Джейсон Вумек - Поднимая планку. Как работать эффективнее, мыслить масштабнее

Клиентка сделала паузу, а затем продолжила: «И знаете, что он ответил, Джейсон? Он сказал: “Да, вы правы. Готов поспорить, что у Джона найдется время для этого”. После чего развернулся и ушел. Точно таким же способом я вернула себе пару часов времени на этой неделе. Этот метод работает!»

Я улыбался до ушей, когда повесил трубку.

Развить умение говорить «нет» – не значит закрыть дверь и стать полностью недоступным для коллег, друзей или членов семьи. Это значит всего лишь то, что вы должны осознавать, какие обязательства на себя берете, и принимать мудрые решения по поводу того, когда уместно мягко отказаться от участия в том, что отвлечет вас от выполнения важной работы.

2. Извлечь максимальную пользу из вынужденных перерывов в работе.Еще один фактор, оказывающий негативное влияние на продуктивность на рабочем месте, – это бесконечный поток вынужденных перерывов в работе, которые рассеивают наше внимание на протяжении дня. По данным опубликованного недавно отчета Harvard Business Review, люди тратят на такие перерывы в среднем по 96 минут продуктивного времени в день, что равно почти 8 часам в неделю или 32 часам в месяц. Я знаю, что не в вашей власти полностью исключить такие перерывы, но вы можете попрактиковаться в извлечении максимальной пользы из них.

Да-да, именно максимальной пользы. По всей вероятности, вы уже много лет пытаетесь сократить количество отвлекающих факторов. Ну что же, теперь пришла пора извлечь максимальную пользу из каждого. Вот как я это делаю. Когда мне необходимо прервать кого-то, будь то по телефону или при личной встрече, я поступаю следующим образом:

1. Прошу уделить мне примерно столько времени, сколько мне понадобится. Я никогда не спрашиваю: «Есть ли у вас минутка?» Я знаю: что бы это ни было, оно займет больше минуты. Вместо этого я интересуюсь: «Есть ли у вас около 10 минут, чтобы я мог посоветоваться с вами по такому-то поводу?» А затем беседую с этим человеком 10 минут, не больше.

2. На протяжении следующих 36–72 часов я обязательно сообщаю этому человеку (по электронной или голосовой почте) о том, как наш разговор помог мне продвинуться с решением того вопроса, который мы обсуждали. Я делаю это опосредованно (то есть не лично), для того чтобы еще раз показать человеку, что я ценю его время.

Легче всего применять практику, которой вы овладели на все сто процентов. Рекомендую вам в течение пяти дней постараться максимально экономить свое время и время окружающих, проведя такой эксперимент. Предположим, вы сидите бок о бок с коллегой или общаетесь с ним посредством службы мгновенного обмена сообщениями, СМС или по электронной почте. Для того чтобы извлечь максимум пользы из следующего раза, когда вам придется отвлечь его от работы, записывайте где-нибудь свои вопросы и рекомендации, а затем попытайтесь объединить их в группы.

Один из моих клиентов применил этот метод и получил замечательные результаты. Он держал у себя на столе пять небольших листиков для заметок, на которых значились имена его коллег. Каждый раз, когда у него возникало желание спросить или сказать кому-то из них что-то не очень срочное, он записывал это на соответствующем листке. Затем два раза в день спрашивал этих людей: «У вас найдется несколько минут, чтобы решить со мной кое-какие вопросы?» По словам клиента, он редко тратил на такие разговоры больше 10 минут. Он рассказал также, что, если накапливалось достаточно много вопросов, они с коллегами договаривались о проведении 30-минутной встречи в конференц-зале. По оценке моего клиента, эта практика позволила ему сократить вынужденные перерывы в работе на 50 %, что дало ему один-два часа дополнительного времени в день!

Попробуйте и вы применить этот метод. Оцените, как скажется на вашей продуктивности обсуждение с коллегами нескольких вопросов за один раз, вместо того чтобы бесконечно прерывать их, каждый раз задавая по одному вопросу. Обратите внимание: если вы планируете провести этот эксперимент с более многочисленным коллективом, обязательно заранее объясните его членам, чтó вы намерены сделать, для того чтобы определить, когда их стоит отрывать от работы ради решения только одного вопроса.

3. Управлять встречами.Вспомните о последней встрече, на которой вы побывали, и подумайте, как вы провели это время. Где вы сидели? Как реагировали на информацию по мере ее поступления? Что делал докладчик, для того чтобы заинтересовать присутствующих?