Александр Горбачев - Тайм-менеджмент. Время руководителя - 24+2

Нам хотелось бы успеть многое сделать за день. Каждый из нас ищет, как это сделать. Мы ищем волшебную формулу «максимум успеть за день». В ходе консультационной деятельности я вывел следующее правило успеха рабочего дня.

«Четыре эквалайзера успеха»

Представьте себе четыре эквалайзера, каждый из которых мы условно обозначим как:

– Формализованность задачи

– Эффективность алгоритма или технологии

– Навык

– Входящие

Каждый из ползунков может варьироваться от нижнего до верхнего положения. Все, кроме второго, имеют плавный ход ползунка. И только второй, «алгоритмы», изменяется скачкообразно. Ниже подробно раскрыты возможности, которые открывает нам каждый из ползунков. Формализованность задачи

Насколько детально известно, что и как следует сделать? Если вы беретесь за задачу, которую никогда не делали, и нет инструкции, как ее выполнять, то для вас формализованность задачи равна нулю. Если же у вас есть подробная схема описания того, что и как делать, то формализацию можно считать близкой к 100 %. В идеале описанные бизнес-процессы и есть стопроцентная формализация задачи.

В нашей схеме чем выше вы поднимаете ползунки вверх и чем большее количество ползунков вверху, тем больше вы можете успеть перелопатить дел за день. Чем ниже расположены ползунки и чем большее их количество занимает нижнее положение, тем меньше шансов хоть что-то полезное выполнить за целый день. Получается, что от формализации задачи зависит многое, но не все. Второй ползунок – эффективность алгоритмов.

Эффективность алгоритмов

Отвечает на вопрос «КАК выполняю задачу?». Сюда относится как последовательность, пространственное расположение компонентов (если задача материальная), так и вспомогательный инструментарий для решения задачи. К примеру, стоит задача переименовать 100 фотографий. Указать в названии «банк федеральный» и в конце каждого файла – растущая нумерация «001», «002» и т. д. до 100.

Каждый файл переименовывать руками

1. Выбираете мышкой файл

2. Правой кнопкой меню – пункт Rename

3. Набираете название файла на клавиатуре «банк федеральный 001»

4. Жмете Enter, чтобы сохранить название файла

5. Ставите мышь на следующий файл

6. Повторяете 99 раз 1–5 пункты

Каждый файл переименовывать руками с использованием Shortcut буфера обмена

1. Выбираете мышкой файл

2. Правой кнопкой меню – пункт Rename

3. Набираете название файла на клавиатуре

4. Выделяете набранные символы, мышкой не включая последние 3 цифры

5. На клавиатуре Ctrl+C

6. Жмете Enter, чтобы сохранить название файла

7. Ставите мышь на следующий файл

8. Правой кнопкой меню – пункт Rename

9. На клавиатуре Ctrl+V

10. Нажимаете курсор «вправо»

11. Вбиваете нумерацию «001»

12. Жмете Enter, чтобы сохранить название файла

13. Повторяете 99 раз пункты 7–12

Пакетное переименование файлов с использование специального Soft

1. Запускаем программу ACDSee

2. Выделяем мышью 100 файлов

3. На клавиатуре нажимаем F2

4. Набираем название файла на клавиатуре «федеральный банк»

5. На клавиатуре набираем «###»

6. Жмем Enter

7. Все 100 файлов переименованы. Всего за 6 действий!

При различной комбинации действий количество алгоритмов достигает полусотни!

Понятное дело, что только последний алгоритм из приведенных выше действительно эффективен. Он позволяет за полминуты переименовать 100 файлов. Заметим, что при решении аналогичной задачи последним алгоритмом 1000 файлов переименовываются за те же полминуты. А при использовании предыдущих время на выполнение задачи линейно количеству фотографий для обработки.

Важный фактор в работе – гибкость исполнителя при выборе алгоритма действий. Если нужно решить данную задачу на своем компьютере, где установлены все необходимые программы, то выбор очевиден. Если задача решается на компьютере, где нет ACDSee, то инсталлировать ее имеет смысл при большом количестве фотографий, а если их 10–50, то мы используем «ручной алгоритм All Shortcut».

Следующий пример эффективности технологий. Если рассмотреть в ретроспективе развитие письма, то раньше были глиняные дощечки, потом перья с папирусами, далее первые печатные станки. Позже появляется печатная машинка. Со временем она становится электрической. Наконец, появляются компьютер и первые текстовые редакторы. В России, кто помнит начало девяностых, Лексикон, МультиЕдит и матричный принтер. Сегодня стандарт работы с текстами – MS Word и лазерный принтер. Вплоть до того, что уже созданы программы распознавания голоса (к примеру, Dragon). Вы произносите слова, а в документе Word появляется текст. Это и есть эффективность технологий. Они постоянно развиваются, и следует быть в курсе, какие возможности они раскрывают, чтобы своевременно ими воспользоваться. Навык

Читать дальше