Юрий Шароватов - Дистанционный менеджмент [Как управлять сотрудниками на удалёнке]

В описанном выше примере мы видим, что, поскольку текущий контроль над удаленным сотрудником сильно ограничен, возрастает роль таких факторов, как правильное понимание задачи, нахождение в общем информационном поле, сопричастность и вовлеченность сотрудника. Также важно, что для работы в дистанционном формате необходима специальная технология, позволяющая отслеживать поставленные задачи и их исполнение. Рассмотрим эти факторы подробнее.

При дистанционном менеджменте критически важно, чтобы руководитель подробно объяснил и задокументировал задачу, а сотрудник ее правильно понял. На уточнение деталей в удаленном формате взаимодействия может уйти существенно больше времени, чем при совместной работе в офисе. Поэтому при постановке задачи важно дать сотруднику возможность ее осмыслить и обсудить с ним порядок работы. После этого необходимо проверить, все ли он правильно понял.

Часто это происходит следующим образом:

М е н е д ж е р: «Тебе все понятно?»

С о т р у д н и к: «Да».

И стороны расходятся, ничего не прояснив. Сотруднику, как правило, не хочется задавать много уточняющих вопросов, а менеджеру, в свою очередь, не всегда понятно, что конкретно тот понял и как трактует его указания или комментарии.

Перепроверять понимание нужно не потому, что мы не доверяем сотруднику, а для того, чтобы исключить возможные последствия, так как очередной сеанс связи может быть ближе к концу проекта, когда уже нет времени на исправление.

Другой тип вопроса — «Повтори, что ты понял» — лучше приближает менеджера к цели, однако является слишком грубым и может обидеть сотрудника.

Примеры хороших вопросов:

• «Расскажи, с чего ты начнешь?»

• «Какие будут этапы в работе?»

• «Какие ты видишь риски?»

Использование этих вопросов позволит прояснить понимание сотрудника без ненужного давления.

В примере выше Мария созванивается с дизайнером для прояснения задачи, по которой уже прислано подробное описание. Это позволяет как раз проверить понимание, а иногда и добавить к задаче важные детали. В случае с техническими задачами этот фактор не так критичен, но часто тоже важен.

В зависимости от уровня развития сотрудника способ постановки задач будет разным. Если задача для сотрудника совсем новая, то менеджеру следует детально его проинструктировать: что и в какой последовательности следует выполнить, в какие сроки и как отчитаться, что необходимо учесть.

Работая с более опытным сотрудником, менеджер может объяснить ключевые моменты, а детали предложить определить самостоятельно. Но и в этом случае нужно донести главную цель и наиболее важные пункты для ее достижения. В дальнейшем может не быть возможности подробно обсуждать ход работы, поэтому нужно сразу определить критические точки и исключить разночтения.

Наконец, бывают ситуации, когда сотрудник является большим экспертом, чем менеджер. Тогда можно попросить сотрудника самостоятельно составить план работы и согласовать его у руководителя, а также у коллег, которые могут иметь к этой работе отношение.

У распределенной команды должен быть общий план действий, отвечающий следующим требованиям:

Выработан с вовлечением всех сотрудников.

Достаточно подробный, не допускающий двоякого толкования.

Доступен всем участникам команды на постоянной основе.

Для обеспечения последнего пункта потребуется какая-либо программа: это может быть Trello, Jira, Asana или любая другая, подойдет даже простая таблица, размещенная на сетевом диске. Очень важная особенность всех указанных выше решений: всем участникам всегда доступна актуальная информация о выполнении плана. Каждый сотрудник вносит свои данные и отмечает продвижение к целям. Менеджеру, в свою очередь, это позволит не только не потерять важные задачи, но и без лишней отчетности видеть, кто чем занимается.

Причем запись в системе гораздо лучше записи на листе бумаги и даже записи в файле на жестком диске: она никуда не исчезает, план работы и невыполненные задачи находятся на виду и доступны всей команде.

Давайте вернемся к практическим примерам. В конце 2018 года, после первых двух лет работы проекта BeeFREE, в «ВымпелКоме» запустили несколько важных дополнений к проекту, сделав акцент на самоорганизации и планировании. В компании появился инструмент «ToDo-лист» — планировщик задач, позволяющий поместить сотрудника и руководителя в единое информационное поле, ведь тут обе стороны могут увидеть и достижения, и занятость. Некоторое время ушло на привыкание к новому инструменту; сначала казалось, что это дополнительная форма отчетности, ведь ответственным за поддержание актуальности является, конечно же, сотрудник.