• Оно, как правило, комплектуется множеством типовых шаблонов отчетов.
Внедрение такого ПО может вызвать следующие организационные проблемы.
• На его приобретение и внедрение требуются затраты времени и средств.
• Обычно также требуется подготовка пользователей.
Какое бы ПО вы ни выбрали, успех зависит от эффективности планирования и управления процессом выполнения проекта. Работать над проектом будете вы, а компьютер может только помочь. Табл. 16.1 содержит список различных задач, которые можно решать с помощью компьютера.
Задачи |
Типы применяемого ПО |
Действия руководителя проекта |
Ведение документации проекта |
Текстовый редактор; ПО для управления проектами |
Обеспечить объективное измеримое представление целей и задач проекта. Обеспечить их утверждение основными лицами аудитории. |
Составить список аудитории проекта |
Текстовый редактор; ПО для управления проектами |
Определить аудиторию |
Создать список обязанностей в наглядном виде |
Текстовый редактор, табличный редактор, редактор бизнес-графики, ПО для управления проектами |
Ознакомить участников проекта и получить согласие каждого |
Разработать варианты возможных графиков работ |
ПО для управления проектами |
Убедиться, что: все работы учтены; продолжительность работ рассчитана правильно; учтены все логические связи работ. Дать обоснование расчетам продолжительности и учитываемой взаимозависимости работ. Получить одобрение графика распорядителями и соисполнителями |
Оформить варианты графиков работ |
Текстовый редактор, табличный редактор, редактор бизнес-графики, ПО для управления проектами |
Выбрать лучший |
Оформить списки необходимых работников и их трудозатрат |
Текстовый редактор, табличный редактор, редактор бизнес-графики, ПО для управления проектами |
Определиться с участниками проекта. Определить необходимые трудозатраты |
Оформить расписание занятости персонала на время проекта |
Табличный редактор, редактор бизнес-графики, ПО для управления проектами |
Распределить персонал по задачам. Выявить и устранить накладки |
Оформить распределение фондов и других нетрудовых ресурсов |
Табличный редактор, редактор бизнес-графики, ПО для управления проектами |
Определить бюджет. Ознакомить участников с бюджетом проекта |
Проведение учета выполненной работы и достигнутых промежуточных результатов |
Табличный редактор, ПО для управления проектами |
Разработать процедуры сбора отчетов о ходе выполнения графика (см. главу 10). Требовать своевременной сдачи отчетов |
Проведение учета отработанного времени |
Табличный редактор, ПО для управления проектами |
Присвоить табельные номера. Разработать процедуры учета отработанного времени и соответствующей отчетности. Обеспечить правильность учета. Обеспечить своевременность внесения данных об отработанном времени |
Учет финансовых обязательств и расходов |
Табличный редактор, базы данных, программа бухгалтерского учета, ПО для управления проектами |
Присвоить исполнителям табельные номера. Обеспечить правильное поступление средств на соответствующие счета. Обеспечить правильное и своевременное введение информации |
Подготовка отчетов о выполнении графика работ и расхода ресурсов |
Текстовый редактор, программа бухгалтерского учета, базы данных, ПО для управления проектами |
Определить формы и сроки подачи отчетов. Выбрать, кому их направлять. Если необходимо, дать разъяснения по отчетам. Убедиться, что их читают. При необходимости внести изменения |
Подготовка презентации хода работ и достигнутых результатов |
Текстовый редактор, табличный редактор, ПО для управления проектами |
Подобрать материал. Выбрать, кого пригласить или кому направить отчет |
Прежде чем сделать покупку, желательно подумать, как извлечь из него максимум пользы и избежать "подводных камней".
• Перед использованием ПО убедитесь, что у вас уже есть "твердая хватка" в планировании и руководстве проектами.
• Выясните, какое ПО есть в организации, какое находится в эксплуатации, а какое применялось раньше. Оцените их достоинства и недостатки.