авторов Коллектив - Основы русской деловой речи

Если в обращении указываются имя и отчество (без фамилии), то обращение приобретает личный характер: Уважаемый Иван Сергеевич! Уважаемая Ирина Андреевна! Уважаемый Григорий! Включение в формулу обращения фамилии адресата придает тексту документа вежливо-официальный оттенок: Уважаемая Попова Светлана Владимировна! Традиционная форма официального обращения по фамилии и/или имени и отчеству может быть усилена модификационным вариантом: Многоуважаемый… или Глубокоуважаемый…

При обращении к группе работников или коллективу организации используются обращения Уважаемые господа! Господа!

Обращение Уважаемые коллеги! применяется по отношению к лицам одной профессии. Формула Дорогие коллеги! несет более доверительный оттенок.

Заключительные этикетные формулы могут выражать приглашение к сотрудничеству или сожаление в случае ограниченных возможностей адресата: Сожалеем, что не можем воспользоваться вашим предложением; Надеемся на взаимовыгодное сотрудничество .

Использование этикетных средств позволяет смягчить категоричность высказывания. Правила делового этикета предполагают, что если текст документа начинается с формулы личного обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная форма вежливости: С уважением .

В деловой письменной речи, как правило, не принято употреблять местоимение я . Например, вместо я прошу пишут прошу , вместо я выполнил – мной выполнено . Однако форма мной решено неправильна, следует писать я решил . Местоимение я употребляется только в докладных и объяснительных записках.

Официальный речевой этикет предусматривает умение пользоваться местоимением он . При использовании данного местоимения требуется особая осторожность, так как его употребление в служебных документах может привести к неуважительности и фамильярности. В приказе, постановлении, решении, распоряжении, характеристике следует указывать фамилию лица и его инициалы. В характеристике в каждом абзаце повторяются фамилия и инициалы лица, на которое она составляется.

Согласно традициям отечественного делового этикета при формулировке просьб, запросов, предложений, мнений и т. п. принята форма выражения от первого лица множественного числа: Просим…

Деловое письмо выглядит более убедительным и соответствует нормам административного этикета, когда оно выражает интересы фирмы, коллектива, а не отдельного руководителя. Поэтому при формулировке запросов, просьб, мнений и т. п. принята форма выражения от первого лица множественного числа мы или указывается название предприятия.

« Основное требование , предъявляемое к официальному письму, – объективность содержания , что обусловливает, как правило, нейтральность тона изложения». [122]Нейтральный доброжелательный тон соответствует объективности содержания официальных писем и не допускает иронизирования, подобострастия, фамильярности, грубости, использования неуместных оборотов с выражением преувеличенной вежливости: Многоуважаемый господин…, не откажите в любезности… С наилучшими пожеланиями… и т. п.

Вводные конструкции в письме смягчают категоричность изложения и тем самым вносят непринужденность в официальное письменное обращение. Например: Кафедра просит, если это возможно, выслать программу конференции . Вводные слова и обороты, выражающие отношение адресата к теме и адресанту, также могут служить формулой соблюдения этикета. Сравните: Ваши требования не могут быть удовлетворены и К сожалению, Ваши требования не могут быть удовлетворены .

В мировой практике делового письма признаком хорошего тона является выражение благодарности за точность, за своевременный ответ: Благодарим Вас за… Позвольте выразить признательность за…

Использование вводных конструкций может подчеркнуть связь с предшествующей перепиской. Например: Как Вам уже известно, мы взяли на себя определенные обязательства…

Составителям деловых писем не рекомендуется: побуждать адресата к спешке при вынесении решения словами «срочно», «незамедлительно»; навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например: Прошу изучить и решить вопрос положительно .

Невежливым считается усложнять письма формулировками и терминами. Тексты становятся невнятными, что может привести к непониманию или к тому, что получатель вынужден будет задавать вопросы. Поэтому, если текст письма неоднозначен, его следует переработать.