Вадим Георгиенко: Навстречу людям. Шаг за шагом[практические механизмы участия общественности в процессах принятия решений на местном уровне]

5.3.10.Консультанти заступників міського голови доповідають заступникам міського голови, керуючому справами виконкому про виконання документу, на який вони наклали резолюцію, останні висловлюють свою згоду особистим підписом.

5.3.11.Якщо заступник міського голови, керуючий справами виконкому не згоден з відповіддю, його думка з цього приводу та новий строк виконання фіксується у резолюції. Документ з резолюцією передається консультантами відділу забезпечення роботи керівного складу виконкому до сектору загального листування загального відділу для внесення інформації в контрольну базу даних, після чого, у загальному порядку, передається виконавцю.

Строк доопрацювання цих документів не повинен перевищувати 5 днів.

5.3.12. При резолюції "Підготувати відповідь" виконавчий орган, якому доручено виконання документа, готує проект відповіді на бланку виконкому — за підписом його заступника, керуючого справами виконкому.

Проекти листів за підписом міського голови готуються виконавчим органом, якому доручено його підготовку та надаються до загального відділу в надрукованому вигляді (на папері) та в електронному вигляді (на дискеті, по локальній комп'ютерній мережі, чи по електронній пошті) для перевірки, коригування та перенесення на бланк "Лист міського голови", який є бланком суворої звітності та на руки виконавцям не видається.

Проекти листів за підписом міського голови готуються за допомогою ПК у вигляді текстового файлу, що включає всі додатки до документа.

Проекти листів за підписом міського, які готуються за дорученням міського голови щодо розгляду звернень громадян, перевірки, коригування та друкування на бланку передаються в денний термін до відділу з роботи із зверненнями громадян, який надає ці проекти на підпис міського голови.

5.3.13. У разі незгоди міського голови або його заступника, керуючого справами виконкому з проектом відповіді, проект разом з документом повертаються виконавцю, як передбачено п. 5.3.11.

5.3.14. При резолюції "Надати відповідь" виконавчий орган готує відповідь за підписом керівника виконавчого органу, копію якої разом з доповідною запискою про виконання документу надає посадовій особі, яка наклала резолюцію.

При резолюціях "До відома", "До відома та використання в роботі" посадові особи, зазначені в них, повинні в місячний термін повернути документ до сектору загального листування загального відділу для формування справ.

5.3.15. Зняття з контролю розпорядчих документів Одеської обласної ради, Одеської обласної державної адміністрації та документів загального листування здійснюється посадовою особою, яка наклала резолюцію, що засвідчується особистим підписом та надписом "До справ".

5.3.16. Щотижня сектор загального листування загального відділу готує за підписом завідувача відділу та надає міському голові, його заступникам, керуючому справами, організаційному відділу оперативне зведення щодо стану виконання документів центральних органів державної влади, розпорядчих документі» Одеської обласної ради, Одеської обласної державної адміністрації, документів загального листування за резолюціями міського голови.

5.3.17. Щомісяця завідувач загального відділу готує аналітичну записку щодо стану виконання виконавчими органами документів центральних органів державної влади, розпорядчих документів Одеської обласної ради та Одеської обласної державної адміністрації й документів загального листування.

5.4. Порядок обробки та надсилання вихідних та внутрішніх документів

5.4.1. Вихідні та внутрішні документи готуються виконавчими органами з власної ініціативи, на виконання доручень керівництва виконкому або на виконання вхідних документів.

5.4.2.У подальшому в комп'ютерній базі фіксується все листування, пов'язане з виконанням документів.

5.4.3.Вихідні документи, що передбачають їх засвідчення підписом міського голови, візуються на лицьовому боці останнього аркуша другого примірника їх безпосередніми виконавцями, а також керівниками виконавчих органів, на які було покладено виконання цих документів.

5.4.4.Документи на підпис заступникам міського голови, керуючому справами виконкому подаються консультантами заступників міського голови або, при необхідності додаткових пояснень, керівниками виконавчих органів особисто.

5.4.5.Документ, підписаний у необхідній кількості примірників, надається до сектору загального листування загального відділу для реєстрації та відправлення.