Александр Горбачев - Тайм-менеджмент. Время руководителя - 24+2

– Что тут?

– Экстренная пятиминутка.

– Давно началась?

– Еще светло было».

Альтернативы: постоянно искать пути улучшения

Пожалуй, есть только одно убеждение, которое открывает безграничные возможности роста эффективности. Звучит оно так: все, что я сейчас делаю, можно делать быстрее и лучше. Когда вы заняты делом, единственное, что должно быть у вас в голове, – это мысль «как можно выполнить эту работу быстрее и лучше?». Прошейте эту фразу красной нитью в коре головного мозга. Помните и думайте этим вектором. Постоянно находясь в состоянии открытости и восприятия новой информации, вы позволяете себе увидеть то, что может улучшить ваши результаты. Вы потенциально готовы к переменам. Если, выполняя одну и ту же работу, вы довольствуетесь получаемыми результатами, то ваше вымирание – лишь вопрос времени. Это стратегии динозавров. Сегодня, в информационном веке, выживают и развиваются те люди и компании, которые постоянно совершенствуют свои процессы. Постоянно ищите пути совершенствования того, что вы делаете.

Согласование временных планов

Как только ваши планы определились и в них участвуют другие люди, они должны быть поставлены в известность. Предположим, вы босс. В среду, составляя график работ, вы запланировали провести совещание в пятницу с 15 до 17 часов. В нем должны принять участие ваши подчиненные: Петр, Николай и Елена. Но так как вы босс, вы ставите их в известность за 10 минут до начала совещания, то есть в пятницу в 14.50. Какова будет их реакция? Петр уже на переговорах с заказчиком, поэтому он не сможет принять в нем участия. Николай только погрузился в проблему, и тут его приглашают на ковер. Елена еще вчера отпросилась, взяв отгул на этот день. Ваше совещание провалилось. Вы злитесь на подчиненных, хотя они стараются и исправно работают. В чем причина? Вы заранее не известили их о совещании, а еще лучше, если совместно согласовать с ними дату и время его проведения.

Бытует мнение: если хотите рассмешить Бога, расскажите ему свои планы. Абсолютная истина. При составлении планов у вас единственная возможность «согласовать планы с Богом». В Библии написано: Бог в тебе самом. Поэтому при составлении графика согласовывайте планы с Богом, то есть с участниками ваших планов. При таком подходе люди будут помогать вам, а не «строить козни», как, возможно, сейчас происходит в вашей жизни.

«Три тележки»

Как долго вы можете работать в полной тишине? Можете ли вы, придя на работу, не поздоровавшись с коллегами, сесть за компьютер и работать весь день молча. Вечером выключить его и, не попрощавшись, уйти домой? Если да, то, скорее, по темпераменту вы флегматик. А вот если вы холерик или сангвиник, то для вас невыносимая мука – час молчать, работая в одной комнате с людьми. Если вы непоседа, которому регулярно требуется смена картинки за окном, общение и т. д., то «три тележки» вам помогут. Павлов писал: лучший отдых – смена вида деятельности. Он оказался прав. Попробуем этим воспользоваться. Представьте дорогу, на которой стоят три повозки. Ваша цель – перетащить их на другой конец. Вы впрягаетесь в одну и тащите ее, как рикша, несколько сот метров. После чего впрягаетесь во вторую повозку. Тащите ее сто метров. Повторяете процедуру с третьей. И так, чередуя тележки, к вечеру перегоняете их с места на место.

Утром вы начитаете одно дело. Проработав над ним час-полтора, переключаетесь на следующее. Потом на третье. В течение дня по очереди работаете с каждым из дел, добиваясь к вечеру завершения каждого. Таким образом, мы достигаем разнообразия в деятельности, нет скуки, и к вечеру все запланированные дела выполнены. Приведем список чередуемых диад:

– Работа в офисе / работа вне офиса

– Работа с бумагами / работа с людьми

– Работа самостоятельная / работа в коммуникации

– Аналитическая работа / творческая работа

– Работа на усвоение информации: чтение, слушание / работа на излагание информации: беседа, написание текстов

– Работа рутинного характера / работа творческой направленности

Для разбивания однотонности работы мозгу достаточно на день 2–3 разнообразных вида деятельности. Меньше двух – разнообразия нет. Больше трех – начинается расфокусировка внимания, и вы начинаете терять время на переходах от одного дела к другому.

Самое ценное здесь, что будет способствовать периодическому переключению внимания, которое не позволяет накопиться усталости, – имеется возможность длительно работать в эффективном режиме. Единственное, что следует учитывать, – так это к вечеру завершить все эти задачи до конца. Как говорил нам физик в десятом классе: два полуумных – это не один умный. Применительно к тайм-менеджменту две задачи, не доведенные до конца, и одна завершенная – это большая разница. Ваша задача, чтобы к вечеру у вас были «три умные», завершенные до конца задачи.