Кейт Кинан: Эффективное управление

• Планирование– это определение целей, прогнозирование и составление графиков с целью выполнить необходимые действия в необходимом порядке.

• Организацияпредполагает определение того, что нужно сделать, и назначение ответственных, а также координацию их усилий.

• Руководство– это инструктаж, мотивация и дача указаний.

• Контроль– это наблюдение за делами для уверенности, что все идет по плану.

Управление представляет собой непрерывный процесс; все его составляющие тесно связаны между собой, каждая функция зависит от успешности выполнения других. Все вместе они образуют виток спирали, в которой все постоянно повторяется.

Если вы хотите стать хорошим менеджером, нужно научиться использовать эти функции для достижения своих целей – даже для перехода через болото.

Чтобы стать хорошим руководителем, вы должны научиться планировать. Для этого, прежде всего, требуется четко представлять конечную цель. Без стратегического видения вам будет тяжело составить точный план необходимых действий. Намечая пути выполнения плана, вы должны помнить о четырех вещах:

• где вы сейчас находитесь;

• где вы хотите быть;

• как вы туда попадете;

• как вы узнаете, что вы уже там.

Это даст вам возможность планировать свою работу и продвигаться в нужном направлении. Правильное понимание приоритетов позволяет определить, что и в каком порядке должно быть сделано.

При планировании нужно уметь:

• анализировать текущую ситуацию;

• предвидеть, каков будет результат;

• просчитывать способы достижения цели;

• оценивать, насколько вам удалось продвинуться, и приспосабливаться к изменяющейся ситуации.

Таким образом, взвесив все за и против и приняв решение, например, осушить болото, вы увидите мысленным взором на его месте парк отдыха, запланируете наилучший образ действий и разработаете метод контроля над тем, как вы продвигаетесь в нужном направлении.

Чтобы эффективно воплотить ваш план в жизнь нужно умело организовать свою работу. Это значит – определить круг обязанностей и подобрать ресурсы (как человеческие, так и материальные), необходимые для правильного выполнения нужных заданий.

Организация предполагает тщательное обдумывание и решение таких вопросов:

• какие конкретно действия должны быть выполнены;

• какие материалы требуются на каждом участке;

• кто будет выполнять эти действия.

Для правильной организации работы также нужно уметь:

• мыслить логически;

• распределять ресурсы;

• принимать разумные решения.

Например, чтобы организовать осушение болота нужно откачать воду, выловить всех обитателей и очистить дно от остатков растений. Для этого вам потребуется составить список необходимых инструментов, заказать насосы, веревки, сети, топоры и лопаты. Также вам следует нанять бригаду крепких и смелых работников, которые бы работали сверхурочно, и обеспечить им надлежащее вознаграждение.

Для направления какого-либо дела в нужное русло необходимо проводить инструктаж. Людей следует направлять, для того чтобы их действия были эффективными. Поэтому важно убедиться в том, что все участники знают:

• общие цели;

• конкретные задания, которые им придется выполнять;

• выдвигаемые к ним требования.

Знание целей выполнения задания позволяет людям работать более эффективно в соответствии с установленными нормами.

Знание конечной цели позволит им направить инициативу в более конструктивное русло.

Чтобы эффективно руководить, нужно чтобы ваше умение общаться с людьми было так же развито, как и аналитические способности, необходимые для планирования и организации работы. Вы можете без конца заниматься планированием и организацией, но если хоть в чем-то проявите некомпетентность, то добьетесь немногого и вскоре придется все делать самому.

Чтобы руководить другими, нужно уметь:

• вести людей в правильном направлении;

• сообщать им о том, что должно быть сделано;

• настраивать работников на качественную работу.

К примеру, чтобы руководить осушкой болота, нужно стоять на его берегу в кепке с надписью «Boss», держать в руке мегафон и давать четкие и лаконичные указания, что и как делать. А еще время от времени вы должны выкрикивать подбадривающие фразы, чтобы вдохновлять всех на продолжение работы, особенно когда вы заметите, что мусора становится больше, чем работников.