Вадим Георгиенко: Навстречу людям. Шаг за шагом[практические механизмы участия общественности в процессах принятия решений на местном уровне]

5.1.2.У виконкомі функціонує централізована мережна комп'ютерна система діловодства, при якій всі операції, пов'язані з проходженням службових документів, усі документи, що надіслані на адресу виконкому, після їх виконання, всі матеріали до них, зосереджуються:

• у загальному відділі — розпорядчі документи й документи загального листування;

• у відділ з роботи із зверненнями громадян — доручення стосовно звернень громадян.

Дані про них накопичуються в комп'ютерних базах даних.

Комп'ютерна мережа функціонує за окремим регламентом, складеним відділом інформаційних систем управління господарського забезпечення (далі — відділ інформаційних систем).

Щомісяця завідуючий відділу інформаційних систем готує аналітичну записку про стан комп'ютерної мережі й перспективи її розвитку, стан телекомунікаційних мереж, комп'ютерного й периферійного устаткування та надає її керуючому справами виконкому.

Електронні архіви, програмне забезпечення й бази даних документообігу супроводжуються відділом інформаційних систем з урахуванням вимог чинного законодавства.

5.1.3.Відповідальність за стан роботи з документами у виконкомі покладається на керуючого справами виконкому.

5.1.4.Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом, визначається окремим документом.

5.1.5.Усі документи виконкому та інших виконавчих органів виконуються українською мовою, за винятком документів з питань міжнародних та міжнаціональних відносин, що можуть виконуватися на мові кореспондента.

5.1.6.Система здійснення контрольної роботи у виконавчих органах включає:

відділ контролю управління організаційно-кадрового і документального забезпечення та контролю (далі — відділ контролю);

контрольні служби (відділи) виконавчих органів.

5.1.7. З дієтою проведення систематичної контрольної роботи в кожному виконавчому органі повинна функціонувати контрольна служба.

5.1.8.Контрольна служба виконавчого органу може складатися з однієї або кількох посадових осіб, на яких, за наказом керівника виконавчого органу чи у відповідності до їх посадових інструкцій, покладено виконання контрольних функцій. 5.1.9.Працівники контрольної служби виконавчого органу можуть здійснювати виключно функції контролю за виконанням документів та доручень керівництва виконкому або поєднувати їх з виконанням інших обов'язків у відповідності до своїх посадових інструкцій.

5.1.10. Контролю у виконавчих органах підлягають:

1) документи центральних органів державної влади;

2) розпорядчі документи органів та посадових осіб місцевого самоврядування міста Одеси, які підлягають контролю з боку міського голови, його заступників, керуючого справами виконкому;

3) доручення міського голови, його заступників та керуючого справами виконкому;

4) розпорядчі документи Одеської обласної ради та Одеської обласної державної адміністрації, які стосуються виконання виконкомом делегованих повноважень; 5)документи загального листування, в яких встановлене завдання, або про необхідність виконання яких зазначено в резолюції; 6)доручення щодо звернень громадян; 7)плани роботи виконкому.

5.1.11. У виконавчих органах контроль здійснюють:

— за виконанням документів центральних органів державної влади, розпорядчих документів Одеської обласної ради, Одеської обласної державної адміністрації та документів загального листування — загальний відділ, відділ контролю й контрольна служба виконавчого органу;

— за виконанням доручень, які дані міським головою — організаційний відділ та контрольна служба виконавчого органу;

- за виконанням доручень заступників міського голови — консультанти заступників міського голови;

— за виконанням рішень міської ради — відділ з організації роботи ради та контрольна служба виконавчого органу;

— за виконанням розпорядчих документів виконкому і міського голови — міський голова, заступники міського голови, керуючий справами виконкому (у відповідності до останнього пункту документа), відділ контролю і контрольна служба виконавчого органу;

— за виконанням доручень щодо звернень громадян — відділ з роботи із зверненнями громадян і контрольна служба виконавчого органу;

— за виконанням плану роботи виконкому — організаційний відділ та контрольна служба виконавчого органу.

5.1.12.Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані протягом 30-ти, а документи з позначкою "терміново" — 7-ми календарних днів, якщо інше не визначено в самому документі або в резолюції.