно, что сотрудник должен считать поставленную задачу своей, а не навязанной сверху. У него должно быть внутреннее согласие, что задачу нужно выполнить, причем именно таким способом, как договорились с руководителем. Иначе в силу удаленности он всегда найдет возможность сделать что-то по-своему, позднее или найдет причину не делать совсем.