Джулия Моргенстерн - Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью

ВРЕМЯ НА ПОДГОТОВКУ.Вспомните о Бетти и ее измельчителе мусора. Его ремонт и в самом деле был делом пятнадцати минут, но поиск необходимых материалов – инструкции по эксплуатации и ремонту, винта нужного размера и отвертки – значительно увеличил время выполнения задачи. Рассчитывая время выполнения задачи, учтите время, необходимое для поиска или сбора материалов. Нужно ли вам подготовиться к выполнению проекта (например, сначала прочитать инструкцию)? Придется ли вам переодеваться (например, для работы на улице)?

ОБРАТНАЯ СВЯЗЬ И ВРЕМЯ НА ИСПРАВЛЕНИЕ.Наихудшее время для вычитки корректуры книги – это когда вы стоите перед кассой магазина, а за вами – очередь раздраженных людей. Давление мешает вам внимательно читать корректуру, но многие люди оказываются именно в таком положении, потому что не учитывают время для получения обратной связи и время на возможные исправления. Не понадобится ли вам проконсультироваться с другими людьми, прежде чем идти дальше? Сколько времени вам потребуется, чтобы повторно проверить факты, отредактировать текст и навести лоск? Нужно ли вам ждать прихода начальника, чтобы подписать корректуру, прежде чем отправить ее в печать? Зарезервируйте время для этих важных этапов работы и снимите с себя напряжение.

ВРЕМЯ НА РАЗМЫШЛЕНИЕ.Некоторые задачи требуют времени на обдумывание. Подобно писательнице Эмили, вам, возможно, надо собраться с мыслями, прежде чем начать, или такое время может понадобиться вам в процессе реализации проекта. Оставить то, что вы написали, и вернуться к этому днем позже может помочь вам свежим взглядом посмотреть на вещи. Трудные и ответственные решения (например, решения о крупных покупках), могут стать легче, если вы возьмете время на раздумье. Это время для размышлений вы должны учесть в своем расписании.

ВРЕМЯ НА ЗАВЕРШЕНИЕ ИЛИ СВОРАЧИВАНИЕ ДЕЛА.Представьте себя сидящим в середине комнаты в окружении сотен фотографий, которые вы вытащили, чтобы разложить и упорядочить их. Уже пришло время для других дел, а вам необходимо по меньшей мере еще полчаса, чтобы убрать их, не смешав кипы уже разобранных фотографий друг с другом. Проблема в том, что вы не учитывали время на завершение задачи, а оно особенно важно, когда вы приступаете к большому проекту, который нельзя закончить в один присест. Даже если завершение задачи требует нескольких минут, отведя для него время, вы в значительной степени снимите с себя напряжение.

ВРЕМЯ НА ОТДЫХ.Часто люди столь страстно желают закончить дело, что заставляют себя работать несколько часов подряд без перерыва. Но оставаться в одном положении или концентрироваться на одном деле в течение длительного времени – изнурительно, и в долгосрочной перспективе может значительно снизиться продуктивность вашей работы. Очень важно регулярно делать перерывы, чтобы прогуляться, размяться и отдохнуть. Учтите в вашем расписании время для этого, а также время, чтобы поесть или выпить чашку чая.

Расчет времени для этих неявных, но необходимых дел может освободить вас от многих проблем. Очень полезно отдавать себе отчет, что иногда в работе возникают неожиданные препятствия или трудности, и вы отстаете или опаздываете. Решение этой проблемы состоит в том, чтобы создавать в своем расписании “буферы” времени. Даже если вы уверены, что зимой на расчистку дорожки к дому вам потребуется пятнадцать минут, добавьте к этому времени еще пару минут на случай, если вам понадобится немного больше времени, – может быть, снега выпало больше, чем обычно. Этот резерв времени поможет вам не опаздывать на работу. И если вы собираетесь делать дело в такое время дня, когда вам, скорее всего, придется отвлекаться, или если рядом с вами есть дети, создайте достаточный резерв времени, чтобы одна-две паузы или заминки не привели к срыву всего вашего расписания. Когда вы сомневаетесь, какой именно резерв времени создать, добавьте 20 % к отведенному на выполнение задачи времени.

Как только вы научитесь спрашивать себя, сколько времени займет у вас выполнение того или иного дела – и сможете делать реалистичные расчеты, – вы увидите, что и в самом деле должны сделать очень многое. Но это – хорошие новости! Это побудит вас овладеть другими навыками тайм-менеджмента, которые помогут вам снижать свою рабочую нагрузку, – это делегирование задач и искусство дипломатично говорить “нет”. Вы на пути к самым сокровенным тайнам тайм-менеджмента!