Джулия Моргенстерн - Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью

Если у вас прежде не было опыта выполнения какой-либо определенной задачи, особенно, если она достаточно сложна, очень полезно бывает спросить кого-нибудь, кто уже занимался подобными задачами и знает, сколько времени на это может потребоваться. Иногда полезно спросить об этом нескольких людей, имея при этом в виду, что разным людям требуется разное время, чтобы справиться с одной и той же задачей. Это даст вам общее представление о том, чего вы можете ожидать. Предположим, что вы должны всей семьей переехать в другой регион страны, и вы не занимались упаковкой вещей и организацией переезда с тех пор, как закончили институт, но тогда всех ваших вещей едва хватало, чтобы сделать пригодной для жизни комнату в общежитии. Те, кто уже неоднократно переезжали всем семейством, могут рассказать вам не только о том, сколько времени занял у них весь процесс переезда, но и о том, сколько времени им потребовалось на завершение каждого из его этапов: на сбор вещей, на их упаковку, продажу недвижимости и лишнего имущества, на завершающую уборку в доме, перевод счетов на другой адрес и т. д. Получив точное представление о том, сколько времени от вас потребует весь процесс переезда в целом и каждый из этапов в отдельности, вы, вероятно, с бо́льшим воодушевлением приступите к следующему этапу планирования переезда – к “зачистке” списка задач. На этом этапе вы сможете отказаться от некоторых из них, а остальные упростить или делегировать их выполнение другим.

В самом деле, процесс сортировки задач и подсчет времени на их выполнение делают любой ваш проект менее пугающим, чем просто длинный список связанных с этим проектом дел, и это вдохновит вас на то, чтобы двигаться дальше. Поэтому регулярно сортируйте список текущих дел и затем продолжайте процесс обработки задач.

Но что же делать с тем огромным запасом незавершенных дел, которые в виде бумаг, записок и напоминаний месяцами скапливаются у вас на столе? Мой совет – не обращать на них внимания до тех пор, пока вы не пропустите свой список текущих дел через последовательную процедуру их обработки. Во-первых, разбираясь с текущими задачами, вы можете неожиданно выяснить, что некоторые из этих заброшенных дел можно смело вычеркивать из списка. Во-вторых, это уже слишком – пытаться справиться со всеми своими делами сразу. Но, тем не менее, есть способ справиться и с этим пугающим запасом незавершенных дел.

Если вы уже овладели навыком расчета времени, необходимого для завершения своих задач, и привыкли думать о них в терминах тех областей деятельности и соответствующих им зон времени, частью которых эти задачи могли бы быть, вам будет намного легче иметь дело с накопившимся запасом незавершенных дел. Вот несколько общих советов.

• Зарезервируйте минимум два часа в день, чтобы разобраться с незавершенными делами.

• Не используйте это время для наверстывания того, что вы когда-то не успели сделать. Не останавливайтесь на том, чтобы “делать” любое из этих дел. Просто отсортируйте их, чтобы получить представление о том, что вы имеете.

• Начните с самых “свежих” задач – с того, что можно назвать “эпицентром шторма”, чтобы справиться с теми задачами, которые наиболее важны и актуальны.

Вот пример того, как произвести сортировку накопившихся незавершенных дел. Фаина была матерью четверых детей и при этом работала полную рабочую неделю, – ее расписание было переполнено. Дома ее стол был забит бумагами, которые требовали внимания. Они ни на минуту не могла расслабиться, эта гора бумаг никогда не выходила у нее из головы.

Мы начали с того, что просмотрели всю эту груду, бумажка за бумажкой, сортируя дела. Что там было? Гарантийные карточки, квитанции на вещи, которые нужно вернуть, письма и поздравительные открытки, которые надо отправить, напоминания о том, кому нужно позвонить по поводу мелкого ремонта дома, страховые свидетельства, счета для оплаты, просьбы о пожертвованиях. Когда мы просматривали каждый клочок бумаги, она записывала на стикерах время, которое, по ее мнению, потребуется для выполнения соответствующей задачи, и приклеивала стикеры на бумаги.

Просмотрев все бумаги, скопившиеся на столе, мы просуммировали время и вычислили, какое количество времени олицетворяла собой эта кипа. Оно составило девять с половиной часов. Фаина была в шоке. Как и большинство людей, она была убеждена, что если бы она могла найти три часа свободного времени, она успела бы разобраться со всеми этими делами. Какая недооценка!