Юрий Лукаш - Контроль персонала как составляющая безопасности и развития бизнеса

Вместе с этими документами или вместо них можно издать небольшую и удобную брошюрку, где изложить краткую информацию о компании, ее реквизиты. Не помешают здесь и фотографии руководителей. Разъясните, что нужно делать при приходе на работу и уходе с нее, где принято обедать, каков порядок заказа визиток и т. п.

В должностной инструкции должны присутствовать:

– наименование организации – в строгом соответствии с учредительными документами. Сокращенное наименование указывается ниже полного или сразу за ним, если оно закреплено в учредительных документах. Наименование филиалов, представительств (если должностная инструкция разрабатывалась там) указывают ниже наименования организации;

– наименование документа – печатается прописными буквами полужирным шрифтом без кавычек и разрядки (без пробелов между буквами). Заголовок к тексту должностной инструкции должен отвечать на вопрос «кого?», в связи с чем он указывается в родительном падеже;

– дата и номер документа;

– заголовок к тексту (наименование должности);

– гриф утверждения;

– подпись разработчика документа;

– виза согласования;

– отметка об ознакомлении работника с документом.

В должностной инструкции указывается, с какого числа она вступает в действие – т. е. указывается дата ее утверждения. Поэтому дата вписывается уже после утверждения документа и должна совпадать с той, которую руководитель поставит на грифе утверждения.

Дату утверждения можно оформлять тремя способами:

– цифровым способом в последовательности день, месяц, год;

– словесно-цифровым способом;

– международным стандартом: цифровым способом в обратной последовательности – год, месяц, число.

Словесно-цифровое написание даты сводит к минимуму возможность ее фальсификации.

Регистрационный номер должностной инструкции должен соответствовать номеру ее регистрации в специально для этого предназначенном журнале (книге учета). Кстати, должностные инструкции могут регистрироваться в журнале регистрации нормативно-распорядительных документов организации. Регистрационный номер, как и дата, проставляется на должностной инструкции уже после ее утверждения.

Гриф утверждения должностной инструкции может быть как прямым, так и косвенным. Прямой гриф утверждения означает, что документ утверждается непосредственно руководителем. Если должностная инструкция утверждается специальным распорядительным документом (приказом руководителя, протоколом общего собрания акционеров), то на ней проставляется косвенный гриф утверждения.

Все перечисленные выше реквизиты документа должны располагаться в верхней части должностной инструкции перед ее текстом, сразу после текста должна располагаться подпись разработчика, а за ней – визы согласования. Подпись разработчика и визы согласования ставятся на должностной инструкции до ее утверждения.

Должностную инструкцию подписывает ее разработчик – обычно руководитель структурного подразделения организации.

Должностная инструкция согласовывается с юридическим отделом (юрисконсультом) организации и руководителем кадровой службы.

После вступления должностной инструкции в действие с ней необходимо ознакомить работника и проставить отметку об ознакомлении. Работник может расписаться в самой должностной инструкции после всех подписей и виз. В таких случаях должностная инструкции оформляется в двух экземплярах – один хранится у работодателя, а другой у работника. Работник с должностной инструкцией может быть ознакомлен под подпись на отдельным листом, который становится неотъемлемой частью самой должностной инструкции. Такой способ применяется в тех случаях, когда должностная инструкция составляется в одном экземпляре, а для текущей работы с подлинника снимают копию и передают ее работнику. Недостатком способа когда работник подписывается не под самой должностной инструкцией, а на листе ознакомления является то обстоятельство, что в случае возникновения трудового спора работодателю необходимо будет доказывать, с какой именно инструкцией был ознакомлен работник. Поэтому, понятно, более предпочтителен способ подписи под самой должностной инструкцией, которая остается и у работодателя, и у работника.

Утвержденную должностной инструкцию вместе с листом ознакомления (если он есть) нумеруют, шнуруют и заверяют печатью. На обороте последнего листа должностной инструкции делают запись: «В должностной инструкции (должность) пронумеровано, прошнуровано и заверено печатью столько-то листов (количество листов прописью)». Руководитель организации или уполномоченное им лицо подписывает запись и ставит дату.