Джейсон Вумек - Поднимая планку. Как работать эффективнее, мыслить масштабнее

Когда во время встреч вы выступаете в роли наблюдателя, вам легче найти едва заметные подсказки и идеи, которые вы сможете использовать, когда выступите в роли ведущего. За многие годы я извлек для себя несколько уроков и хочу поделиться ими с вами:

1. Назначайте встречи на пятнадцатую минуту нужного часа. Если вы отвечаете за организацию встречи, укажите в приглашении на него, скажем, такое время: с 10:15 до 11:00. Я по собственному опыту знаю, что большинство встреч, назначенных на начало часа, в действительности начинаются с опозданием на несколько минут (примерно на 5–10 минут). Попробуйте проводить 45-минутные встречи; возможно, присутствующие лучше сфокусируются на работе, зная, что у них не так много времени.

2. Начинайте встречу с рассмотрения ее цели, повестки дня и продолжительности. Еще раз расскажите аудитории о порядке проведения встречи (что вы уже должны были сделать в приглашении на нее), чтобы все ее участники знали, с какой целью их пригласили, какие темы будут обсуждаться и сколько времени это займет.

3. Используйте все доступные каналы передачи информации, чтобы задействовать всех присутствующих. Покажите график, расскажите историю, раздайте предварительно распечатанные материалы по рассматриваемой теме и попросите слушателей принять участие в мозговом штурме во время коллективного обсуждения. Чем больше вы сможете задействовать зрительное, слуховое и кинестетическое восприятие участников, тем успешнее пройдет встреча.

Существуют и другие способы повысить эффективность и результативность встреч. Для начала на протяжении недели просто понаблюдайте за тем, как они проходят в вашем офисе. Что из происходящего на них способствует получению требуемого результата? Что мешает его достичь? По всей вероятности, вы без труда найдете несколько интересных идей, которые сможете взять на вооружение. Помните: практика не всегда приводит к совершенству, но она упрощает процесс и закладывает основы хороших привычек.

4. Применять принцип подотчетности.В свое время Джоди (предпринимательница, основавшая www.NoMoreNylons.com – ориентированный на местное сообщество сайт, поддерживающий деловых женщин) разработала программу подотчетности в сотрудничестве с еще двумя успешными владелицами бизнеса. Они ввели такую практику: собираться раз в месяц, чтобы обсудить свои цели, проблемные вопросы, новые возможности и другие темы, связанные с предпринимательской деятельностью.

Встречи оказались настолько эффективными, что Джоди начала обучать этому методу других. За все эти годы она выступала с лекциями в Лос-Анджелесе, Нью-Йорке, Лондоне, Париже и Венеции, рассказывая присутствующим о том, как внедрение программы подотчетности помогает придерживаться выбранного курса и поставленной цели. Джоди утверждает, что общение с аудиторией помогает ей практиковаться в описании своих продуктов, а также позволяет почерпнуть много новых идей и найти способы решения проблем – и все это в рамках сообщества, объединившегося вокруг узкой сферы профессиональных интересов.

Воспользовавшись помощью Джоди как коуча, на протяжении последних нескольких лет я практиковал звонки и групповые встречи, посвященные применению принципа подотчетности. Вот какие уроки я извлек из этого опыта:

1 . Придерживайтесь темы. Такие контрольные встречи проводятся для того, чтобы их участники обменялись свежей информацией и задали друг другу вопросы по определенной теме или проекту.

2. Фокус, фокус и еще раз фокус. Во время контрольных встреч может возникнуть желание обсудить с присутствующими личные вопросы. Тем не менее я использую такие встречи исключительно для рассмотрения конкретных проектов и выбираю другие мероприятия, чтобы расспросить или рассказать о семье или том, как мы провели отпуск.

3. Покажите другим членам группы, что заинтересованы в обсуждении и активно участвуете в нем. Ни на что не отвлекайтесь, когда общаетесь с группой по телефону или видеосвязи; задавайте уточняющие вопросы, внимательно слушайте и поддерживайте разговор.

4. Свяжитесь с участниками встречи через несколько дней после ее проведения. Я начал практиковать это и получил положительный результат. Через несколько дней после встречи или звонка я пишу электронное письмо или отправляю кому-то из участников группы что-либо, так или иначе связанное с тем проектом, который мы обсуждали. Это позволяет мне поддерживать связь с группой и своими клиентами.