Вадим Георгиенко - Навстречу людям. Шаг за шагом[практические механизмы участия общественности в процессах принятия решений на местном уровне]

5.2.7. До доповідної записки додаються всі інформаційні матеріали, що свідчать про виконання документа. Посадова особа, на яку покладено контроль, ознайомившись з пакетом документів, засвідчує згоду особистим підписом, після чого пакет документів подасться до відділу контролю для підготовки та надання на розгляд міському голові, який знімає з контролю власні розпорядження та погоджує зняття з контролю рішень виконкому.

5.2.8.Рішення виконкому, які міський голова погодився зняти з контролю, та матеріали до них повертаються відділом контролю до виконавців для підготовки на розгляд виконкому проекту рішення про зняття з контролю.

5.2.9.Щомісяця сектор розпорядчих документів загального відділу готує за підписом завідувача загального відділу та надає міському голові, його заступникам, керуючому справами виконкому, відділу контролю оперативне зведення про розпорядження міського голови, контрольні строки виконання яких вичерпано. Електронні копії цих документів зберігаються в електронному архіві.

5.2.10.Сектор розпорядчих документів загального відділу веде дві комп'ютерні бази власних розпорядчих документів: пошукову та контрольну.

5.2.11.Пошукова інформаційна база власних розпорядчих документів дає можливість знайти текст рішення виконкому. Розпорядження міського голови за такими ознаками:

номер;

дата прийняття;

назва;

виконавчий орган, що готував розпорядчий документ.

Тексти розпорядчих документів міського голови та виконкому надаються загальним відділом до управління інформації виконкому для сканування.

5.2.12. Контрольна база власних розпорядчих документів включає всі контрольні пункти, в яких зазначена дата виконання й виконавець.

5.2.13.. Якщо рішенням виконкому, розпорядженням міського голови передбачається надання інформації іншими органами й установами, контроль за їх відправленням покладається на відділ контролю.

5.3. Робота з вхідними документами

5.3.1. Прийом, первинна обробка та реєстрація розпорядчих документів органів державної влади й документів загального листування, що надходить до виконкому здійснюється сектором загального листування загального відділу відповідно до затвердженої керуючим справами виконкому номенклатури справ.

5.3.2.Обробка звернень громадян здійснюється відділом з роботи із зверненнями громадян.

5.3.3.Документи реєструються в секторі загального листування загального відділу один раз — у день отримання або не пізніше наступного дня, якщо документ* надійшов у неробочий час. У разі передачі зареєстрованого документа з одного виконавчого органу до іншого, він повторно не реєструється, про це робиться відмітка в контрольній базі сектору загального листування загального відділу.

5.3.4.У подальшому в цій комп'ютерній базі фіксується все листування, пов'язане з виконанням документа.

5.3.5.Результати розгляду документів керівництвом фіксуються в резолюції. Резолюція — це напис на документі або на аркуші для резолюцій, зроблений міським головою, його заступниками, керуючим справами виконкому, секретарем міської ради, керівником виконавчого органу, що містить вказівки стосовно його виконання. Вона складається з таких елементів:

— прізвище працівника (працівників), якого (яких) необхідно ознайомити з документом;

— прізвище виконавця (виконавців);

— зміст доручення;

— термін виконання;

— прізвище посадової особи, на яку покладається контроль;

— особистий підпис керівника;

— дата.

5.3.6.Резолюції керівництва виконкому підлягають безумовному, повному та буквальному виконанню.

5.3.7.Відповідальність за виконання документа несуть усі посадові особи, які зазначені в резолюції.

5.3.8.Якщо в документа декілька виконавців, відповідальність за його виконання покладається на посадову особу, зазначену першою в резолюції, яка збирає в інших виконавців та узагальнює інформацію про хід виконання документа та зняття його з контролю.

5.3.9. При резолюції "Прошу доповісти", "Внести пропозиції» структурний підрозділ, якому доручено виконання документа, готує доповідну записку за підписом керівника структурного підрозділу та надає її до сектору загального листування (канцелярії) загального відділу, де інформація вноситься до контрольної бази даних.

Якщо документ має декілька виконавців, то доповідну записку готує посадова особа, яка першою зазначена в резолюції, на підставі інформації, наданої іншими виконавцями.