Джулия Моргенстерн - Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью

Фаина годами боялась груза накопившихся дел. И хотя сначала оценка времени, необходимого для выполнения всех этих дел, ошеломила Фаину, у этой истории был вполне счастливый конец. Процесс сортировки задач – это только первый этап процесса обработки задач. На втором этапе, в процессе “зачистки” расписания, мы сократили эти девять с половиной часов до трех!

У нее не было другого способа сократить бремя своих дел иначе, как только честно их рассмотреть. Она перестала отрицать реальность и начала уважать ее, – в этом была уже половина успеха. Впервые Фаина оказалась в положении, когда могла справиться со всеми накопившимися делами.

По окончании этапа сортировки задач вы уже знаете, что все задачи в вашем списке дел соответствуют выбранным вами видам деятельности и поддерживают ваши стратегические цели. Вы также знаете, к какой из областей деятельности они относятся в вашем плане распределения времени, и сколько времени вам потребуется для их выполнения.

Однако это вовсе не означает, что вы на самом деле обязаны выполнять все эти задачи. Вы проактивно подходите ко всем возможностям и обязанностям, которые создает на вашем пути жизнь, и всегда лицом к лицу сталкиваетесь с реальностью, в какой бы ситуации вы не оказались. Возможно, вы по-прежнему слишком много должны успеть сделать, но теперь вы занимаете более сильную позицию по отношению к вашим делам и планам и можете управлять ими. В этом и состоит следующий шаг – “Зачистка” расписания.

К этому моменту вы произвели сортировку задач по выбранным вами видам деятельности и оценили время, которое понадобится для их выполнения. Если вы похожи на большинство людей, вы, вероятно, обнаружили, что у вас по-прежнему остается слишком много дел – больше, чем вы могли бы выполнить. Ваш следующий шаг – снизить свою рабочую нагрузку и уровень напряжения, избавившись от определенных задач путем “зачистки” вашего расписания. В конце концов, точно также как в шкаф или в кладовку вы сможете поместить ограниченное количество вещей, в часы своего бодрствования вы сможете сделать ограниченное количество дел.

Ваш план распределения времени непременно укажет вам на тот факт, что если вы увеличите время, отведенное на выполнение задач в одной зоне деятельности, вам придется уменьшить его для других видов задач. Например, глядя на свой план распределения времени, вы увидели, что по субботам у вас запланировано три часа времени на дела по уборке дома. Но когда вы просуммировали все, что вам придется сделать по дому на этой неделе, вы выясняли, что это займет у вас не три часа, а четыре. Вы можете решить, что эти работы по дому стоят того, чтобы выделить на их выполнение лишний час, но это решение означает, что вам придется пожертвовать тем часом своего времени в течение дня, когда у вас была запланирована прогулка с ребенком.

Когда задач больше, чем времени, у вас есть три варианта действий:

1. Исключить некоторые задачи из вашего расписания, отказавшись от их выполнения.

2. Сократить некоторые задачи, чтобы ускорить их выполнение.

3. Делегировать выполнение некоторых задач другим людям.

Иногда вам придется удалять некоторые задачи из вашего расписания просто для того, чтобы сохранить свою жизнь в равновесии. Любой работающий родитель согласится, что он ухитряется работать сразу в нескольких местах – растить детей, делать карьеру, вести домашнее хозяйство, – и любое из этих занятий способно монополизировать все его свободное время. Если в жизни вы играете много ролей и имеете много обязанностей, у вас неизбежно будет намного больше потенциально необходимых дел в каждой категории вашей жизни, чем вы сможете сделать.

Решая, от каких задач отказаться, спросите себя, какие из них более важны для вас, какие варианты действий помогут вам достичь своих целей более эффективно и быстро. Затем спросите себя, есть ли среди рассматриваемых вами задач такие, которые помогут вам достичь нескольких целей сразу. Чем больше целей поможет вам достичь определенная задача, тем выше для вас ее ценность.

Предположим, по понедельникам вы освободили три часа времени, чтобы делать телефонные звонки потенциальным клиентам. Вы составили список тридцати возможных клиентов и знаете, что успеете провести переговоры в этот трехчасовой период только с двадцатью из них. В этом случае вы решаете оставить без внимания неподготовленных заранее клиентов и звонить только тем, кто ранее уже проявлял интерес к вашим предложениям и “созрел” для заключения сделки.