Джен Ягер - Всё! Доводи до конца [Синдром незавершенных дел]

Решаем, на чем сейчас сосредоточить внимание (и делать, пока не закончим) [4] Это адаптированная версия теста из книги «Работайте меньше, делайте больше. Семидневный тренинг повышения продуктивности» (Work Less, Do More: The 7-Day Productivity Makeover, 2008). — Примеч. авт. .

1. Поставьте оценку от одного до пяти, где один — наименее важное, пять — наиболее важное: какой номер присвоить задаче, которую вы оцениваете? _________

2. Поставьте оценку от одного до пяти задаче, на которую вы хотите переключиться. _________

3. Поставьте оценку от одного до пяти: насколько точно по времени должно быть выполнено задание, над которым вы работаете, и задание, на которое вы хотите переключиться? _________

4. Оба задания одинаково зависят от сроков? Это события, которые невозможно пропустить (например, свадьба или похороны), или это регулярные занятия? _________

5. Поставьте оценку от одного до пяти: насколько жесткий дедлайн у этой задачи? _________

6. Вкратце опишите, у какого задания больше преимуществ: у того, над которым вы сейчас работаете вплоть до его завершения, или у того, на которое хотите переключиться. _______________

7. Кто попросил вас сделать/закончить задание? Ваш начальник, коллега, начальник вашего начальника? Или это было ваше личное решение? _____________

Существует много способов приблизиться к расстановке приоритетов. Один из наиболее распространенных — метод квадрантов или матрицы, который Стивен Кови описал в книге «Семь навыков высокоэффективных людей». В матрице Кови четыре клетки. Верхний левый угол — срочные дела, или № 1. Верхний правый — несрочные, или № 2. По вертикали расположены слова — «важные» и «неважные». Под квадратом «Срочные № 1» стоит квадрат «Важные № 3», а справа — под «Несрочными № 2» стоит квадрат «Неважные № 4».

Ключевая идея в том, чтобы заниматься делами из квадрантов «Важные и срочные» и «Важные несрочные» и не тратить время на квадранты 3 и 4. Какие дела попадают в эти части матрицы? Сюда Кови относит всё, на что мы отвлекаемся: хлопотливую работу, то, на что зря уходит время, и даже то, что мы относим к категории «какие-то встречи» и «какие-то телефонные звонки».

Другой подход к приоритетам — принцип Парето 80/20. Разработка концепции этого инструментария для расстановки приоритетов приписывается итальянскому экономисту Вильфредо Парето. Еще в 1906 году он обнаружил, что 80 % территории его родной Италии находится во владении лишь 20 % ее населения. Со временем принцип 80/20 стали применять и к другим областям, а в конечном счете — к распределению времени, предположив, что 20 % усилий приносят 80 % результата. Ключевой момент в том, чтобы понять, что это за 20 % усилий, а затем применить их непосредственно к определению приоритетов, дабы убедиться, что вы занимаетесь теми вещами, которые принесут вам наибольшую выгоду, будь то ваш бизнес или личная жизнь.

Что значит расставить приоритеты? Это значит быть уверенным: лучший вариант использования вашего времени — то, что вы делаете в данный момент. В приоритете может стоять проект, или личные отношения с кем-то, или задание, которое для вас имеет наибольшее значение. Отнюдь не факт, что вы хотите тратить свое время на это в данную минуту, но подразумевается, что вам следовало бы это делать, по вашему мнению, — и именно потому такое дело является приоритетным.

Иногда приоритеты навязываются вам руководством; или же, наоборот, если вы индивидуальный предприниматель, вы расставляете их сами в силу характера вашей деятельности. Чаще всего пространство для маневра невелико.

Но у других — вариантов больше, и им приходится постоянно анализировать, что нужно сделать этим утром, днем, сегодня вечером и даже в данную минуту.

Мое особое увлечение — акронимы. Вот еще один, который я придумала для предыдущей книги — «Работайте меньше, делайте больше» (Work Less, Do More, 2008). Это план к действию — ACTION!

A— ( Assess ) Даем оценку.

C— ( Control ) Ежедневно контролируем процесс.

T— ( Target ) Метим строго в цель.

I— ( Innovate ) Совершенствуемся.

O— ( Organize ) Систематизируем.

N! — ( Now! ) Прямо сейчас!

Вот как можно с помощью этой методики довести до конца всё, за что вы беретесь.

A— Даем оценку.На данном этапе вы просматриваете все свои обязательства, которые необходимо выполнить, и решаете, что делать в первую очередь. Задайте себе вопрос Алана Лакейна: «Как мне наиболее эффективно использовать данную минуту?» Если вас попросили выступить на крупнейшей конференции, а на прошлой неделе вы имели оглушительный успех на другом подобном мероприятии, вы тем не менее прежде всего быстренько набросаете что-нибудь для будущего выступления. С того момента, как в вас закралось предубеждение: успех в одной ситуации гарантирует такой же успех и в другой, — провал, вероятно, не за горами.