Кэтрин Стотхарт - Как ладить со всеми. Уверенность и харизма в общении с любым типом личности

Слишком большой объем работы – распространенный источник стресса для людей. Иногда мы соглашаемся на просьбы, хотя намного более разумным решением было бы сказать «нет». Отказывать нелегко по нескольким причинам:

• нам кажется, что это эгоистично и грубо;

• мы чувствуем себя виноватыми, когда отказываемся помочь;

• мы не умеем грамотно отказывать;

• мы боимся навредить отношениям с человеком.

Однако если никому никогда не отказывать, то последствия для вас и для других будут хуже, чем если вы наберетесь смелости и скажете «нет».

Приведем несколько советов для тех, кто хочет научиться говорить «нет».

• Следите за своей первой реакцией на просьбу: если у вас появилось тревожное чувство, это верный признак того, что лучше отказать.

• Если ваша реакция менее определенна, выиграйте время, чтобы подумать: «Не знаю, мне нужно больше информации», «Мне нужно обдумать этот вопрос» или «Я сейчас занят, мне нужно время, чтобы всё взвесить».

• Если вы решили отказать, не нужно сто раз извиняться и оправдываться. Достаточно сказать: «Я не хочу…», «Мне не нравится…», «Мне это не подходит» или «Я не могу это сделать».

• Не следует объяснять, почему вы отказываете; избегайте слов, которые передают сомнения: возможно, вероятно, может быть.

• Решение принимаете только вы, не используйте других людей в качестве оправдания.

• Не скрывайте своих чувств («Мне это нелегко») и признайте чувства другого человека («Понимаю, вы разочарованы, но на этот раз не могу вам помочь»).

• Говорите уверенно: спокойно, медленно, низким тоном, интонация должна снижаться в конце предложения, чтобы было ощущение безоговорочности и решительности.

• Используйте уверенный язык тела – не ерзайте, поддерживайте зрительный контакт, стойте прямо, расправьте плечи.

• Когда скажете «нет», не задерживайтесь и не демонстрируйте сомнения – откажите и уйдите или смените тему разговора.

• Неуверенное «да» вместо твердого «нет» не приведет ни к чему хорошему. Язвительные замечания в адрес человека, презрительные взгляды – он обязательно это заметит, и у него будет такое чувство, будто вы его предали.

• Помните, что когда вы говорите «нет», вы отказываетесь выполнить просьбу, но не отвергаете самого человека.

Просьба о помощи – еще один способ контролировать ситуацию или влиять на нее, вместо того чтобы быть жертвой чужих требований. Возможно, вы считаете, что просить о помощи – признак слабости или неудачливости, однако в большинстве случаев людям приятно, когда к ним обращаются за помощью, так как это подчеркивает их значимость и компетентность.

Приведем несколько советов.

• Подумайте, какая именно помощь вам нужна, и попросите о ней конкретно и прямо: «Пожалуйста, занеси покупки в дом, они лежат в машине» или «Помоги мне, пожалуйста, доделать отчет».

• Сформулируйте просьбу так, чтобы легко было сказать «да» и сложно сказать «нет». Если просьба негативна, человеку легко отказать, например: «Вряд ли ты сможешь помочь мне помыть посуду?» и позитивный вариант «Ты поможешь мне помыть посуду?»

• Если человек откажет, не нужно его упрашивать, однако если он уклонится от вопроса, повторите просьбу.

Одна из сложнейших задач для неопытных менеджеров – научиться делегировать задачи. Сложно сбалансировать необходимость их делегировать с желанием удержать контроль. Однако для большинства подчиненных это хорошая мотивация – почувствовать, что могут работать самостоятельно, решать, что делать и как делать [5], поэтому важно делегировать так, чтобы максимально расширить их возможности и полномочия.

Приведем несколько советов.

• Подумайте, какие сферы ответственности можно делегировать (например, составление ежемесячного финансового отчета), не ограничивайтесь разовыми задачами («Составьте отчет сегодня»).

• Разъясните человеку свои ожидания (содержание отчета, когда нужен конечный вариант).

• Делегируйте обязанности вместе с соответствующими полномочиями.

• Задавайте открытые вопросы, чтобы гарантировать понимание и согласие: «Что вы об этом думаете?», «Как это повлияет на вас?», «Какой подход вы выберете?» и «Когда мы сможем оценить результаты?»