Юрий Лукаш - Контроль персонала как составляющая безопасности и развития бизнеса

Расчёт среднесписочной численности вновь созданными организациями и вновь зарегистрированными предпринимателями. Организации и предприниматели, которые зарегистрированы в текущем году, рассчитывают среднесписочную численность работников за месяц следующим образом: количество работников списочного состава за все дни работы организации в отчетном месяце делится на общее количество календарных дней в месяце.

Если организация работала неполный квартал, то среднесписочная численность работников за квартал определяется так: складывается среднесписочная численность работников за каждый месяц квартала, и полученная сумма делится на 3. Также определяется среднесписочная численность сотрудников за любой неполный период с начала года.

Средняя численность внештатных работников рассчитывается в том же порядке, что и средняя численность сотрудников, которые работают неполное время:

– рассчитывается общее количество человеко-дней, отработанных этими сотрудниками;

– затем общее количество отработанных человеко-дней делится на число рабочих дней по календарю в отчетном месяце.

Расчёт средней численности работников, с которыми заключен гражданско-правовой договор, производится так же, как и среднесписочная численность. Работники, с которыми заключен гражданско-правовой договор, в течение срока действия договора учитываются за каждый календарный день как целые единицы. Не нужно включать в расчет сотрудников, которые вошли в списочную численность, но с которыми помимо трудового договора заключен и гражданско-правовой договор.

Чтобы определить среднюю численность, нужно сложить три показателя:

– среднесписочную численность работников;

– среднюю численность внештатных совместителей;

– среднюю численность работников, выполнявших работы по договорам гражданско-правового характера.

Авансовые отчеты привлекают налоговых чиновников именно тем, что при их проверке у многих организаций обнаруживаются те или иные ошибки и упущения: то отсутствует чек, то НДС не выделен, то расходы являются непроизводственными. Учитывая эти обстоятельства, должным образом должна быть организована не только работа с подотчетными лицами, но и установлен соответствующий спрос и контроль за бухгалтером, поскольку только последние, по существу, и ответственны за имеющие место и выявленные налоговыми чиновниками нарушения – в основе всего лежит отсутствие с их стороны требовательности к подотчетным лицам, а порой и подмена служебных отношений приятельскими.

Распоряжением руководителя организации (приказом) должен быть установлен перечень работников, имеющих право получать в кассе организации наличные деньги под отчет. Целесообразно в качестве приложения к такому распорядительному документу оформить порядок составления авансовых отчетов и их представления в бухгалтерию. В распоряжении должны быть изложены основные условия выдачи денег под отчет, в частности, о том, что деньги выдаются в подотчет только после сдачи авансового отчета за предыдущие суммы. Кроме того, в этом же документе должен быть зафиксирован запрет передачи работниками друг другу полученных в подотчет денежных сумм. В этих же целях очень полезно разработать, размножить и раздать работникам под роспись памятку с изложением в ней порядка получения подотчетных сумм, их расходования, составления авансового отчета с указанием прилагаемых к нему документов применительно к видам хозяйственных операций и обязательных реквизитов этих документов. Целесообразно при этом предусмотреть возможность составление авансовых отчетов на компьютере. Можно также заготовить бланки авансовых отчетов и раздать их работникам под расписку. При прочих равных условиях такими действиями можно добиться того, что работники вынуждены будут серьезно относиться к документам.

В памятке следует указать, что магазины розничной торговли выдают не только товарные чеки, но и обычные накладные и счета-фактуры. Одновременно следует непременно указать, что во избежание потерь для организации на налоговых вычетах по НДС, «подотчетник» должен иметь при себе обычную доверенность по форме № М-2. В этой же памятке должно быть записано, что поскольку применение товарных чеков приводит к излишней уплате организацией налогов, то бухгалтерия организации товарные чеки принимает как оправдательный документ лишь в исключительных случаях, которые должны быть подробно изложены в прилагаемой в авансовому отчету служебной записке. В этой связи в памятке в качестве обязательного должна содержать требование о том, что приобретение товаров подтверждается накладной и счётом-фактурой с выделенным в них НДС. В памятке должно быть конкретно указано, что обобщенные группы приобретенных товарно-материальных ценностей (канцтовары, хозтовары, запчасти и др.) должны быть в обязательном порядке расшифрованы, а если первичный документ (товарный чек или накладная) не содержит исчерпывающего перечня, то он должен быть составлен подотчетным лицом на отдельном листе и приложен к авансовому отчёту.