Сергей Степанов - Искусство добиваться своего

Американские исследователи решились на один не очень корректный, но показательный опыт – они втайне записывали на магнитофонную пленку разговоры, которые ведутся возле кофейных автоматов, в «курилках», то есть там, куда работники отлучаются со своих рабочих мест. Можно предположить, что по большей части это разговоры о чем угодно, кроме работы. Оказалось – совсем наоборот! Примерно три четверти «праздных» разговоров так или иначе затрагивали профессиональные темы. И даже то, что можно было бы счесть досужими сплетнями, по большому счету оказывало благотворное влияние на психологическую атмосферу в коллективе, стимулировало заинтересованность работников друг в друге.

Правда, исследователи обратили внимание: благотворный эффект так называемых кофе-пауз сильно преувеличен. Принято считать, что кофе – хороший стимулятор и после приема чашечки этого напитка работается и думается лучше. На самом деле при регулярном приеме кофе наступает банальное привыкание, стимулирующий эффект фактически сходит на нет. Если же человек ожидает, что очередная чашечка его подстегнет, то он может быть даже разочарован отсутствием заметного эффекта.

Так или иначе, позитивный эффект пауз очевиден, и ими не следует пренебрегать. К тому же санкционирование перерывов может улучшить отношение персонала к руководству: работники склонны считать, что в такой форме о них выражается простая человеческая забота. Да и самим руководителям нелишне выкроить минутку-другую для перерыва в своем напряженном графике. Ведь руководитель – тоже работник, причем особенно уязвимый для переутомления!

Много веков назад премудрый Сенека сетовал: «Часть времени у нас отнимают силой, часть похищают украдкой, но обиднее всего та потеря, когда мы сами упускаем свое время сквозь пальцы».

Современные специалисты по тайм-менеджменту (организации времени) готовы согласиться с древним мудрецом. Недостаток времени, который у многих деловых людей вызывает сильнейший стресс, возникает не столько из-за обилия требующих решения задач, сколько из-за непредсказуемых и неоправданных потерь времени. Сегодня деловые люди, опираясь на рекомендации экспертов, стараются планировать свой рабочий день таким образом, чтобы распределить время для решения проблем в соответствии с их важностью и срочностью. Однако даже те, кто научился строить рациональные и, казалось бы, вполне реалистичные планы, бывает, обнаруживают в конце рабочего дня, что из намеченных дел выполнена лишь половина. «Мне бы еще пару часов…» – едва ли не каждый вечер говорят себе директора и их заместители, референты и курьеры, управляющие и секретарши. И при этом не отдают себе отчета, что эти часы в самом деле были у них отняты, похищены или просто потрачены впустую.

Среди тех факторов, которые чаще всего отрывают нас от дела в течение рабочего дня, можно выделить трех самых главных «воров времени» – это ваши непрошеные гости, неожиданные телефонные звонки и… вы сами.

Как это ни покажется странным, вы сами мешаете себе заниматься делом гораздо чаще, чем кто-либо еще. Занимаясь прочтением почты, анализом новостей или подготовкой документации, вы нередко начинаете думать о чем-то, не относящемся к делу, вторгшемся в ваше сознание в силу случайной ассоциации и полностью захватившем ваши мысли. Для философа или писателя такое состояние даже желательно, ибо может навести его на неожиданные творческие ходы. А вот деловому человеку этого следует избегать, иначе «поток сознания» рискует увести его слишком далеко от конкретных насущных задач.

Чтобы уменьшить количество времени, которое тратится на посторонние мысли, психологи советуют усвоить два принципа. Первый из них можно назвать методом объединения. Он основывается на том, что если сгруппировать проблемы одного типа и решить их в рамках единого отрезка времени, то можно успеть гораздо больше. Переключение внимания с одной задачи на другую – это тоже своего рода проблема, для своего решения она требует времени и сил. Поэтапное решение однотипных задач смягчает эту проблему и значительно экономит время.

Второй принцип требует сосредоточиться на самом деле, а не на условиях или средствах его выполнения. Иными словами, если уделить немного времени необходимой подготовке до начала работы, то можно избежать многих непредвиденных остановок и затруднений. Например, очистив рабочий стол от ненужных в данный момент бумаг, вы избавите себя от необходимости отвлекаться на поиск нужного документа, да и просто не утратите концентрацию из-за нечаянных взглядов на лишние предметы. Если известно, что для работы понадобятся какие-то справочники или материалы, лучше заранее позаботиться, чтобы они были под рукой.