Елена Мазилкина - Как подготовиться к переговорам, или всегда ли побеждает сильнейший?

ФУНКЦИИ ПЕРЕГОВОРОВ И ИХ ОСОБЕННОСТИ

Организационная подготовка предполагает определение места и времени встречи, формирование делегации и назначение ее главы.

Переговоры начинаются с того момента, как одна из сторон внесет предложение об обсуждении интересующей стороны проблемы, а вторая его примет. После чего наступает подготовка переговоров. Именно на этапе подготовки закладывается успех переговоров. Строгим выполнением дипломатического протокола и этикета обеспечивается нормальный психологический климат встречи.

Процесс подготовки начинается с формирования группы участников, определения ее количественного и качественного состава. Типичная ошибка российской стороны – слишком большой состав участников. На переговорах обе стороны должны быть представлены примерно одинаковым составом участников. Место и время встречи определяют по взаимной договоренности. Предмет встречи оговаривается заранее, чтобы гости могли подготовиться. Готовясь к официальным деловым встречам, необходимо определить круг вопросов для обсуждения, изучить имеющиеся вопросы, материалы, документы, проанализировать позиции сторон, спрогнозировать возможный ход беседы, несовпадение точек зрения, предполагаемые аргументы, продумать свои контраргументы.

Заранее следует обсудить место ведения переговоров, определить состав делегации и выбрать руководителя. Все должны работать как команда для достижения общей цели. При выборе кандидатов следует руководствоваться не количественными, а качественными характеристиками кандидатов. Вопрос о месте проведения переговоров имеет под собой тонкую психологическую основу. Ведение переговоров на своем предприятии может иметь как преимуществ, а так и недостатки. Среди преимуществ можно выделить следующие:

– вы можете контролировать ситуацию и обладаете правом выбора помещения для переговоров;

– сфера влияния на противоположную сторону может быть расширена за счет выбора для нее гостиницы;

– вы будете чувствовать себя комфортно – ведь дома и стены помогают;

– хозяева обычно на переговорах говорят больше и в итоге добиваются для себя лучших результатов;

– при проведении встречи следуют тем правилам протокола и вежливости, которые приняты в стране пребывания.

Однако существует ряд моментов, осложняющих процесс переговоров для принимающей стороны:

– вы не сможете отложить решение, сославшись на отсутствие информации под рукой;

– если партнеры приехали из далека, у вас может возникнуть ощущение некоего обязательства перед ними;

– вас могут отвлекать различные организационные моменты.

Сроки проведения переговоров в основном зависят от двух обстоятельств:

– когда вам нужно данное соглашение;

– когда вы будете готовы к переговорам.

Многие организации избегают крупных встреч под конец года, когда сотрудники заняты подготовкой годового отчета. Иногда по этим же причинам деловые встречи не планируются на конец месяца или конец квартала. Начинать переговоры лучше с утра, потому что к концу дня и вы, и ваши партнеры будут уставшими. Кроме того, начало встречи в первой половине дня дает вам возможность вместе пообедать и в неформальной обстановке обсудить итоги переговоров или преодолеть сложности, если таковые возникли. Если же переговоры проходят в течение двух и более дней, то они могут начаться и после обеда в первый день. В этом случае на вечер можно запланировать ужин с партнерами, который поможет закрепить знакомство. Если ваши партнеры приезжают из другого города или из другой страны следует предусмотреть для них культурную программу. В процессе переговоров можно выделить три стадии: подготовка к переговорам, ведение переговоров, анализ результатов переговоров и выполнение достигнутых договоренностей. Ведение переговоров в некоторой степени управленческая деятельность, а всякая управленческая деятельность предполагает постановку цели. При этом нельзя ограничиваться поверхностными размышлениями и надеяться на память. Всю необходимую информацию лучше записывать.