Стэнли Портни - Управление проектами для чайников

• Фактическую информацию излагайте прямо, чтобы уточнения не понадобились.Простой и понятный язык ваших сообщений вызовет у людей чувство доверия и желание обращаться к вам с любыми вопросами.

Использование электронной почты в ряде случаев непрактично.

• При интенсивном решении проблем или выработке новых идей.Используйте ее только для того, чтобы объявить о собрании, пригласить его участников, сообщить тему (темы) и ознакомить предварительно со справочными материалами.

• Для установления и поддержания доверительных отношений.Передавать свой опыт и наработки, обсуждать обязанности и достижения лучше лично, а электронную почту использовать разве что в качестве дополнения.

• Для передачи важных сообщений.Имеет смысл только как предварительное оповещение. Такие сообщения следует потом обсудить по телефону или на встрече, чтобы исключить недоразумения,

Вот советы.

• Будьте кратки.Пишите ясно и понятно, по возможности избегая технического жаргона и аббревиатур.

• Перечитывайте письма после написания и перед отправкой.Отношение к вам как личности и специалисту во многом зависит от того, что вы говорите и пишете. Поэтому найдите минутку, чтобы перечитать перед отправкой письмо, и старайтесь не допускать грамматических ошибок.

• Предусмотрите возможные недоразумения.Поставьте себя на место получателя сообщения. Что он может неправильно понять? Что нужно разъяснить? Иными словами, лучше один раз хорошо все продумать, чем потом слать туда-сюда дополнения и уточнения.

• Проверяйте получение.Настройте свою почтовую программу на уведомление о получении ваших сообщений. Если такой возможности нет, попросите получателя дать знать об этом по электронной почте или телефону.

• Архивируйте важные сообщения.Храните копии важных отправленных и полученных сообщений, чтобы в будущем можно было легко уточнить, что вы или вам сообщали (об аудитории проекта — подробно в главе 7).

В этой части…

Хорошо, если есть подробный, в несколько сот страниц, путеводитель по всем стадиям проекта. Но когда грянет гром, лучше иметь краткую, хотя бы на клочке бумаги, инструкцию, что и как делать.

В этой части я предлагаю ряд дельных советов и подсказок, как поступать в типичных затруднительных ситуациях.

В этой главе…

• Уточняем задачи проекта

• Описание намеченных результатов, графика работ, требуемых ресурсов

• Как поступать с неопределенностями

Ссамого начала вам, конечно, не терпится приступить к работе, учитывая сжатые сроки. Но для этого нужна твердая уверенность, что все спланировано верно. Полной гарантии не даст никто, а вот желающие нажать, чтобы вы немедленно начали работать на результат, найдутся.

Чтобы иметь больше уверенности в полноте, соответствии и результативности вашего плана, задайте себе следующие вопросы.

Как только вас назначили руководить проектом, составьте себе ясное и полное представление о причинах его возникновения.

• Какие обстоятельства обусловили потребность в нем?

• Кто первым подал идею?

• Кто еще ожидает выгоды от проекта?

• Что произойдет, если проекта не будет?

Без точного определения целей проекта сложно разработать оптимальный план, обеспечить полное понимание и отдачу участников, добиться высокой производительности (обсуждение обоснования проектного задания см. в главе 2).

Определите, кто и какую роль может сыграть для обеспечения успеха вашего проекта.

• Распорядители.Те, кто ожидают от проекта результата.

• Соисполнители.Те, кто будут что-то делать для проекта.

• Наблюдатели.Те, кто интересуются проектом.

Когда составите полный список всех возможных кандидатов, решите, кого и как привлекать к проекту (об этом подробно — в главе 7).

Дайте определение всему, что ожидаете получить в результате успешного выполнения проекта.