Кейт Кинан - Проведение переговоров

Владение информацией о потребностях другой стороны даст вам возможность предвосхитить их вопросы и понять причины, которыми они руководствуются, выдвигая те или иные требования.

Первый опыт общения предоставляет вам прекрасный шанс получить больше информации о людях, с которыми вы планируете сотрудничать, равно как и им позволяет больше узнать о вас. Возможность организовать «переговоры о переговорах» и встретиться с другой стороной в неформальной обстановке позволит избежать разного рода домыслов, догадок и добывания информации окольными путями.

Благодаря проведению предварительной встречи вы получите ответы на многие вопросы и дадите отличный старт развитию деловых отношений. Чем больше люди узна ю т друг о друге, тем выше вероятность, что они будут ценить точку зрения собеседника. Например, если проведение переговоров – в ваших интересах, то, предварительно пообщавшись с другой стороной с глазу на глаз либо по телефону, вы будете чувствовать себя уверенно во время фактических переговоров.

Конечно, не всегда можно организовать личную встречу, но в любом случае обменяться первичной информацией – письменно или по телефону – необходимо. Если же вам не удается встретиться с представителями другой стороны, нужно подготовиться к тому, чтобы произвести благоприятное первое впечатление. Тщательно подготовившись к встрече, аккуратно и точно составив документы, вы сможете избежать любых недоразумений, продемонстрируете ваш профессиональный уровень и высокие стандарты ведения дел.

Пользуясь документом с перечнем вопросов повестки дня, вы сможете не отступать от темы и не перебегать от одного пункта к другому во время телефонного разговора, что станет свидетельством четкого видения вашей цели и высоких профессиональных знаний о предмете обсуждения.

Обоснованность ваших требований относительно предмета обсуждения подтвердится в ходе работы над разработкой целей и планируемых результатов. Попытки предугадать цели и поведение другой стороны также имеют свои преимущества, поскольку позволяют увидеть ситуацию под другим углом зрения. Установление предварительного контакта дает представление о расстановке сил в противоположном лагере.

При подготовке к реализации какого-либо проекта непременно потрудитесь дать ответы на следующие крайне важные вопросы.

• Каковы желательные результаты соглашения?

• Каких целей предположительно планирует достичь другая сторона?

• Какие решения могут быть приемлемы для обеих сторон?

Фактически, поиск и нахождение единственно верных ответов на эти вопросы и является главной задачей переговоров.

Вы убедитесь в своей готовности к переговорам, если ответите на нижеприведенные вопросы.

▲ Уверены ли вы в своей конечной цели?

▲ Составлены ли основные требования и способы их выполнения?

▲ Установлен ли допустимый минимум, которого необходимо достичь в ходе переговоров?

▲ Выделены ли пункты, по которым можно согласиться на равноценный обмен?

▲ Определены ли альтернативные варианты?

▲ Составлен ли прогноз потребностей другой стороны?

▲ Проанализированы ли возможные уступки, на которые готова пойти противная сторона?

▲ Наведены ли мосты с другой стороной до начала переговоров?

▲ Согласны ли вы, что тщательная подготовка помогает достичь намеченных целей?

•четко определить конечные цели и обозначить способы и пути их достижения;

•установить минимум из тех целей, которых вы планируете достичь, и определить альтернативные варианты развития переговоров;

•определить пункты, по которым в случае необходимости можно согласиться на уступки;

•проанализировать потребности и предположительные цели другой стороны;

•постараться выделить пункты, по которым противная сторона может пойти на уступки.

Следующий этап после выполнения подготовительных мероприятий с вашей стороны и обмена первичной информацией – собственно переговоры.

Способ проведения встречи может иметь решающее значение на исход переговоров – каким бы он ни был. Первое впечатление производит продолжительный эффект. Поэтому необходимо удостовериться, что сложилась атмосфера, подходящая для открытого обмена информацией и можно без опасений выражать собственную точку зрения относительно ваших критериев успешного завершения переговоров.