Кейт Кинан - Проведение собраний и совещаний

• разработайте план, который поможет выполнить все задания в срок;

• действуйте, а не надейтесь, что вас освободят от возложенного задания.

Приступив к выполнению заданий сразу же после заседания, вы добьетесь успеха. Если каждый внесет свою лепту, то результат совещания превзойдет все ожидания.

Ваше отношение к проведению собрания или совещания играет немаловажную роль в успехе этого мероприятия. Результаты встречи будут незначительными, если не выполнить принятых решений. Тщательная подготовка к встрече гарантирует, что вы не зря потратите время и силы. Чем больше вы ожидаете от встречи, тем продуктивнее она будет.

Прикладывая усилия для достижения результатов во время проведения встречи, вы подаете отличный пример другим. В награду вас ждет успех. И, конечно же, вы никогда не услышите, что заседание под вашим руководством было пустой тратой времени.

Подумайте о вашем отношении к деловым совещаниям и дайте ответы на следующие вопросы.

▲ Ожидаете ли вы каких-то результатов от собрания?

▲ Можете ли вы вдохновить других людей позитивным отношением к совещанию?

▲ Верите ли вы в целесообразность проведения совещаний?

▲ Проводя совещание, всегда ли вы уверены в том, что делаете это на соответствующем уровне?

▲ Контролируете ли вы процесс проведения совещания?

▲ Отклоняетесь ли вы от правил проведения совещания, если это необходимо?

▲ Выполняете ли вы свое задание после совещания?

•возлагать большие надежды на заседание;

•позитивно относиться к совещанию;

•считать каждое заседание, которое вы проводите, очень важным;

•верить, в то, что вы сможете эффективно провести собрание;

•с самого начала контролировать процесс проведения собрания;

•уметь влиять на людей;

•надеяться на хорошие результаты;

•перечитать протокол и приступить к выполнению заданий сразу же после совещания.

Если вам кажется, что заседание прошло не так успешно, как хотелось бы, подумайте, – возможно, вы что-то упустили.

Если во время заседания люди ведут себя неадекватно, возможно, вы уделили очень мало времени процессу развития сотрудничества в коллективе, необходимого для продуктивной работы. Или вы не подумали о влиянии группы на индивидуума и не осознали, что под давлением группы человек может вести себя не свойственным ему образом.

Если собрание началось не вовремя, не продуманы вопросы для обсуждения, отсутствует человек, который должен вести протокол, не подан кофе – это указывает на отсутствие организации и способствует появлению множества проблем. Если перед собранием участников не ознакомили с повесткой дня, значит, у них не было возможности подготовиться и результаты собрания будут весьма незначительны.

Совещание затягивается, окончательные решения не приняты, никто из присутствующих не понял, как все пришли к тому или иному решению и принято ли оно вообще… Подобная ситуация – результат отсутствия контроля над собранием со стороны ведущего. Возможно, вы не контролировали обсуждение, и оно отклонилось от повестки дня; или же не удостоверились в том, что все согласны с принятыми решениями; а может быть, у вас не осталось времени подвести итог совещания.

Если сразу же после собрания не составить протокол, то самые важные факты будут упущены и в протоколе не будет зафиксирована вся необходимая информация.

Если рассматривать проведение совещания как простую формальность и не надеяться на положительный результат, то по окончании собрания вы будете разочарованы. Необходимо знать, что отношение к совещанию прямо влияет на успех его проведения.

Совещания – неотъемлемая часть современной жизни. Чтобы совещание прошло успешно, уделите внимание его подготовке.

Преимущества хорошо подготовленного собрания.

• Участники хорошо проинформированы.

• У всех есть возможность высказаться.

• Люди изучают и оценивают мнение других.

• Достигнут консенсус.