Александр Горбачев - Тайм-менеджмент. Время руководителя - 24+2

Максим Горький писал: «День – это маленькая жизнь. Кто не умеет управляться со своим днем, никогда не станет хозяином своей жизни». Мы подробно рассмотрели, как справляться в течение дня со своими делами. Используя описанные рекомендации, вы создаете твердый фундамент вашего дальнейшего успеха. Фундамент очень важен. Когда вы научились владеть своим днем, можно оторвать глаза от земли и посмотреть вперед, на ближайшие перспективы. И первое, что вы увидите, – это недельный масштаб: нужно выстраивать недельные планы.

Следующий уровень – недельный, или ТАКТИЧЕСКИЙ, масштаб. На этом уровне для планирования можно воспользоваться хорошо зарекомендовавшими себя инструментами:

– Неделька

– Карта мыслей

Карта мыслей

Схема рисования такая же, как и в планировании дня. В центр ставим название недели, с какого по какое число. Только вот на орбиту запускаем уже ЗАДАЧИ. То есть пункты, в которых зафиксировано, что хотим достичь к концу этой недели. Удобно разместить такую карту на стене, над рабочим столом. По мере выполнения планов помечать выполненные круги. Ежедневно у вас есть карта фокуса над недельными задачами.

Неделька

На одной плоскости представлена сетка всех семи дней недели. Важно именно семь календарных дней, а не пять рабочих. По горизонтали расположены дни недели, по вертикали – время работы: с утра до вечера. На рисунке представлен один из вариантов недельки. Неделька – когда все дни календарной недели расположены на одной плоскости. Схема работы с неделькой такова. Изначально проставить месяц и числа около пометок пн, вт и т. д. Далее нанесите на сетку еженедельные дела. То есть что у вас происходит каждую неделю в один и тот же день и время. К примеру, каждую неделю в понедельник с 10 до 11 вы проводите совещание. Получается, это время у вас занято. Укажите это на бланке. И так пройдитесь по каждому из дней, чтобы вынести на бумагу все еженедельные дела, в которых вы принимаете участие. В итоге вы графически увидите, сколько времени вы заняты, а сколько остается свободного времени, для выполнения проектной работы. В некоторых крупных компаниях когда руководители обрисовали свои регулярные задачи, то в сумме за неделю они заняли 40 % рабочего времени! Через минуту им стало понятно, почему не хватает времени на работу. Большую часть графика занимали совещания, планерки, селекторы. Так вот, время, которое не занято регулярными задачами, – это ваше свободное рабочее время для достижения задуманных результатов. Исходя из полученной картины, определите, что хотите достичь к концу недели, и занесите результаты внизу таблицы.

Теперь «неделька» готова к употреблению. Всегда держите ее рядом, чтобы можно было вносить изменения. Каждый вечер переносите из недельки в план дня нужные задачи. Когда появляются входящие задачи не на сегодня, открывайте недельку и фиксируйте их. Имея такой мониторинг задач на бумаге, вы можете оперативно реагировать на изменения ситуации, принимая качественные решения по распределению времени выполнения.

Шаблон «Недельки»

Подведем итоги, стыкуя дневной и недельный масштаб. Вечером вы составляете план на следующий день. В течение дня при появлении новых задач вы ставите им один вопрос: задачу следует выполнить сегодня? Ответ «да» – тогда фиксируете в план дня. Ответ «нет» – записываете в недельку. У вас под рукой всегда должны быть как минимум два бланка. План на день и неделька. Это позволит вам быстро фиксировать новые задачи и вносить оперативные изменения в свой график. С момента начала пользования планом дня и неделькой на второй-третий месяц у вас выработается привычка. С этого момента планирование будет для вас незаметным и приятным. А результаты работы вырастут на порядок.

Нашей жизнью правят привычки. Привычки – это хорошо, они автоматизируют наши действия и освобождают наше сознание для других мыслей и дел. Привычка – это последовательность действия, переданная подсознанию. Все, что вы делаете, – это следствие ваших привычек. Предлагаю провести аудит наших привычек и оценить, насколько они выгодны или убыточны. К примеру, возьмем привычку курить.