Юрий Лукаш - Контроль персонала как составляющая безопасности и развития бизнеса

Если из-за нулевых остатков по кассе нет возможности выдать деньги в подотчет задним числом, надо составить приказ, в котором расписаны правила наличных расчетов с работниками, свойственные только данной организации и в них указать, что в исключительных случаях допускается использование работником личных денег, которые будут компенсированы после составления авансового отчета и предоставления объяснения. Об этом же не лишним будет упомянуть и в учетной политике организации.

Кроме вышеизложенного в рамках рассматриваемого круга вопросов истины ради отметим, что согласно НК России одним из условий вычета НДС является оплата товаров (работ, услуг), а за счет каких денег она будет произведена – собственных или заемных – при этом значения не имеет. Более того, положительные решения судей имеются и в тех случаях, когда «подотчётник» рассчитывался собственными деньгами – свое решение судьи обосновали тем, что, по сути, между фирмой и работником заключается договор займа, но по нему не соблюдена письменная форма, которая, кстати, в данном случае и не требуется согласно пункту 1 статьи 808 ГК РФ.

Учитывая изложенное, в случае необходимости можно оформить подотчетную сумму как заем организации у своего работника. Причем договор лучше составить в письменном виде. Причем, оформить заем можно как до, так и после покупки. Если заем оформлен до покупки, налоговые чиновники смогут убедиться в том, что работник потратил не свои собственные деньги, а деньги организации по месту работы. Одолженное с момента заключения договора является собственностью заемщика (ст. 807 ГК РФ). В договоре также можно предусмотреть, что «подотчетник» (заимодавец) передает средства по договору не организации, а непосредственно поставщику товаров. Таким образом, он становится просто связующим звеном между фирмой-покупателем и фирмой-продавцом. Поэтому принять НДС к вычету можно в день покупки независимо от срока возврата займа. Если заем оформлен после покупки, то будет сложнее доказать, что это деньги организации, а не ее работника. В этом случае договор займа с работником должен быть заключен не позднее того дня, когда работник будет отчитываться перед своей организацией. При этом руководитель организации должен составить заявление с просьбой зачесть денежные средства, полученные от работника, в счет погашения задолженности по подотчетным суммам. Таким образом, получится, что фирма погасит долг перед сотрудником заемными средствами, предоставленными им же. Поэтому вернуть долг придется уже не за приобретенный товар, а за предоставленный заём. Право поставить НДС к зачету в этом случае очевидно.