Елена Мазилкина - Как подготовиться к переговорам, или всегда ли побеждает сильнейший?

– слайды, эффективны если не могут быть поняты до тех пор, пока их не прокомментируют. На слайдах лучше избегать лишних слов и ограничиться изображениями, но если применение слов необходимо, то слов должно быть мало, они должны быть видны свеем присутствующим, располагаться строго по горизонтали, а не под различными углами, не демонстрироваться перевернутыми («вверх ногами»). Могут использоваться для фокусирования внимания аудитории на каком-либо важном аспекте презентации;

– белые доски;

– сборные визуальные средства – магнитные или булавочные доски, на которых можно создавать изображения, добавляя по ходу действия различные детали;

– видеоролики – сами по себе являются вариантом презентации;

– отдельные предметы, способные быть интересными для аудитории и которые превращают идею в конкретный физический объект и облегчают запоминание материала аудиторией;

– действующие модели, демонстрация которых может служить кульминацией презентации;

– графики могут использоваться для демонстрации тех или иных тенденций и связей между переменными;

– диаграммы используются для визуализации числовых данных;

– схемы удобны для визуализации связей, процессов и процедур.

Эффект демонстрации будет положительным если:

– не загораживать предметы во время демонстрации;

– не оставлять их на виду после того, как закончена работа сними;

– не отворачиваться от аудитории чаще, чем необходимо;

– не демонстрировать ничего без пояснений;

– не читать по слайду;

– избегать слов-паразитов («э-э», «значит»);

– выставлять слайды в проектор под нужным углом;

– убедиться, что предметы хорошо видны аудитории.

Демонстрационные пособия при этом должны быть чистыми, ясными, простыми в использовании, удобными, уместными, понятными.

Количество демонстрационных материалов должно соответствовать принципу разумной необходимости. Следует заранее продумать оптимальный объем демонстрационных материалов. Быстрое мелькание которых приведет скорее к отрицательному результату, чем к положительному. В любом случае продолжительность демонстрации наглядных материалов должна быть в два раза меньше продолжительности презентации.

Если вы чувствуете, что партнер менее профессионален, чем вы, постарайтесь правильно распорядится своим превосходством и не ставьте партнера в безвыходное положение. Если вы почувствуете, что партнер более профессионален будьте очень внимательны. Если на первый взгляд партнер выглядит малокомпетентным, но в нужных моментах демонстрирует признаки высокой квалификации – будьте осторожны. Возможно такая тактика была принята для введения вас в заблуждение. Старайтесь добиваться согласия поэтапно. От малозначащих для оппонента деталей шаг за шагом переходите к крупным вопросам.

В итоговом документе обычно фиксируют следующее:

– достигнутое решение;

– ответственных лиц с обеих сторон и их полномочия;

– сроки исполнения;

– методы взаимного контроля.

Функция пропаганды позволяет одной из сторон показать себя в выгодном свете в глазах общественности. В данном случае не обойтись без участия специалиста по связям с общественностью. Именно он, как никто другой, может организовать взаимодействие с представителями средств массовой информации (СМИ), поскольку они в большей степени способствуют формированию положительного образа организации в глазах общественности. Отношения со средствами массовой информации – это и искусство, и наука. Необходимо уметь заранее проинформировать представителей местных и общенациональных СМИ, и решить какую информацию вы можете им предоставить. При работе с прессой необходимо, прежде всего, составить детальный список СМИ. Здесь должны учитываться ежедневные и еженедельные газеты, журналы, теле– и радиостанции, корреспонденты центральных СМИ, информационных агентств, если есть – иностранные корреспонденты. Составляя список рассылки материалов для прессы, необходимо узнать о каждом издании: профиль аудитории (жизненный стиль, социальный статус, возраст, пол, политические интересы); регион распространения, частота публикаций (ежедневно, два раза в неделю, еженедельно, раз в две недели, раз в месяц, раз в квартал, раз в год), редакционный срок (последний срок или время дня для поставки материала в следующий выпуск, что зависит от частоты выпуска и процесса печати), методы распространения (розничная продажа, подписка (с почтовой рассылкой), бесплатная газета (распространяемая от двери к двери), контролируемое распространение (бесплатно высылаемая, по выбору и по запросу), редакционная политика (тип материалов, публикуемых в издании). Списки необходимо всегда иметь под рукой и регулярно обновлять и вносить исправления.