Елена Мазилкина - Как подготовиться к переговорам, или всегда ли побеждает сильнейший?

Для эффекта коммуникации большое значение имеет умение слушать: навыки принимать сообщения, четко выделяя содержащиеся в них факты и ощущения, правильно интерпретировать их значения. Только тогда получатель имеет возможность дать адекватный ответ исходному отправителю, т.е. создать обратную связь и замкнуть коммуникативный круг. Умение слушать требует от человека внимания, энергии и опыта.

Коммуникации имеют сложную структуру и включают несколько типов:

– внешние коммуникации – обмен информацией с партерами, консультативными и правительственными организациями;

– внутренние коммуникации – обмен информацией между членами делегации, являющимися представителями одной организации;

– вертикальные коммуникации – обмен информацией между руководителем и подчиненными (они могут осуществляться как по нисходящей – от руководителя к подчиненным, так и по восходящей – от подчиненных к руководителю);

– горизонтальные коммуникации – обмен информацией между сотрудниками одного ранга;

– неформальные коммуникации – это слухи, передаваемые «из уст в уста» и имеющие большую скорость передачи информации.

Если рассматривать передачу информации в рамках одной делегации, то эффективность передачи будет определяться количеством каналов связи.

Рис. 1. Последовательная коммуникация

Рис. 2. Веерная коммуникация

Рис. 3. Круговая коммуникация.

Наиболее оптимальным вариантом является веерная коммуникация, предусматривающая контакт руководителя со всеми членами делегации, его ведущую роль и постоянный контроль с его стороны за передачей информации во избежании ее искажения.

Налаживанию процесса обмена информацией способствует обмен визитных карточек. Во-первых, они позволяют обращаться к партнерам по имени и отчеству, поскольку не всегда можно с первой минуты знакомства запомнить всех членов делегации партнера. Во-вторых, визитные карточки содержат информацию о статусе и должности каждого члена делегации и контактную информацию, позволяющую поддерживать связь и после проведения переговоров.

Обмен визитными карточками – часто является частью ритуала приветствия в деловом мире. Она должна содержать основную информацию: имя, название компании, почтовый адрес и адрес электронной почты, номера телефона и факса, а также адрес сайта в Интернете. В большинстве случаев в бизнесе лучше избегать типографских излишеств, кроме эмблемы компании.

Четких правил в отношении размеров визитных карточек нет, но обычно размеры визитной карточки составляют 60 х 100 мм. У женщин визитные карточки могут выдерживаться в размерах 50 х 90 мм. Изготавливается визитная карточки из белого или цветного плотного картона или пластика. Визитные карточки должны по размеру подходить специальному альбому для их хранения, поэтому следует подумать о том, чтобы ваша карточка имела стандартный размер – тогда ее не придется подгибать или подрезать.

Стоимость карточки не всегда отражает признаки хорошего тона и высокой культуры ее владельца. Стремление удивить роскошью может дать не столько положительный сколько отрицательный эффект. Текст может быть выполнен как на одном так и на двух языках. Размеры шрифта не регламентируются и зависят от вкусов и предпочтений владельцев. Обычно фамилия, имя и отчество владельца оформляются более крупным шрифтом. Шрифт должен быть легко читаем. Сложные готические или декоративные шрифты лучше не использовать. Будьте осторожны с использованием курсивного начертания шрифтов, особенно если у вас редкая или труднопроизносимая фамилия. Никаких рамок и завитушек на визитной карточке быть не должно. Желательно, чтобы поверхность карточки была матовая, а не глянцевая. В цветовом решении лучше придерживаться двух-трех цветов. Цветные и необычные карточки допустимы для представителей творческих профессий.

Наиболее часто встречаются следующие варианты расположения отдельных графических и словесных элементов визитных карточек. Графические символы (товарный знак) располагаются в левом верхнем углу или в центре. Верхнюю часть, справа от графического символа или над ним занимает название предприятия. В центральной части размещаются фамилия, имя, отчество, степени, звания. В нижней части – реквизиты (полный адрес, код города, телефоны, факс). Если центральная часть оказывается перегруженной, то информация разбивается на два блока. В левом нижнем углу адрес, а в правом нижнем углу телефон, факс и т.д.