Стэнли Портни - Управление проектами для чайников

Реакция последовала немедленно: специалиста выгнали, а его план выбросили. Теперь не было ни плана, ни пропавших трех месяцев, остался только рассерженный и разочарованный коллектив проекта! Вывод простой — никакое ПО само по себе успех не обеспечит.

Используя компьютер и соответствующее ПО, можно:

• записывать и находить сохраненную информацию;

• проводить анализ и обновление введенной информации;

• использовать полученную в результате обработки данных информацию для презентаций и отчетов.

Для автоматизации деятельности руководителя проектов существует два вида программного обеспечения.

• Однофункцнональное ПО особого назначения.Применяемые в работе программные пакеты для выполнения определенного круга задач в какой-либо сфере деятельности (иногда двух).

• Интегрированное ПО для управления проектами.Пакет связанных программ, обеспечивающий хотя бы минимальную полноту функций в сфере планирования и управления проектами.

В двух следующих подразделах обсуждаются присущие каждому из этих видов ПО достоинства и недостатки.

Приведем примеры такого ПО, которое можно использовать в своей работе.

• Текстовые редакторы(например, Microsoft Word). Ими можно пользоваться при составлении планов, ведении журналов, написании отчетов и писем.

• Редакторы бизнес-графики и презентаций(например, Microsoft PowerPoint). С их помощью готовятся печатные и экранные материалы для презентаций.

• Табличные редакторы(например, Microsoft Excel). Предназначены для хранения и обработки массивов данных умеренных объемов, составления графиков.

• Программы управления базами данных(например, Microsoft Access). Предназначены для хранения и обработки массивов информации значительных объемов, подготовки материалов для презентаций.

• Программы бухгалтерского учета(например, Microsoft QuickBooks). Используются для учета доходов и расходов, а также подготовки различных отчетов.

• Программы планирования задач и расписаний(например, Microsoft Outlook). Предназначены для составления календарного списка задач, хранения адресов и электронной корреспонденции.

Такие ПО предлагают и многие другие производители. Но, по моим наблюдениям, около 80 % организаций, с которыми приходилось сотрудничать, выбрали программные продукты компании Microsoft в качестве основных для своего делопроизводства. Полагаю, вы о них хотя бы слышали, поэтому я и привел их в качестве примера.

Хотя первоначально все они создавались для выполнения только своих основных задач, в последнее время наблюдается частичное включение в такое ПО функций смежных областей. Так, текстовые редакторы предоставляют ряд возможностей при работе с таблицами, бизнес-графикой и базами данных; табличные редакторы дополнительно оснащаются средствами подготовки бизнес-графики и редактирования текстов.

На этот счет существует множество мнений и взглядов. Возможно, найти ответ вам помогут два вопроса.

• Нужен ли вам компьютер вообще?Если в вашем проекте планируется не больше двух десятков работ, большинство из которых будут выполняться однократно, то разбираться с автоматизацией его планирования и управления, наверное, не стоит. Иное дело, если таких небольших проектов несколько или один, но не такой маленький; тут стоит задуматься.

• Есть ли необходимость в специализированном ПО для управления проектами?Если не предвидится интенсивная работа по корректировке планов и подготовке отчетности, вероятно, можно обойтись ПО общего применения.

Достоинства специализированных программных пакетов.

• Они весьма функциональны в своей сфере применения.

• Возможно, они у вас уже есть и можно обойтись без дополнительных затрат средств и времени.

• Возможно, вы с коллегами уже ими пользуетесь, что исключает затраты на освоение.

И недостатки.

• С их помощью можно решать только отдельные задачи, что может привести к пропуску важных шагов.Например, редактор бизнес-графики может составить диаграмму Гантта (см. главу 4) на основе введенных данных. Но вычисляете их вы с учетом взаимозависимости представленных работ, а в графическом редакторе такие функции не предусмотрены.